Служебное письмо — это официальный документ‚ используемый для деловой переписки между учреждениями‚ органами и гражданами. При обращении в Управление Федеральной службы исполнения наказаний (УФСИН) важно строго соблюдать требования к оформлению. В данной статье приведены актуальные правила и образцы на 2026 год.

Нормативная база

• Приказ ФСИН России от № 463 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»;
• Приказ Федеральной пробирной палаты от № 55 (ред. от );
• Письмо Минфина России от № 22-02-07/63269.

Формат и параметры бланка

1. Формат бумаги: A4 (210 × 297 мм).
2. Шрифт: Times New Roman или РТ Astra Serif‚ размер 14–16 кегль.
3. Межстрочный интервал: 1‚5.
4. Поля: левое — 30 мм‚ правое — 10 мм‚ верхнее и нижнее — 20 мм.

Структура служебного письма в УФСИН

Шапка документа

Располагается в правом верхнем углу:

• полное наименование вашей организации (или Ф. И. О. частного лица);
• ИНН/КПП (если юр. лицо);
• адрес‚ телефон‚ e-mail;
• номер исходящего письма;
• дата составления (в формате ДД.ММ.ГГГГ).

Адресат

Указывается в именительном падеже слева:

Начальнику УФСИН России по [наименование региона]
[звание‚ Ф. И. О. полностью]
от [ваша должность/Ф. И. О. полностью]

Заголовок к тексту

Центрируется жирным шрифтом:

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Текст письма

• Ведётся от 1-го лица множественного числа: «Просим…»‚ «Направляем…»‚ «Сообщаем…».
• Делится на вводную часть (обоснование обращения)‚ основную (суть вопроса) и заключение (конкретные просьбы/предложения).

Завершение

1. Фраза-прощание: «С уважением‚»;
2. Подпись руководителя (Ф. И. О. полностью‚ должность);
3. Расшифровка подписи инициалами и фамилией;
4. Печать (если юр. лицо);
5. Отметка о наличии приложений: «Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре».

Образец служебного письма

ООО «Вектор-Сервис»
ИНН 7702123456 КПП 770201001
123104‚ г. Москва‚ ул. Малая Бронная‚ д. 18‚ стр. 1
Тел. +7 (495)  ‑90-27-27
e-mail: vector@example.ru
№ 15-И/26 от

Начальнику УФСИН России по г. Москве
полковнику внутренней службы
Иванову Сергею Петровичу
от генерального директора ООО «Вектор-Сервис»
А. А. Смирнова

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

В соответствии с планом взаимодействия предприятий г. Москвы с УФСИН по 2026 году просим предоставить список исправительных учреждений‚ расположенных в Центральном административном округе‚ с указанием:

• наименования каждого учреждения;
• почтового и фактического адресов;
• контактных телефонов отдела по работе с социальными партнёрами.

Направляемый перечень необходим для формирования единого реестра поставщиков продукции‚ участвующих в программе социального предпринимательства.

Просим направить информацию в срок до 18 августа 2026 г. в электронном виде на адрес: vector@example.ru либо на бумажном носителе по адресу‚ указанному в шапке письма.

С уважением‚
А. А. Смирнов
генеральный директор
(подпись)
М. П.

Приложение: на 1 листе в 1 экземпляре.

Как подать письмо в УФСИН

1. Лично — через канцелярию при наличии пропуска и документа‚ удостоверяющего личность.
2. Почтой — заказным письмом с уведомлением о вручении (адрес уточнять на сайте регионального УФСИН).
3. Электронно — если у организации есть договор о взаимодействии по ЭДО‚ направляется через аккредитованную систему электронной подписи.

Полезные советы

• Всегда оставляйте копию письма и опись вложений.
• Если срок ответа не оговорён‚ УФСИН обычно отвечает в течение 30 дней с момента регистрации.
• Проверьте‚ чтобы реквизиты организации совпадали с ЕГРЮЛ/ЕГРИП; иначе письмо могут вернуть.
• Для частных лиц вместо печати достаточно собственноручной подписи и даты.

Соблюдая приведённые правила‚ вы гарантируете корректное и оперативное рассмотрение вашего обращения в УФСИН.