04 июля 2026 г. 07:43

Содержание

1. Правовые основания создания и деятельности ЭК
2. Цели, задачи и функции экспертной комиссии
3. Состав и порядок формирования ЭК
4. Этапы экспертизы ценности документов
5. Ключевые документы и оформление результатов
6. Взаимодействие ЭК с другими службами
7. Типовые ошибки и рекомендации

Экспертная комиссия (ЭК) архивного учреждения — это совещательный орган, создаваемый приказом руководителя и наделённый полномочиями по оценке ценности документов, формированию Архивного фонда Российской Федерации и принятию решений о дальнейшем хранении либо уничтожении документации.

Деятельность ЭК регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Минкультуры России № 236/2019 и другими нормативными актами.

Правовые основания создания и деятельности ЭК

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле» (ст. 6, 7, 14)
• Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Порядка организации хранения, комплектования, учёта и использования документов…»
• Распоряжение Правительства РФ от № 171-р — полномочия Росархива по созданию совещательных и экспертных органов
• Методические рекомендации Росархива (серия «Вопросы архивоведения», вып. 27, 2025 г.)

Цели, задачи и функции экспертной комиссии

Основные цели

• Оценка архивной ценности документов
• Формирование Архивного фонда РФ
• Обеспечение сохранности документов и рационального использования площадей

Ключевые задачи

1. Проведение экспертизы ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
2. Отбор дел для уничтожения, перевода на постоянное или временное хранение;
3. Контроль за соблюдением инструкций по делопроизводству и номенклатуры дел;
4. Методическое руководство делопроизводственными и архивными службами организации;
5. Оформление актов о выделении дел к уничтожению и протоколов заседаний ЭК.

Дополнительные функции

В рамках совещательных полномочий ЭК может:

• давать заключения по вопросам пополнения научно-справочного аппарата;
• давать рекомендации по цифровизации документов;
• участвовать в совместных комиссиях с органами государственной власти субъектов РФ и муниципалитетами.

Состав и порядок формирования ЭК

Нормативный состав

Документы, подтверждающие создание ЭК

1. Приказ руководителя организации о создании ЭК (утверждает состав, положение, срок полномочий).
2. Положение об экспертной комиссии, локальный нормативный акт, включающий:
   • цели и задачи;
   • права и обязанности членов;
   • порядок заседаний и принятия решений;
   • взаимодействие с делопроизводственной и архивной службами.
3. Согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального/регионального архива (обязательно для организаций — источников комплектования).

Этапы экспертизы ценности документов

Этап 1. Подготовка

• Перечень дел временного хранения, подлежащих экспертизе (по номенклатуре дел).
• Карточки-описи или электронные описи дел (формы 8, 9 ГАК).
• Аннотации к особо ценным документам.

Этап 2. Предварительный отбор

Ответственный секретарь совместно с делопроизводителями отбирает дела, имеющие:

— историко-культурную ценность;

— правовую значимость;

— научную значимость;

— информацию о личном составе.

Этап 3. Заседание ЭК

1. Повестка дня (должна быть доведена до членов ЭК не позднее чем за 5 рабочих дней).
2. Кворум — не менее ½ от общего числа членов.
3. Исследование документов (члены ЭК могут запрашивать дополнительные материалы).
4. Голосование (открытое или закрытое — фиксируется в протоколе).

Этап 4. Оформление результатов

• Протокол заседания ЭК (форма 1-ЭК);
• Акт о выделении документов к уничтожению (форма 2-ЭК);
• Список дел, рекомендованных к постоянному хранению (форма 3-ЭК);
• Сведения о результатах экспертизы вносятся в ГИС «Архивы России» в течение 5 рабочих дней.

Ключевые документы и оформление результатов

Обязательные документы

• Распорядительный документ о создании ЭК (приказ/распоряжение).
• Положение об ЭК (утвержденное руководителем).
• Годовой план работы ЭК (с указанием сроков экспертизы, ответственных лиц).
• Журнал учёта экспертизы ценности (унифицированная форма 4-ЭК).

Пример структуры протокола заседания ЭК

┌────────────────────────────────────────────┐
│ Протокол № 3 заседания ЭК │
│ от 15 мая 2026 г. │
├────────────────────────────────────────────┤
│1. Присутствовали: │
│ ⎯ Иванов И.И. — председатель │
│ ⎯ Петрова Л.В. — ответственный секретарь│
│ ⎯ ... │
│2. Повестка дня: экспертиза дел 2016-2020 г.│
│3. Решения: │
│ — Передать 120 ед. хр. в ГАК — единогласно│
│ — Уничтожить 312 ед. хр. — 5 «за», 1 «против»│
└────────────────────────────────────────────┘

Взаимодействие ЭК с другими службами

Делопроизводственная служба

1. Предоставляет номенклатуру дел и графики вывоза документов в архив.
2. Готовит акты о недостаче или избыточном наличии документов.

Архивная служба

• Осуществляет первичную обработку и составление описей.
• Контролирует сохранность и учёт документов до экспертизы.

Федеральное/региональное архивное агентство

1. Проводит экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).
2. Дает обязательные заключения по актам уничтожения документов.
3. Оказывает методическую помощь (семинары, разъяснения, формы контрольных списков).

Типовые ошибки и рекомендации

Экспертная комиссия, ключевой инструмент обеспечения эффективного управления документами в архивных учреждениях. Её работа требует строгого соблюдения законодательства, методических рекомендаций и внутренних регламентов. Чёткое взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертно-проверочными службами позволяет:

• сохранить уникальные документы для исторического и культурного наследия;
• избежать избыточного хранения и экономить ресурсы;
• снизить риски юридической ответственности за неправомерное уничтожение документов.

Регулярное обучение членов ЭК, использование цифровых инструментов (ГИС «Архивы России», электронные описи) и своевременное методическое сопровождение со стороны Росархива обеспечивают устойчивое развитие архивной системы государства.

Контактная информация:
Федеральное архивное агентство (Росархив)
Тел.: +7 (495)  ‑93-54-15
Эл. почта: info@rosarchiv.ru