Счёт на оплату товара – это документ, подтверждающий факт поставки (или поставки в
будущем) товаров и требующий от покупателя произвести оплату. В Российской Федерации
оформление и использование счёта регулируются Гражданским кодексом (ГК РФ), а также
специфическими нормативными актами (ФЗ «О бухгалтерском учёте», приказ ФНС России от
 г. № Е‑Д‑7‑26/29 и др.). В статье рассматриваются:

• правовая база;
• различия между счётом‑фактурой и обычным счётом;
• обязательные реквизиты;
• пошаговый алгоритм оформления;
• перевод в электронный формат;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие оформление счёта на оплату товара:

1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) – статьи 309‑314, 421‑424: определяют договор
   купли‑продажи, обязанность продавца передать товар и обязанность покупателя
   оплатить его.
2. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – статья 169:
   обязательность отражения в бухгалтерском учёте операций по поставке товаров
   и получению оплаты.
3. Приказ ФНС России от № Е‑Д‑7‑26/29 – вводит новый формат
   электронного счёта‑фактуры (ЕД‑7‑26/29) и устанавливает требования к его
   подписанию и передаче.
4. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – статья 169: правила применения НДС
   (если применимо) и обязательность оформления счёта‑фактуры для целей налога.

Счёт на оплату товара может быть как бумажным, так и электронным. При этом электронный
счёт считается юридически значимым, если он подписан усиленной электронной подписью
(УЭП) или соответствует требованиям ЕД‑7‑26/29.

Счёт vs. Счёт‑фактура: в чём разница?

Обязательные реквизиты счёта на оплату товара

Согласно требованиям ГК РФ и приказа ФНС, в счёте должны быть указаны следующие
реквизиты (при отсутствии какого‑либо пункта документ считается недействительным):

• Наименование документа – «Счёт» (или «Счёт‑фактура», если документ
  содержит НДС).
• Номер и дата – уникальный номер, присвоенный документу, и дата его
  составления.
• Реквизиты продавца:
  • Полное наименование (ЮЛ) или ФИО (ИП).
  • ИНН, КПП (если есть).
  • Юридический и фактический адрес.
  • Расчётный счёт, банк, БИК.
• Реквизиты покупателя (аналогично продавцу).
• Основание для выставления – договор купли‑продажи, акт выполненных работ,
  коммерческое предложение и т.п.
• Перечень товаров:
  • Наименование, артикул (при наличии).
  • Количество (шт., кг, л и др.).
  • Цена за единицу (без НДС и с НДС, если применимо).
  • Сумма без НДС.
• Ставка НДС (если начисляется) и сумма НДС.
• Срок и способ оплаты – банковский перевод, наличные, онлайн‑платёж.
• Подписи сторон (для бумажного варианта) или электронная подпись
  (для электронного).

Для электронных документов, сформированных в соответствии с форматом ЕД‑7‑26/29,
реквизиты передаются в виде XML‑файла, подписанного УЭП, и помещаются в личный кабинет
контрагента в системе ФНС.

Пошаговый алгоритм составления счёта

1. Подготовьте договор – убедитесь, что в нём указаны предмет поставки,
   цена, условия оплаты и реквизиты сторон.
2. Соберите данные о товаре – количество, единичная цена, артикул.
3. Определите необходимость НДС:
   • Если ваш контрагент – плательщик НДС, ставьте 20 % (или иную ставку).
   • Если продажа освобождена от НДС, указывайте «0 %» и помечайте «Освобождено
     от НДС».
4. Рассчитайте итоговую сумму (по формуле: кол-во × цена без НДС + НДС).
5. Сформируйте документ:
   • Для бумажного варианта – используйте шаблон в MS Word/Excel.
   • Для электронного – загрузите данные в онлайн‑сервис ФНС
     (например, через личный кабинет “Электронный документооборот”).
6. Подпишите документ:
   • Ручной подписью и печатью (если применимо).
   • Электронная подпись (УЭП) – в случае электронного счёта.
7. Отправьте счёт покупателю:
   • По электронной почте (PDF‑файл) – при условии согласования сторон.
   • Через систему ФНС (для формата ЕД‑7‑26/29) – получатель сразу видит
     документ в личном кабинете.
8. Контролируйте оплату – сверяйте поступление средств с указанным сроком,
   фиксируйте в бухгалтерском учёте.

