Актуально на . В этой статье мы разберёмся, что именно разрешено делать работодателю,
как оформлять поощрения, какие документы подготовить и какие «подводные камни» существуют
на практике.
Текст нормы
Часть 1 статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации гласит:
«Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности
(объявляет благодарность, выдаёт премию, награждает ценным подарком, почётной грамотой,
предоставляет денежную премию или иное поощрение).»
Кого и за что можно поощрять
- Кого? Любого работника, состоящего с организацией (ИП) в трудовых отношениях.
Это значит, что для ИП, являющихся единственным учредителем и директором, трудовой договор
не заключается (письмо Роструда от № ПГ/61929-6-1), а значит и поощрение по ст. 191 ТК РФ применять к самому себе нельзя. - За что? За добросовестное исполнение трудовых обязанностей.
Под этим понимается: соблюдение трудовой дисциплины, выполнение показателей KPI,
своевременная сдача отчётности, участие в проектах и т. д.
Формы поощрения: разрешённые и запрещённые
| Разрешённая форма | Комментарий |
|---|---|
| Благодарность | Оформляется приказом (распоряжением). Не является денежным поощрением. |
| Премия | Может выплачиваться по итогам месяца, квартала, года. Указывается в локальных актах. |
| Ценный подарок | Сумма до 4 000 руб. в год не облагается НДФЛ (пп. 28 п. 1 ст. 217 НК РФ). Свыше – облагается. |
| Почётная грамота | Оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем. |
| Прочие поощрения | Дополнительный отпуск без сохранения з/п, грамота, публикация в корпоративном СМИ. |
Пошаговая инструкция: как оформить поощрение
- Фиксируем факт заслуги
Начальник подразделения составляет службную записку, где описывает конкретные заслуги работника. - Согласование
Записка согласовывается с отделом кадров и бухгалтерией (проверяем лимиты на премии и налогообложение). - Издаём приказ
Форма – произвольная. Пример:ПРИКАЗ № 15/кп-26 04 июля 2026 г. г. Москва О поощрении Иванова И.И. В соответствии со статьёй 191 ТК РФ, за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, проявленные при выполнении проекта «Альфа» в срок до : Объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, инженеру отдела ПТО. Выплатить премию в размере 15 000 (Пятнадцати тысяч) рублей до . Наградить Почётной грамотой ООО «Ромашка». Основание: служебная записка № 12 от . Генеральный директор ____________ Петров В.В.
- Знакомим работника
Работнику вручается копия приказа под подпись в течение трёх рабочих дней. - Вносим запись
Если поощрение относится к трудовой книжке (например, награждение почётной грамотой),
в разделе «Награды» делаем запись:«Награждён почётной грамотой за добросовестный труд»
Дата | № приказа | Подпись. - Отражаем в СЗВ-ТД
С 2025 г. сведения о поощрении, внесённые в трудовую книжку, одновременно отражаются в
форме СТД-СФР (Приказ Минтруда от № 575н).
Код типа сведений – «НАГР».
Налоги и взносы
- НДФЛ – премии и денежные поощрения облагаются по ставке 13/15 %.
- Страховые взносы – начисляются в полном объёме (п. 1 ст. 420 НК РФ).
- НДФЛ-освобождение – подарки ≤ 4 000 руб./год не облагаются.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Нет локального акта о премиях | Споры с работником, возможные требования выплатить премию «по умолчанию». | Разработать Положение о премировании, утвердить приказом. |
| Поощрение оформлено устно | Невозможно подтвердить размер премии при споре; налоговые риски; | Всегда оформлять приказ (распоряжение). |
| Подарок > 4 000 руб. без НДФЛ | Штрафы от ИФНС за неудержанный НДФЛ (20 % неуплаченного налога + пени). | Удержать НДФЛ со сверхлимитной суммы. |
Чек-лист для бухгалтера и HR
- ✓ Утверждено Положение о премировании/поощрениях.
- ✓ Есть приказы за последние 12 месяцев.
- ✓ Все приказы подписаны работником.
- ✓ В трудовых книжках корректные записи.
- ✓ Сведения переданы в СТД-СФР (СЗВ-ТД) до 25-го числа следующего месяца.
- ✓ НДФЛ и взносы начислены корректно.
Статья 191.1 ТК РФ даёт работодателю гибкий инструмент мотивации персонала.
Главное — соблюдать простые правила: зафиксировать заслуги письменно, издать приказ,
не забыть о налогах и корректно отразить данные в электронной трудовой книжке.
Следуя инструкции выше, вы минимизируете претензии со стороны трудовой инспекции,
ФНС и сотрудников, а также укрепите корпоративную культуру.