Цель статьи – дать полное представление о порядке оформления и подачи рапорта на возмещение расходов по проезду в отпуск сотрудниками Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) и их членами семьи, а также предоставить готовый образец документа.

Правовая основа

Оплата расходов на проезд в отпуск регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «О государственных бюджетных ассигнованиях» (п. 5 ст. 13);
• Приказ ФСИН № 637 (в ред. 2022‑2024 гг.) – устанавливает порядок выплаты аванса и последующего возмещения расходов;
• Внутренний регламент финансового отдела ФСИН, утверждённый приказом от 30 янв. 2026 г. (вводится порядок подачи рапорта в течение финансового года).

Кому положена выплата?

Возмещение расходов на проезд в отпуск может быть получено:

1. Сотрудником ФСИН, находящимся в отпуске;
2. Членом семьи сотрудника (супруг/супруга, несовершеннолетний ребёнок), если проезд осуществляется по месту службы одного из супругов и имеются соответствующие справки.

Когда можно подавать рапорт?

Согласно пункту 5 статьи 13 Федерального закона, рапорт подаётся в течение того же финансового года, в котором были произведены расходы. При этом:

• Если отпуск завершён в текущем году – рапорт подаётся сразу после возвращения;
• Если отпуск закончился в предыдущем финансовом году – рапорт может быть подан только до 31 декабря текущего года при наличии подтверждающих документов.

Перечень обязательных документов

Для успешного рассмотрения заявления необходимо собрать следующий пакет:

1. Заполненный рапорт на оплату проезда в отпуск (образец ниже);
2. Копии билетов (авиа, ж/д, автобус) или иных подтверждающих документов о проезде;
3. Квитанции/чеков о стоимости проезда (не менее 2‑х оригиналов);
4. Справка о месте службы одного из супругов (для членов семьи);
5. При необходимости – заявление на выдачу аванса (если расходы требуют предоплаты);

Пошаговая инструкция по заполнению рапорта

Ниже – подробный алгоритм, который поможет избежать типичных ошибок.

Шаг 1. Укажите шапку документа

В правом верхнем углу указывается:

Кому: Директору ФСИН в г.<Город>
От: <ФИО сотрудника>, должность, табельный номер
 

Шаг 2. Описание периода отпуска

Пример формулировки:

В период с  по  я находился(ась) в отпуске.
 

Шаг 3. Укажите виды расходов и их суммы

Таблица (можно оформить в виде простого списка):

Авиа‑перелёт (Москва – Соловцы) – 12 500 ₽
Ж/д билет (Соловцы – Псков) – 3 200 ₽
 

Шаг 4. Приложения

Перечислите документы, которые прилагаются к рапорту (копии билетов, чеки, справка о месте службы).

Шаг 5. Подпись и печать

Подпись сотрудника и, при необходимости, подпись руководителя подразделения. Если рапорт подаётся через бухгалтерию – ставится печать финансового отдела.

Образец рапорта

Ниже – готовый образец, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными.

Кому: Директору ФСИН в г. Санкт‑Петербург
От: Иванов Иван Иванович, инспектор, таб. № 123456
Тема: Рапорт на оплату проезда в отпуск

В период с по я находился в отпуске. На проезд до места отдыха и обратно мною было потрачено 15 700 ₽.

Перечень расходов:
Авиа‑перелёт (Москва – Соловцы) – 12 500 ₽ (копия билета прилагается);
Ж/д билет (Соловцы – Псков) – 3 200 ₽ (копия билета прилагается).

Приложения:

 
Копия авиабилета (2 экземпляра);
 
Копия ж/д билета (2 экземпляра);
 
Квитанции об оплате (оригиналы);
 
Справка о месте службы супруга (если расходы понесены членом семьи).

Прошу произвести оплату расходов в соответствии с приказом ФСИН № 637 от  г.

Подпись _______________________ Дата _______________________

Как оформить аванс (при необходимости)

Если расходы требуют предоплаты, необходимо подать заявление‑запрос на аванс в бухгалтерию за 5‑10 дней до начала отпуска. Образец заявления:

Кому: Руководителю финансового отдела ФСИН в г. Санкт‑Петербург
От: Иванов И.И., таб. № 123456
Тема: Заявление о выдаче аванса на оплату проезда в отпуск

В связи с предстоящим отпуском ( – ) прошу выдать аванс в размере 15 700 ₽ для оплаты билетов.

Подпись _______________________ Дата _______________________

Типичные ошибки при подаче рапорта

• Отсутствие оригиналов билетов. Копии не считаются достаточным подтверждением расходов;
• Неполные сведения о периоде отпуска. Указывайте точные даты (день, месяц, год);
• Неуказание реквизитов сотрудника. Табельный номер и должность обязательны;
• Отсутствие подписи руководителя. Без согласования рапорт отклоняется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли возместить проезд, если я использовал личный автомобиль?

Да, но необходимо предоставить справку о пройденных километрах и подтверждение стоимости топлива по нормативу ФСИН.

Вопрос: Какой срок рассмотрения рапорта?

В соответствии с приказом ФСИН срок рассмотрения не превышает 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.

Вопрос: Можно ли оформить рапорт совместно с членом семьи?

Да, если расходы покрывают проезд обоих. В этом случае в рапорте указываются ФИО обоих лиц, а в приложениях – справка о месте службы супруга.

Своевременное и корректное оформление рапорта на оплату проезда в отпуск – залог быстрой выплаты возмещения сотрудникам ФСИН и их семьям. Пользуйтесь приведённым образцом, проверяйте наличие всех обязательных приложений и следуйте установленным срокам. При возникновении вопросов обратитесь в финансовый отдел вашего подразделения.

Помните: правильный рапорт – это ваш гарантийный документ, который защищает ваши финансовые интересы.