Каждый архивист рано или поздно сталкивается с ситуацией: по учетным документам дело числится‚ а на полке его нет․ Чтобы «по-честному» снять утраченный документ с учета‚ нужно пройти процедуру розыска предметов документов․ Ниже — подробный план действий с образцами документов и разъяснениями на ․

Откуда беруться «безвозвратно потерянные» дела

Причины исчезновения документов типичны:

• ошибка при пересылке между подразделениями;
• утрата при переезде офиса;
• попадание в пакет на уничтожение по ошибке;
• хищение или чрезвычайное происшествие (пожар‚ наводнение)․

Нормативная база

1. Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ» (далее — Правила 2015)․
2. Информационно-методическое письмо Росархива от № ИМ-06-14/898 «О порядке снятия с учета архивных документов‚ не обнаруженных в архиве»․

Этап 1․ Выявление факта отсутствия

Проверка наличия и состояния

По п; 2․39–2․43 Правил 2015 г․ проводится ежегодная проверка наличия и состояния документов․ Формируется:

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

(форма приложения № 3 к Правилам 2015 г․)

Этап 2․ Организация розыска

Розыск должен длиться не менее одного года (п․ 2․44 Правил 2015 г․)․

Кто проводит

• ответственный за ведение архива;
• комиссия из представителей бухгалтерии‚ юротдела‚ кадров․

Где ищем

1. Проверяем внутренние перемещения: акты выдачи‚ журналы выдачи дел в подразделения․
2. Уточняем у бывших сотрудников‚ архивов других филиалов․
3. Просматриваем акты о выделении к уничтожению‚ акты о технических ошибках․
4. Проверяем электронные репозитории и резервные фонды․

Этап 3․ Документирование результатов розыска

Справка о проведении розыска

Составляется в произвольной форме и подписывается исполнителем․ Обязательные пункты:

• даты и объемы проверки;
• перечень опрошенных лиц;
• перечень проверенных носителей (бумага‚ ЭДО‚ микрофильм);
• результат: «документ не обнаружен»․

Пример фрагмента:
«При проверке журнала выдачи дел за 2021-2023 гг․ обнаружена запись о выдаче дела № 125 инженеру Иванову А․П; ․ Иванов А․П․ уволен в 2023 г․‚ дело не возвращено‚ по личному приему сведений о местонахождении дела не предоставил»․

Акт о необнаружении

По окончании срока (не ранее чем через год после акта проверки) оформляется:

Акт о необнаружении архивных документов‚ пути розыска которых исчерпаны

(форма приложения № 6 к Правилам 2015 г․ и рекомендуемый образец из Консультант+)

• Название организации‚ дата․
• Состав комиссии (Ф․И;О․‚ должности‚ подписи)․
• Описание документа (фонд‚ опись‚ единица хранения‚ заголовок‚ даты)․
• Краткое изложение мероприятий по розыску (ссылка на справку);
• Решение: «снять с учета как утраченное»․

Образец заполнения:

АКТ
о необнаружении архивных документов‚ пути розыска которых исчерпаны
г․                     г․ Москва

Комиссия в составе:
— председатель: Петрова Н․В․‚ зам․ директора;
— члены: Сидоров И․А․‚ вед․ архивист; Кузнецова Е․В․‚ главный бухгалтер;

Установила: дело № 125 фонда № 25 «ОАО «Ромашка»‚ опись 1‚ 2020 г․‚ «Отчет о финансовых результатах за 2020 год»‚ не обнаружено в архиве․ В течение 2025-2026 гг․ проведены мероприятия по розыску‚ указанные в справке № 12/Р от ․ Документ не найден․

Решили: снять указанное дело с учета как утраченное․

Подписи:
Петрова Н․В․ __________
Сидоров И․А․ __________
Кузнецова Е․В․ __________

Утверждение и учет

1. Акт утверждается руководителем организации или его заместителем‚ курирующим архив (подпись и дата)․
2. Штамп печати не обязателен‚ но допустим․
3. В учетной документации делается отметка: «снято с учета как утраченное на основании акта № ___ от ___»․ В электронных базах — соответствующий статус LOST․

Организации‚ не являющиеся источниками комплектования

Если ваша компания не передает документы в государственный или муниципальный архив‚ процедуру можно упростить:

• срок розыска можно сократить до 3 месяцев;
• акту необнаружения можно добавить лишь реквизит «подтверждено главным бухгалтером»;
• вместо справки достаточно одного «Протокола комиссии»․

Что делать‚ если документ всё-таки найден

1. Подложить дело на место․
2. Составить Акт об обнаружении ранее учтенного документа (форма произвольная)․
3. Внести изменения в учетные документы (карточку‚ лист фонда‚ электронную базу)․
4. Уведомить Росархив (если организация, источник комплектования)․

Профилактика потерь

• Внедрение штрихкодов/RFID-меток․
• Автоматизированные системы выдачи/возврата документов․
• Ежеквартальные частичные проверки высокоценных дел․
• Обязательный «двойной контроль» при выбытии дела из архива․

Своевременный и грамотно оформленный розыск, не только способ «закрыть дыру» в учете‚ но и мощный инструмент повышения дисциплины и статуса архивной службы в организации․