С 01 января 2018 года вступили в силу изменения в 435-ФЗ от , которые напрямую затронули порядок экспертизы ценности документов. Российское историческое общество также рекомендовало ввести особый порядок экспертизы ценности архивных документов, чтобы исключить случайную утрату уникальных источников. Ниже приведён актуальный алгоритм, который используют госархивы, музеи и организации-фондодержатели на г.
- Подготовительный этап
- Оценка информационной ценности
- Оформление заключения экспертной комиссии
- Утверждение или отклонение решения
- Внесение результатов в Государственный реестр
- Принятие мер по хранению или уничтожению
Детальное описание каждого этапа
Подготовительный этап
- Составление перечня документов, подлежащих экспертизе, с указанием дат, номенклатуры дел и объёмов.
- Формирование экспертной комиссии не менее чем из 3 специалистов: архивариус, историк (или отраслевой эксперт), представитель юридической службы.
- Ознакомление с нормативной базой: приказы Росархива, методические письма Минкультуры РФ, локальные акты организации.
Оценка информационной ценности
На этом этапе эксперты анализируют:
- уникальность и неповторимость сведений;
- степень документального подтверждения важных исторических событий;
- наличие персональных данных (ПДн) — важно для соблюдения 152-ФЗ «О персональных данных»;
- научную, культурную, социальную значимость.
Оформление заключения экспертной комиссии
Комиссия заполняет:
- Форму ЭЦ-1 «Акт экспертизы ценности»;
- Приложение ЭЦ-1а — список документов с краткой характеристикой;
- Обоснование решения (1–2 страницы), где чётко указано: «подлежит постоянному хранению» или «может быть уничтожено по истечении срока».
Утверждение или отклонение решения
- руководителю организации-фондодержателя;
- в территориальный орган Росархива (для документов постоянного хранения).
Если решение отклонено, комиссия повторно проводит экспертизу с учётом замечаний.
Внесение результатов в Государственный реестр
Сведения о документах, признанных ценными, заносят в Единый государственный реестр документов Архивного фонда Российской Федерации через портал https://egisarhiv.ru.
Принятие мер по хранению или уничтожению
- Ценные документы передают в госархив или создают внутриорганизационный архив постоянного хранения.
- Документы без ценности подлежат уничтожению по актам ГС-2 «Акт о выделении к уничтожению» с обязательной видеофиксацией процесса.
Раз в год организация обязана:
- предоставлять отчёт в Росархив (форма № 1-АРХ);
- проводить внутренний аудит экспертизы ценности;
- обновлять локальные инструкции в соответствии с последними методическими письмами.
Краткая памятка на 1 лист
Документы: ЭЦ-1, ЭЦ-1а, ГС-2, форма 1-АРХ.
Сроки: Максимум 60 календарных дней с момента поступления документов на экспертизу.
Следуя вышеуказанной последовательности, вы гарантированно соблюдёте требования 435-ФЗ и сохраните важнейшие исторические источники для будущих поколений.