В жизни любой компании может случиться ситуация, когда работник внезапно прекращает выходить на работу и позднее становится известно, что он находится под следствием, арестом или в следственном изоляторе (СИЗО). Кадровый и бухгалтерский учёт в таком случае требуют особого подхода: нужно правильно отразить время отсутствия в табеле, сохранить доказательства для возможных проверок и не нарушить трудовое законодательство. Ниже — подробная инструкция, как это сделать.
Почему важен корректный учёт
- Заработная плата. Пока работник фактически не трудится, оплата не начисляется.
- Трудовой стаж. Время нахождения под следствием или в СИЗО в стаж не входит (если впоследствии работник не будет реабилитирован).
- Дисциплинарные меры. Правильное оформление позволит избежать споров о «прогуле».
- Проверки контролирующих органов. Инспекция труда или прокуратура могут запросить табель и документы, подтверждающие законность действий работодателя.
Какой код ставить в табеле: пошаговая схема
Шаг 1. Используем форму Т-12 или Т-13 (или собственную)
Если вы используете унифицированную форму Т-12/Т-13, в табеле нет специального кода для обозначения нахождения работника в СИЗО. Поэтому:
- В первые дни отсутствия фиксируем «НН» (буквенный) или «30» (цифровой) — неявка по невыясненным причинам.
- Дополнительно составляем акт об отсутствии работника (по форме, утверждённой внутренним распорядком). Акт подписывают руководитель подразделения и представитель кадровой службы.
- Ежедневно, пока нет достоверных сведений, продолжаем ставить «НН/30».
Шаг 2. Получаем подтверждающие документы
После того как поступит официальная информация (уведомление из полиции, постановление суда, справка из СИЗО, телеграмма и т. д.):
- Ознакомляемся с документами и заверяем их копии.
- Запрашиваем у работника (или его представителя) письменное объяснение о причинах отсутствия (ст. 193 ТК РФ).
Шаг 3. Корректируем табель
- Если в локальных актах предусмотрен собственный код, например «СИЗ» или «АР», — заменяем «НН» на него.
- Если специального кода нет, менять табель не обязательно. Однако для аналитики и внутреннего документооборота можно внести корректировку.
- Если работник был отстранён от работы по постановлению суда, ставим код «НБ» или «35».
Примеры кодов в табеле (что можно использовать)
| Код | Расшифровка | Когда применять |
|---|---|---|
| НН / 30 | Неявка по невыясненным причинам | Первые дни отсутствия, когда причина ещё не известна |
| АА | Административный арест | После предоставления постановления суда |
| СИЗ | Нахождение в следственном изоляторе | Любой период заключения под стражу |
| НБ / 35 | Отстранение от работы | Если есть официальный приказ об отстранении |
Как оформить приказ об отстранении (по желанию)
Если компания хочет минимизировать риски:
- Издаём приказ об отстранении от работы (форма Т-6) со ссылкой на постановление суда.
- Знакомим работника под роспись (если есть техническая возможность, через адвоката или по почте).
- Оформляем акт о невозможности ознакомления, если доставить приказ невозможно.
- Фиксируем отсутствие ежедневно (НН/30 + акт).
- Храним все входящие уведомления и копии судебных документов.
- По факту подтверждения ареста меняем код на внутренний (если есть).
- Не начисляем зарплату за дни фактического неисполнения трудовой функции.
- Не прерываем трудовой договор без оснований (увольнение возможно только по результатам рассмотрения дела и соблюдения процедуры ст. 81 ТК РФ).
Подводим итог
Пока сотрудник находится в СИЗО, главное — грамотно документировать каждый день отсутствия и не нарушать его трудовые права. Единого кода в унифицированной форме табеля нет, поэтому используйте «НН/30» на первых порах, а затем внесите корректировки, опираясь на внутренние локальные акты и поступившие официальные документы. Так вы защитите компанию от претензий проверяющих и сохраните юридическую чистоту операций.