Зачем нужен этот документ
Когда сотрудник систематически опаздывает, прогуливает, отказывается выполнять задачи либо нарушает правила внутреннего трудового распорядка, работодатель обязан зафиксировать факт нарушения. Именно для этого и составляется служебная (докладная) записка. Без неё невозможно применить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения по ст. 193 ТК РФ.
Кто и когда оформляет
- Инициатором может быть непосредственный руководитель, коллега, служба безопасности или HR.
- Срок подачи – не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ).
- Адресат – директор, заместитель директора или руководитель вышестоящего подразделения.
Обязательные реквизиты документа
- Шапка: наименование организации, адресат, дата и номер.
- Заголовок: «Докладная записка о неисполнении должностных обязанностей».
- Ф.И.О. и должность нарушителя.
- Факт нарушения: что именно, когда, при каких обстоятельствах.
- Ссылка на документы: приказы, инструкции, положения.
- Последствия: сбои в работе, финансовые потери, угроза безопасности.
- Просьба: о проведении служебной проверки, применении мер дисциплинарного воздействия.
- Подпись и расшифровка составителя.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
г. Москва, ул. Ленина, 10, ИНН 7701234567
Докладная записка
о неисполнении должностных обязанностей
От: Начальника отдела продаж Семёновой О. В.
Кому: Генеральному директору Морозову А. К.
№: 15/26
Суть вопроса:
12 февраля 2026 г. в 09:00 в момент начала рабочего дня старший менеджер по продажам Петров И. А. отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение 2 часов 40 минут (прибыл в 11:40). При этом отсутствие не было согласовано и не оформлено заявлением на отгул или отпуск.
Ссылка на нормативные документы:
- Приказ № 12/2024 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка» п. 4.1 (обязанность явиться к началу рабочего дня).
- Должностная инструкция менеджера по продажам п. 2.3 (обязанность соблюдать режим труда).
Последствия:
Отсутствие Петрова И. А. привело к невозможности проведения запланированной презентации для клиента ООО «Гамма», что вызвало перенос сделки и потерю выручки в размере 250 000 ₽.
Прошу:
- Провести служебную проверку и истребовать объяснительную записку от Петрова И. А.
- При наличии признаков дисциплинарного проступка применить меры дисциплинарного воздействия в соответствии со ст. 192–193 ТК РФ.
Приложения:
- Акт № 3/26 от «О фиксации факта опоздания».
- Распечатка журнала посещаемости за .
Составитель:
_______________ Семёнова О. В.
Как оформить процедуру после записки
- Вручите сотруднику объяснительную — дать 2 рабочих дня на ответ.
- Составьте акт служебного расследования (с участием 2–3 свидетелей).
- Издайте приказ о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор или увольнение).
- Ознакомьте работника под роспись в течение 3 дней со дня издания приказа.
- Внесите запись в трудовую книжку при необходимости.
Как скачать шаблон
Чтобы не составлять документ с нуля:
- Скачать пустой бланк служебной записки о нарушении трудовой дисциплины (.docx)
- Скачать образец заполненного документа (.docx)
Краткий чек-лист перед отправкой
- ✓ Правильно указан адресат и составитель.
- ✓ Дата попадает в 1-месячный «окно» после нарушения.
- ✓ Есть конкретные факты, даты и доказательства.
- ✓ При необходимости подписано главным бухгалтером или юристом.
- ✓ Все приложения пронумерованы и подшиты.
Важно: при систематических нарушениях рекомендуется дополнительно вести журнал учёта опозданий/прогулов и фиксировать всё видеонаблюдением или письменными актами.
Соблюдая эти простые правила, вы защитите компанию от возможных судебных споров и обоснуете законность применённого дисциплинарного взыскания.