Архивирование документов – важнейший элемент обеспечения правовой и исторической сохранности информации о деятельности ФСИН․ Правильная подготовка, оформление и передача дел в архив позволяют избежать штрафов, упростить последующий поиск материалов и гарантировать их долгосрочное сохранение․

Общие положения

Сдача дел в архив ФСИН регулируется теми же нормативными актами, что и в других государственных органах, однако имеет ряд специфических особенностей, связанных с характером документов (дела о заключённых, судебные материалы, акты об административных мерах и т․п․)․ Основные цели процесса:

• Сохранение исторической памяти и обеспечение возможности последующего исследования․
• Обеспечение законности архивных действий – соблюдение сроков хранения, правил доступа․
• Оптимизация делопроизводства – освобождение помещений от архивных материалов, которые уже не нужны в оперативной работе․

Нормативно‑правовая база

Для ФСИН действуют следующие ключевые документы:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от )․
2. Приказ Минкультуры России № 536 от «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»․
3. Инструкция по делопроизводству в ФСИН (утверждена приказом ФСИН от № № И‑3/2022)․
4. Положение о номенклатуре дел и сроках их хранения (утверждено Главархивом РФ № 263 и дополнено приказом ФСИН от № Д‑12/2020)․
5. Правила формирования и сдачи сдаточных описей (КонсультантПлюс, пункт 9․2)․

Все эти акты определяют порядок формирования, комплектования, учёта и передачи документов в архив, а также требования к их физическому и санитарно‑гигиеническому состоянию․

Классификация дел в ФСИН

Подготовка дел к сдаче

Подготовительный этап делится на четыре основные стадии:

1. Идентификация и отбор
   • Сформировать перечень дел, подлежащих сдаче, на основании номенклатуры дел и сроков хранения․
   • Проверить, что дело закрыто (нет открытых задач, активных запросов)․
2. Комплектование
   • Собрать все оригиналы, копии и электронные версии․
   • Убедиться, что в деле нет «заполнителей», пустых листов, исправлений без подписи․
3. Контроль санитарно‑гигиенического состояния
   • Проверить отсутствие плесени, пятен, повреждений от влаги․
   • При необходимости провести консервацию (перепрошивка, герметизация)․
4. Оформление сдаточных описей
   • Заполнить сдаточную опись (два экземпляра – один остаётся в подразделении, второй передаётся архиву)․
   • Опись должна включать: номер дела, наименование, количество листов, сроки хранения, дату формирования․

Оформление сдаточной описи

Согласно пункту 9․2 нормативных актов, опись оформляется в следующем виде:

• Шапка описи – реквизиты организации (полное название, ИНН, адрес, ФИО ответственного за делопроизводство)․
• Таблица «Сводный раздел описи» – столбцы: № п/п, № дела, Наименование, Содержание, Срок хранения, Краткое содержание, Примечание․
• Подписи – подпись ответственного за подготовку, подпись руководителя подразделения и подпись представителя архива, подтверждающая прием․

Пример первой строки таблицы:

1 | 2023‑К‑00123 | Дело о заключённом Иванове И․И․ | Личная карточка, медицинская карта, приказы о назначении | Постоянное | Полный комплект, без повреждений | Сдано 

Порядок передачи и приёма в архив

1. Согласование даты передачи – согласовать с архивом дату и время, чтобы в архиве был готов приёмный специалист․
2. Транспортировка
   • Для бумажных дел использовать закрытые коробки, маркированные штрих‑кодом․
   • Для электронных материалов – перенос на защищённый носитель (USB‑3․0, внешний HDD) с шифрованием․
3. Приём в архив
   • Представитель архива проверяет соответствие фактического состава дел описи․
   • Проводится физический осмотр (проверка состояния, количества листов)․
   • Подписывается приемный акт – два экземпляра (один остаётся у отправителя, второй в архиве)․
4. Регистрация в архиве
   • Дела заносятся в Единый реестр архивных фондов (ЭРАФ)․
   • Для электронных документов создаётся метаданные‑описание в системе «Электронный архив ФСИН»․
5. Возврат оригиналов (если требуется) – в редких случаях, например, при необходимости проведения судебного экспертизы, оригиналы могут быть возвращены в подразделение на ограниченный срок․

Контроль и учёт после сдачи

После передачи дел в архив необходимо вести следующий контроль:

• Ежегодно проверять актуальность записей в реестре ЭРАФ․
• Отслеживать сроки доступа: постоянные – доступ круглогодично, временные – только в течение установленного периода․
• Проводить инвентаризацию архивного фонда раз в 3‑5 лет (проверка наличия, состояния, соответствия описи)․
• Вести журнал запросов к архивным документам – кто, когда, с какой целью․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у личных дел сотрудников ФСИН?

Согласно Инструкции по делопроизводству в ФСИН, личные дела подлежат хранению 10 лет после увольнения сотрудника․ При необходимости продления сроков – оформляется приказ руководителя․

Можно ли передать электронные документы без бумажных копий?

Да․ При условии, что электронные документы находятся в системе, сертифицированной ФСИН, и сопровождаются метаданными, соответствующими требованиям к архивным электронным документам (формат PDF/A, цифровая подпись)․

Что делать, если в деле обнаружены повреждённые листы?

Необходимо выполнить консервацию: отшлифовать края, разместить листы в архивных папках с анти‑статическими листами․ Если документ полностью непригоден, оформить акт утраты и, при необходимости, восстановить копию из резервных источников․

Кому передаётся сдаточная опись после подписания?

Один экземпляр остаётся у руководителя подразделения (для внутреннего контроля), второй – у представителя архива, а третий (по требованию) передаётся в отдел контроля качества архивных операций․

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – нормативные акты по архивному делу
• Инструкция о порядке отбора документов в архив федеральных судов (пример аналогичной процедуры)
• Официальный портал ФСИН – раздел «Документооборот и архивы»
• Федеральное архивное агентство – методические рекомендации

Дата актуализации статьи: ․