Одним из самых сложных случаев для кадровика и бухгалтера является пребывание сотрудника в следственном изоляторе (СИЗО). Возникает масса вопросов: как отразить такой период в табеле, сохраняется ли зарплата, можно ли уволить, нужно ли начислять отпускные. Ниже — подробная инструкция с примерами заполнения формы № 0504421 и разбором правовых последствий.
Основные правила отражения СИЗО в табеле
Обязательно:
- нельзя ставить «Н» (невыход) без указания причины — это нарушение Трудового кодекса;
- нельзя начислять зарплату за дни фактического отсутствия без официального подтверждения;
- необходимо дождаться официального подтверждения от органов следствия или постановления суда.
Коды, которые используются
| Код | Расшифровка | Когда ставиться |
|---|---|---|
| НН | Неявка по невыясненным причинам (с 1 по 3 день) | Если задержка не превышает 3 календарных дня и нет официального подтверждения ареста |
| Б | Временная нетрудоспособность по болезни | Если в СИЗО оформлен листок нетрудоспособности (редко, но возможно) |
| А | Отпуск без сохранения заработной платы | Если работник сам обратился с просьбой и руководство согласовало |
| Я | Явка на работу | Недопустимо ставить без фактического выхода, но встречается ошибка |
| 21 (в графе «Причины невыходов») | Отсутствие по уважительной причине, не связанной с временной нетрудоспособностью | Рекомендованный код после получения официального подтверждения ареста и вступления приговора в силу |
Пошаговый алгоритм действий кадровика
Шаг 1. Фиксация пропуска
Если сотрудник не вышел на работу и связь с ним отсутствует:
- Делается отметка НН в табеле.
- Составляется акт о невыходе (форма Т-13а).
- Запрашивается справка в полиции о местонахождении сотрудника.
Шаг 2; Получение подтверждения ареста
После официального извещения органов следствия:
- отменяется код НН;
- в табеле ставится код 21 (или пишется текстом «Находится в СИЗО»);
- в графе «Количество дней» проставляются все дни с момента фактического задержания до выхода на работу или увольнения.
Шаг 3. Решение вопроса с оплатой
| Ситуация | Оплата | Оформление |
|---|---|---|
| Арест до вступления приговора в силу | Зарплата не начисляется | Код 21, «0» в графе «Часы» и «Сумма» |
| Приговор вступил, сотрудник признан невиновным | Восстанавливается в полном объёме за весь период | Делается корректирующая запись, начисляется средний заработок |
| Приговор — лишение свободы | Расчётный листок и увольнение по п. 4 ст. 83 ТК РФ | В табеле ставится код «У» (увольнение) в день увольнения |
Пример заполнения табеля
Форма 0504421 (фрагмент):
------------------------------------------------------------------ | № | Ф.И.О. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | … | 31 | ------------------------------------------------------------------ | 5 | Иванов А.А. |Я |Я |НН|21|21|21|21| … |21 | ------------------------------------------------------------------ | | Причины | | |пропуск|СИЗО|СИЗО|СИЗО|СИЗО| … |СИЗО| ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: ставим «Я» без выхода на работу.
Решение: проверяйте фактическое присутствие, используйте системы контроля доступа. - Ошибка: продолжаем начислять зарплату.
Решение: приостановите выплаты до официального подтверждения ареста. - Ошибка: не ведём учёт дней СИЗО.
Решение: используйте код 21 для последующего перерасчёта отпускных и стажа.
Какие документы хранить
- Копия постановления о заключении под стражу.
- Справка из СИЗО о датах пребывания.
- Корректировочные табели за весь период.
- Приказ о приостановлении выплаты заработной платы или об увольнении (при необходимости).
Что делать, если сотрудник вышел из СИЗО и пришёл на работу
1. Оформляем возвращение приказом «о выходе на работу».
2. В табеле возвращаем код Я с даты фактического выхода.
3. Если приговор был оправдательным — делаем доплату за весь период, как за неиспользованный отпуск.
4. Уточняем стаж для расчёта больничных и отпускных.
Отсутствие сотрудника в СИЗО — это не просто «прогул». Это особый статус, требующий юридически корректного оформления. Главное: дождаться официального подтверждения, использовать код 21 и не начислять зарплату до вступления приговора. Тогда вы избежите штрафов от трудовой инспекции и судебных споров.