Розыск документов — это официальная процедура, в ходе которой организация или государственный орган предпринимает комплекс мероприятий для установления местонахождения утраченных/необнаруженных документов.
В случае неуспешного результата оформляется протокол (акт) о необнаружении, который служит основанием для снятия документа с учёта, списания либо для передачи дела в полицию или судебным приставам.
Ниже приведён актуальный в 2026 году алгоритм действий, рекомендуемые формы (бланки) и примеры заполнения.
Когда нужен протокол розыска
- документы не обнаружены при инвентаризации архива;
- должник скрылся, и судебный пристав запрашивает списание розыска;
- в ходе проверки ККТ/налоговой выявлены «дыры» в учёте первички;
- при увольнении сотрудника не найдены подшитые отчёты, договоры и т. д.
Этапы розыска документов
- Решение руководителя о проведении внутренней проверки.
- Формирование комиссии (не менее 3 человек) и утверждение приказом.
- Мероприятия по розыску:
- опрос материально-ответственных лиц;
- перебор бухгалтерских и кассовых ячеек;
- запросы в банки, налоговую, контрагентов;
- в случае розыска должника — обращение в ФССП и полицию (образец заявления приводится ниже).
- Фиксация результатов: составляется протокол (акт) о необнаружении.
- Регистрация акта в журнале учёта и передача в делопроизводство.
Обязательные реквизиты протокола розыска
| Реквизит | Что указывать |
|---|---|
| Заголовок | «Акт (протокол) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны» |
| Дата и номер | Дата составления, регистрационный номер по журналу |
| Основание | Номер и дата приказа о создании комиссии |
| Состав комиссии | ФИО, должности, подписи председателя и членов |
| Перечень документов |
|
| Ход розыска | Краткий перечень предпринятых мер (с датами) |
| Резолюция руководителя | «Снять с учёта», «Передать в полицию», «Списать» и т. д. |
Образец акта (протокола) о необнаружении документов
УТВЕРЖДАЮ Председатель правления ООО «Парус» _______________ /М.Ю. Алексеев/ «04» июля 2026 г. -------------------------------------------------------------------- АКТ о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны -------------------------------------------------------------------- г. Москва 04 июля 2026 г. № 15/АКТ-РД Комиссия в составе: Председатель — главный бухгалтер Иванова Н.В.; Члены комиссии: — ведущий архивариус Смирнова Л.П.; — юрисконсульт Петров И.А. по результатам инвентаризации за период с по установила: Отсутствуют следующие документы: № п/п | Опись | Ед. хран. | Заголовок | Даты | Листов ------|-------|-----------|-----------|------|------- 1 | 15/АР | 127 | Договор поставки № 43/21 | | 18 2 | 15/АР | 128 | Акт приёма-передачи № 43/21-АП | | 3 3 | 18/КД | 15 | Видеозапись совещания от | | 4 ГБ (00:45:22) Предпринятые меры: • — запрос в банк «Финанс-Сервис» о наличии входящих документов; • — письменный запрос контрагенту ООО «СнабКомплект»; • — обыск архивных стеллажей, проверка картотеки; • — допрос материально-ответственных лиц (Акт № 8/ДОП). Результат: документы не обнаружены, иные пути розыска исчерпаны. Председатель: _____________ /Иванова Н.В./ Члены комиссии: _____________ /Смирнова Л.П./ _____________ /Петров И.А./
Заявление судебному приставу о розыске должника (образец 2026)
Если речь идёт о розыске должника или его имущества, готовится отдельное заявление в службу судебных приставов.
Скачать актуальный бланк можно через официальный сайт ФССП.
Обязательные пункты:
- наименование ССП и адрес;
- ФИО, СНИЛС, адрес заявителя;
- номер исполнительного производства;
- данные о должнике (ФИО/ИП, адрес, ИНН/СНИЛС);
- перечень известного имущества (авто, квартира, счета);
- просьба о мероприятиях по розыску и ограничительных мерах.
Чек-лист: не забудьте!
- ✓ Приказ о создании комиссии.
- ✓ Журнал регистрации розыска (форма КНД 1165012).
- ✓ Акт/протокол о необнаружении, 2 экз.: один в дело, второй в отдел кадров/архив.
- ✓ Согласование с юридическим отделом: возможно, нужно направить материалы в полицию.
- ✓ В бухгалтерии — списание или обособленный учёт недостающих документов (с актом списания).
Правильно оформленный протокол розыска документов, это не только защита от претензий проверяющих, но и важный инструмент для дальнейших юридических действий (списание, передача в суд/полицию, ФССП).
Используйте приведённые бланки и образцы 2026 года, а при необходимости — консультируйтесь с юристом.