Вопрос о сроках предоставления объяснительной записки часто возникает у работников и работодателей. Неправильное трактование нормы может привести к юридическим конфликтам, а в случае нарушения – к признанию дисциплинарного взыскания незаконным. В этой статье подробно разберём, сколько дней имеет работник на объяснительную, как считается срок, какие нюансы следует учитывать и какие последствия ждут при несоблюдении требований.
Правовая база
Срок предоставления письменного объяснения регулируется частью 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). В ней сказано:
«Работнику предоставляется два рабочих дня с даты получения запроса (письменного или устного) на предоставление объяснительной записки».
Эта норма применяется во всех случаях, когда работодатель требует от работника объяснить:
- нарушение трудовой дисциплины (прогул, опоздание, нарушение инструкций и т.п.);
- неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- иные действия, за которые может быть предусмотрено дисциплинарное взыскание;
Как считается срок «два рабочих дня»?
Начало отсчёта
Счет начинается с дня получения работником запроса (не с дня его выдачи). Если запрос был передан в письменной форме, то срок считается от даты, указанной в сопроводительном документе (дата вручения). При устном запросе – от даты, когда работник был поставлен в известность (например, зафиксировано в протоколе).
Что считается «рабочим днём»?
Рабочим днём считается любой день, в который работник по своему графику обязан работать, за исключением:
- выходных (суббота и воскресенье), если они не являются рабочими;
- праздничных дней, установленных законом;
- отпусков и больничных листов, если сотрудник в эти дни не работал.
Если последний рабочий день срока выпадает на выходной или праздничный, срок автоматически продлевается до следующего рабочего дня.
Пример расчёта
- Запрос выдан в среду, 12 мая 2026 г. (рабочий день).
- Первый рабочий день для ответа – четверг, 13 мая.
- Второй рабочий день – пятница, 14 мая. Это последний день, в который объяснительная должна быть сдана.
- Если 14 мая – праздничный день, то последний срок переносится на следующий рабочий день (например, понедельник, 17 мая).
Порядок запроса объяснительной
Работодатель обязан оформить запрос официально, указав:
- конкретный факт нарушения;
- дату и способ получения запроса (подписанный акт, электронное письмо с подтверждением получения и т.п.);
- установленный срок – два рабочих дня;
- контактные данные лица, к которому необходимо направить объяснительную.
Без надлежащего оформления запрос может быть признан недействительным, а последующее дисциплинарное взыскание – незаконным.
Что должно быть в объяснительной записке?
Объяснительная записка – это документ, в котором работник излагает свою позицию по поводу предъявленного обвинения. Структура обычно следующая:
- Шапка: название организации, ФИО работника, должность, дата.
- Вводная часть: ссылка на запрос (дата, номер приказа/акта).
- Суть объяснений: описание обстоятельств, причин, мотивов, ссылки на внутренние регламенты, если это уместно.
- Подпись работника.
Образец объяснительной записки можно найти в нормативных актах или в справочниках по кадровому делопроизводству, но главное – соблюсти полноту и достоверность информации.
Последствия несоблюдения срока
- Если работник не предоставил объяснительную в установленный срок, работодатель имеет право оформить акт о непредставлении объяснений; Этот акт может быть составлен в любой день после истечения срока, независимо от того, является ли этот день рабочим.
- При отсутствии объяснительной акт считается достаточным основанием для применения дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.).
- Если срок был нарушен работодателем (например, запрос был сделан без указания даты получения), то последующее взыскание может быть признано незаконным судом.
Судебная практика
Судебные решения подтверждают, что:
- Суд рассматривает только рабочие дни при подсчёте срока.
- Отсутствие чёткой даты получения запроса влечёт признание срока неопределённым, что влечёт недействительность дисциплинарного взыскания;
- Три инстанции (районный, областной, Верховный суд РФ) в 2022‑2024 гг. последовательно устанавливали, что нарушение двухдневного срока без уважительных причин делает взыскание незаконным.
Частые ошибки работодателей
- Указание срока в «48 часов», а не «два рабочих дня». 48 часов могут включать выходные, что противоречит ТК РФ;
- Отсутствие подтверждения получения запроса (подписанный акт, электронный акт с подтверждением доставки).
- Составление акта о непредставлении объяснений в тот же день, когда истёк срок, без учёта, что день может быть нерабочим.
- Неправильный расчёт праздничных дней, когда срок автоматически продлевается.
Практические рекомендации
- Для работодателя:
- Оформляйте запрос в письменной форме, фиксируя дату вручения (подпись работника, электронный сертификат).
- Указывайте чётко: «Срок предоставления объяснительной – два рабочих дня с даты получения запроса».
- Ведите журнал запросов и ответов, чтобы в случае спора иметь доказательства.
- Для работника:
- Сразу уточняйте дату получения запроса, если она не указана.
- Подготовьте объяснительную в течение первого рабочего дня, чтобы избежать риска пропуска срока из‑за выходных.
- Сохраняйте копию объяснительной и подтверждение её получения (подтверждение получения электронной почты, подписанный акт).
Согласно части 1 статьи 193 ТК РФ работнику предоставляется два рабочих дня на написание объяснительной записки после получения запроса. При расчёте срока необходимо учитывать только рабочие дни, а выходные и праздничные переносит срок на следующий рабочий день. Правильное оформление запроса и документирование всех этапов процесса – залог законности дисциплинарных взысканий и защиты прав обеих сторон.
Если вы столкнулись с проблемой определения срока или оформления объяснительной, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, чтобы избежать ошибок, которые могут стоить как работодателю, так и работнику.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и судебной практики на 2026 год.