Статус помещения архива – один из ключевых факторов, определяющих сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных массивов. Поэтому экспертиза помещения архива проводится обязательно, а её результаты должны быть официально оформлены. Ниже приведён подробный алгоритм действий и перечень документов, которые необходимо подготовить по итогам экспертизы.
Цель и объект экспертизы помещения архива
- Определить соответствие здания/помещения санитарным, противопожарным и строительным нормам.
- Выявить риски чрезвычайных ситуаций, которые могут повлечь утрату или порчу документов.
- Получить обоснование для принятия управленческих решений (ремонт, переезд, переоборудование);
Кто проводит экспертизу
Экспертиза осуществляется комплексной комиссией, в состав которой входят:
- Представитель архивной службы организации.
- Специалисты санитарно-эпидемиологической службы.
- Представители противопожарного надзора.
- Профильные инженеры-строители и электрики.
- Представители экспертно-методической комиссии (ЭК/ЦЭК), если архив является государственным или муниципальным.
Этапы проведения экспертизы помещения архива
Подготовительный этап
- Формирование и утверждение состава комиссии приказом руководителя организации.
- Сбор исходной документации: технический паспорт здания, планы помещений, предыдущие акты проверок, журналы учёта климатических параметров.
Оценка фактического состояния
Комиссия последовательно проверяет:
- Несущие конструкции и перекрытия на предмет трещин, просадок, влажности.
- Систему отопления, вентиляции и кондиционирования (температурно-влажностный режим 14–18 °C, 45–60 % влажности).
- Освещение (уровень естественного и искусственного света, защита от УФ-излучения).
- Противопожарную безопасность (наличие огнетушителей, пожарной сигнализации, шкафов с огнестойкими дверцами).
- Охрану и контроль доступа (сигнализация, видеонаблюдение, наличие сейфов для особо ценных документов).
Лабораторные и инструментальные исследования
При необходимости:
- Измерение радиационного фона и наличия вредных химических веществ.
- Анализ микроклимата суточными датчиками.
- Оценка электромагнитных помех рядом с помещением.
Оформление результатов экспертизы
Структура акта
- Шапка: название организации, номер акта, дата и место проведения экспертизы, перечень нормативных актов (СП, ГОСТ, ФЗ).
- Состав комиссии: Ф. И. О., должности, подписи.
- Описание объекта: адрес, этаж, площадь, вместимость (количество стеллажей, шкафов).
- Выявленные нарушения или отклонения от норм с фотофиксацией.
- Приложения: схемы, замеры, акты лабораторных исследований, фототаблицы.
Согласование и утверждение
- Акт подписывается всеми членами комиссии.
- Направляется на согласование в экспертно-методическую комиссию (ЭК/ЦЭК) организации или учреждения.
- Утверждается руководителем организации.
- Регистрируется в журнале учета экспертиз архивной службы.
Дальнейшие действия после экспертизы
- Если нарушения выявлены: разрабатывается план мероприятий и график устранения дефектов. По завершении работ проводится повторная экспертиза.
- Если акт признаёт помещение пригодным: документы передаются в архив с оформлением описи поступления.
- Копия акта в течение 10 рабочих дней направляется в Федеральное архивное агентство (или его территориальный орган) для сведения и контроля.
Хранение и учёт экспертных документов
Акт и все сопутствующие материалы:
- Включаются в длительное (постоянное) хранение как документы архивного фонда.
- Помещаются в особое дело по экспертной деятельности (номенклатура дела – «Экспертизы 2026 г.»).
- Дублируются в электронном виде (PDF/A) на защищённый сервер организации.
Грамотное оформление результатов экспертизы помещения архива – это не только юридическое обоснование безопасности хранения документов, но и основа для принятия дальнейших управленческих решений: от капитального ремонта до строительства нового архивного комплекса; Соблюдение установленного порядка и структуры акта защитит организацию от претензий контролирующих органов и обеспечит сохранность национального архивного фонда.
Дата актуальности: 04 июля 2026 г.