Актуальность темы. Документы, создаваемые в ходе судебной деятельности, обладают уникальной правовой значимостью и должны храниться в соответствии с жёстко регламентированными сроками. Ежегодная экспертиза ценности — ключевой инструмент, который позволяет:

• своевременно освободить архивные фонды от документов, утративших значение;
• выявить материалы постоянного хранения и передать их в государственный или муниципальный архив;
• соблюсти требования законодательства об архивном деле и судебном делопроизводстве.

Нормативное обоснование

Экспертиза проводится на основании:

1. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 1 — в редакции которого закреплены задачи и функции экспертной комиссии суда.
2. Правил по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. приказом Минкультуры России от № 526, далее, Правила 2015).
3. Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде РФ (раздел 4.7.2), регламентирующей порядок экспертизы в судебном делопроизводстве.

Цели экспертизы ценности судебных документов

Субъекты и порядок проведения экспертизы

Экспертная комиссия суда (ЭКС)

• Состав: председатель, заместитель руководителя аппарата суда, секретарь, специалист отдела документационного обеспечения, члены, судьи/их помощники, представители кадровой службы, архивисты.
• Функции:
  • определение перечня дел, подлежащих экспертизе;
  • полистный просмотр дел;
  • решение вопросов о продлении либо сокращении сроков хранения;
  • оформление актов и описей.

Этапы проведения экспертизы

1. Планирование (январь, февраль):
   Составляется график экспертизы, согласуемый с председателем суда.
2. Отбор дел (март — апрель):
   Используется номенклатура дел с указанием строк: «ЭПК» (экспертиза проведена комиссией) или «ВП» (временное хранение).
3. Полистный просмотр (май — июнь):
   Запрещается опираться только на заголовки дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются переформированию: документы постоянного хранения выделяются в самостоятельные дела.
4. Оформление результатов (июль — август):
   • Акт об уничтожении документов (форма 1-УД).
   • Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
   • Описи дел по личному составу.
5. Передача в архив (сентябрь — октябрь):
   Сопроводительная документация включает:
   • аннотацию;
   • электронный формат и объём;
   • архивные шифры на футлярах носителей.

Особенности при работе с электронными документами

Для электронных материалов предусмотрены дополнительные шаги:

• Проверка физического состояния машинных носителей.
• Контроль качества записи и воспроизведения.
• Формирование описи электронных документов по форме № 3-ЭД.

Распространенные ошибки и как их избежать

Шаблоны документов

Акт об уничтожении документов (форма 1-УД)

АКТ
об уничтожении документов, не подлежащих дальнейшему хранению
от «__» ______ 20__ г. № ___

Комиссия в составе:
 председателя ____________________
 членов __________________________
провела экспертизу ценности документов, хранящихся в _________ суде.

Установлено:
Перечень дел, подлежащих уничтожению: …
Общее количество листов: …

Печать уничтожения: «Уничтожено» проставлена на обложке каждого дела.
Акт подписан всеми членами комиссии.

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Какие документы оформляються по итогам экспертизы ценности?
2. В течение какого периода проводится экспертиза в суде?
3. Кто входит в состав экспертной комиссии суда?