Электронный счёт (формат ЕД‑7‑26/29)

С 1 января 2025 года в России действует обязательный стандарт электронных
счётов‑фактур ЕД‑7‑26/29. Основные особенности:

• Документ формируется в XML‑формате, соответствующем схеме, публикуемой ФНС.
• Подписывается усиленной электронной подписью (УЭП) – гарантирует юридическую
  силу.
• Передаётся через «Сервис отправки электронных документов» (СЭД) ФНС
  либо через интеграцию в корпоративную ERP‑систему.
• Получатель получает уведомление в личном кабинете и может загрузить документ
  в PDF‑виде.
• Все операции автоматически фиксируются в налоговом учёте, упрощая сдачу
  деклараций.

Пример структуры XML‑файла

<Document xmlns="urn:edi:ed:7:26:29">
 <Header>
 <DocumentNumber>2026/00123</DocumentNumber>
 <DocumentDate>2026-04-07</DocumentDate>
 <Seller>
 <Name>ООО "Ромашка"</Name>
 <INN>7701234567</INN>
 <KPP>770101001</KPP>
 <BankAccount>40702###-###-####2345</BankAccount>
 <BankName>АО "Сбербанк"</BankName>
 <BIC>044525225</BIC>
 </Seller>
 <Buyer>
 <Name>ИП Иванов И.И.</Name>
 <INN>7709876543</INN>
 <BankAccount>40###-###-####1234567</BankAccount>
 <BankName>ПАО "Газпромбанк"</BankName>
 <BIC>044030652</BIC>
 </Buyer>
 </Header>
 <Items>
 <Item>
 <Description>Товар А</Description>
 <Quantity>10</Quantity>
 <UnitPrice>1500.00</UnitPrice>
 <VATRate>20</VATRate>
 <SumWithoutVAT>15000.00</SumWithoutVAT>
 <VATAmount>3000.00</VATAmount>
 </Item>
 </Items>
 <Totals>
 <TotalWithoutVAT>15000.00</TotalWithoutVAT>
 <TotalVAT>3000.00</TotalVAT>
 <GrandTotal>18000.00</GrandTotal>
 </Totals>
 <Signature>...подпись...
Для формирования такого файла многие ERP‑системы (1С, SAP, Microsoft Dynamics) уже имеют

встроенные модули. При самостоятельной работе можно воспользоваться онлайн‑генераторами,

предоставляемыми ФНС.

Частые ошибки при оформлении счёта

Отсутствие номера документа – каждый счёт должен иметь уникальный номер.
Неправильный ИНН/КПП – проверьте соответствие реквизитов в договоре и в счёте.
Неверная ставка НДС – часто указывают 20 % вместо 0 % для освобождённых

 операций.
Отсутствие даты поставки – в случае, когда дата поставки отличается от даты

 выставления счёта, её необходимо указать в отдельном поле.
Не подписан документ – в электронных счётах без УЭП система ФНС отклонит файл.
Неполный список реквизитов покупателя – особенно важны банковские реквизиты,

 если оплата производится переводом.


FAQ (часто задаваемые вопросы)
Нужно ли ставить НДС, если покупатель – ИП без регистрации в качестве плательщика НДС?
Нет. В таком случае в счёте указывается ставка 0 % и пометка «Освобождено от НДС».

 При этом в договоре следует отразить, что покупатель не является плательщиком НДС.
Можно ли отправить обычный PDF‑счёт вместо электронного формата ЕД‑7‑26/29?
Да, если обе стороны договорились о таком способе и покупатель не требует электронный

документ. Однако для большинства крупных компаний и государственных заказчиков

требуется именно формат ЕД‑7‑26/29.
Как быстро будет получен электронный счёт в системе ФНС?
После загрузки в сервис ФНС документ проходит автоматическую проверку (обычно 1‑5 минут).

 При отсутствии ошибок он сразу появляется в личном кабинете получателя.
Можно ли использовать шаблон из Microsoft Word для электронного счёта?
Да, но такой документ необходимо после заполнения экспортировать в PDF и подписать

УЭП. Без подписи он не будет иметь юридической силы в рамках ЕД‑7‑26/29.
Как оформить счёт, если поставка будет осуществлена частями?
В таком случае рекомендуется выписывать отдельный счёт для каждой партии товара,

указывая ссылку на основной договор и номер предыдущего счёта (например:

«Счёт № 2026/00123‑1 от 2026‑04‑07 – первая партия»).

Оформление счёта на оплату товара в России – процесс, требующий внимания к
правовым деталям и точному заполнению реквизитов. С учётом новых требований

ФНС (приказ № Е‑Д‑7‑26/29) большинство компаний переходят на электронный формат,

что упрощает бухгалтерию и ускоряет расчёты. Следуя изложенному в статье алгоритму,

вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить юридическую чистоту сделки и

сократить время на взаимодействие с контрагентами.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к финансовому консультанту

или в службу поддержки ФНС – они помогут адаптировать процесс под ваш бизнес.