Служебная записка — это внутренний документ Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН), предназначенный для оперативного доклада, объяснения или предложения решений между подразделениями или должностными лицами. В отличие от докладной записки, служебная не требует обязательного разослания «выше по вертикали» и чаще всего решает локальные задачи.
Зачем нужна служебная записка в ФСИН
- Фиксация фактов нарушений или инцидентов на территории ИК/СИЗО.
- Инициирование закупки, ремонта или ревизии имущества.
- Информирование начальства о ходе исполнения приказов и распоряжений.
- Предложения по улучшению условий труда или безопасности персонала.
Обязательные реквизиты (ГОСТ Р 6.30-2025)
Ни один реквизит не может быть опущён!
- Наименование вида документа — «Служебная записка».
- Адресат — должность и Ф. И. О. руководителя (например, Начальнику ФКУ ИК-3 УФСИН России по г. Москве полковнику внутренней службы Иванову С. С.).
- Дата составления (04 июля 2026 г.).
- Регистрационный номер (согласно журналу учета).
- Заголовок к тексту — краткое описание сути (не более ).
- Текст — структурированный:
обстоятельства → выводы → предложения/прошение. - Подпись — должность, звание, Ф. И. О., личная подпись.
- Исполнитель — контактный телефон и e-mail.
Форматирование
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Шрифт | Times New Roman 14 кегль |
| Межстрочный интервал | 1.5 |
| Поля | 20 мм со всех сторон |
| Нумерация | Сквозная по году |
Образец служебной записки ФСИН 2026
Служебная записка
Начальнику Отдела материально-технического обеспечения ФКУ ИК-12
полковнику внутренней службы Орехову А. П.
от начальника отделения охраны капитана внутренней службы
Петрова И. И.
О неисправности системы видеонаблюдения камеры № 14
В период с 30 июня по 03 июля 2026 г. в помещении камеры № 14 (корпус 2, 2-й этаж)
неоднократно фиксировались перебои в работе системы видеонаблюдения: потеря изображения на 5–40 секунд 6 раз в сутки.
При проведении первичной диагностики установлено, что причина кроется в износе кабеля питания марки КВВГнг 4×1.5,
проложенного в 2017 году.
Несвоевременное устранение неисправности создает угрозу безопасности личного состава и осужденных, а также может послужить основанием для нарушения требований Приказа ФСИН № 595 от .
Предлагаю:
- Немедленно отключить камеру № 14 от общей сети.
- На основании данной записки выделить финансирование на закупку 25 м кабеля КВВГнг-LS 4×1.5 (по КП № 17-04/26 от ).
- В срок до 11 июля 2026 г. провести замену кабеля силами электротехнической службы ИК-12.
Приложения:
- Акт технического осмотра № 14-29/26 от (1 л.).
- Фотоотчет о неисправности (4 фото, 1 л.).
Начальник отделения охраны
капитан внутренней службы
(И. И. Петров)
Согласование и подписание в ФСИН
- Исполнитель готовит проект записки в MS Word по корпоративному шаблону
ФСИН-СЗ-2026.dotx. - Электронный документ направляется в СЭД «Вершина-ФСИН» на согласование:
- начальнику структурного подразделения;
- при необходимости — заместителю начальника учреждения.
- После согласования документ распечатывается на бланке формата А4, подписывается в 2 экземплярах.
- Экземпляр № 1 сдаёться в канцелярию, экземпляр № 2 остаётся в деле отдела.
Сроки хранения
| Тип информации | Срок | Примечание |
| Финансовые и материальные запросы | 5 лет | ГОСТ 51141-2025, п. 3.2 |
| Инциденты и нарушения | 15 лет | Приказ ФСИН № 916 от |
| Оперативные сведения (не касается ЛПД) | 3 года | Реестр видов документов ФСИН-2026 |
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: отсутствие регистрационного номера.
Решение: используйте шаблон с автоматической нумерацией из СЭД. - Ошибка: смешение просьбы и изложения фактов в одном абзаце.
Решение: применяйте структуру «факт → вывод → конкретное предложение». - Ошибка: подпись без расшифровки звания.
Решение: ФСИН требует полной формулировки во избежание недоразумений при взаимодействии с другими силовыми ведомствами.
Быстрый чек-лист перед отправкой
- ✓ Корректно указан адресат и ваше звание.
- ✓ Одна записка — один вопрос.
- ✓ Дата и регистрационный номер присутствуют.
- ✓ Текст не превышает 1 страницу А4.
- ✓ Есть конкретный срок исполнения.
- ✓ Приложены все сопутствующие документы.