С 2020 года в России действует электронный аналог трудовой книжки. Его правовое основание — статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Эта норма позволила перевести в цифровой форму всю историю трудовой деятельности человека, сохранив при этом привычный бумажный документ по желанию гражданина. Ниже — подробный разбор того, как сегодня, 04 августа 2026 года, работает электронная трудовая книжка, какие сведения в неё вносятся и какие риски могут возникнуть у сторон трудового договора.
Откуда взялась статья 66.1 ТК РФ?
До конца 2019 года в Трудовом кодексе действовала только «классическая» статья 66, обязывающая работодателя вести бумажные трудовые книжки.
16 декабря 2019 года законом № 439-ФЗ была добавлена статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введённая в силу с 1 января 2020 года. Цель — переход на цифровое хранение сведений о стаже без потери прав застрахованных лиц.
Ключевые даты перехода
- — старт электронного формата (добровольный).
- — «молчаливое согласие»: если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель начинал вести сведения только в электронном виде.
- С 2023 года — полный запрет выдавать новые бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу граждан (за исключением особых категорий).
Что такое «Сведения о трудовой деятельности» (СТД)?
Это электронный документ, формируемый работодателем в информационной системе ПФР (АИС «Электронная трудовая книжка»). Он содержит ту же информацию, что и бумажная трудовая книжка, но в цифровом виде.
Обязательные реквизиты СТД
- ФИО, СНИЛС, дата рождения застрахованного лица.
- Наименование работодателя (полное и сокращённое).
- ОГРН/ИНН работодателя.
- Дата и номер приказа о приёме, переводе, увольнении.
- Должность, структурное подразделение.
- Вид работы (основная, совместительство).
- Основание прекращения трудового договора (статья ТК РФ).
Каждая запись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и фиксируется в реальном времени в личном кабинете гражданина на сайте Госуслуги и в мобильном приложении ПФР.
Как работодатель вносит сведения: пошаговая инструкция
Подготовка
- Установить сертификат УКЭП (квалифицированная электронная подпись).
- Заключить договор с оператором электронного документооборота (если не используется СБиС, Контур.ЭДО, Тензор и др.).
- Получить доступ к сервису «Портал работодателя» ПФР.
Создание записи о приёме на работу
- В личном кабинете ПФР выбрать «Создать СТД» → «Приём».
- Заполнить форму: ФИО, СНИЛС, должность, оклад, условия труда.
- Приложить скан приказа о приёме (PDF, до 2 МБ).
- Подписать УКЭП и отправить.
Запись о переводе
Аналогично, выбрать «Изменить» → «Перевод». Важно указывать новую должность и дату перевода, но не менять трудовой договор — достаточно дополнительного соглашения.
Запись об увольнении
- Выбрать «Прекращение».
- Указать дату увольнения и основание (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по собственному желанию»).
- Приложить приказ об увольнении и расчётный листок (по желанию).
Сроки подачи сведений: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (п. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
Как работник получает доступ к своей электронной трудовой
Через Госуслуги
- Авторизоваться на gosuslugi.ru.
- Раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Сведения о трудовой деятельности».
- Скачать PDF-выписку или верифицированную XML-подпись.
Через мобильное приложение ПФР
- QR-код на каждую запись для мгновенной проверки работодателем.
- Пуш-уведомления о новых записях.
Пункты выдачи документов ПФР
По заявлению можно заказать бумажную выписку с синей печатью ПФР, понадобится при оформлении визы или кредита в банке, который не принимает электронные документы.
Что произойдёт с бумажной трудовой книжкой?
Она сохраняется, если гражданин до 31 декабря 2020 года подал заявление о сохранении бумажного варианта. В этом случае:
- Работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку и дублирует их в СТД.
- Новые работники (после ) получают только электронную трудовую.
- По желанию сотрудника можно перейти на электронный формат — работодатель выдаёт «Заявление о переходе» и с 1-го числа следующего месяца перестаёт вносить записи в бумажную книжку.
Типовые ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Неверная дата увольнения | Нарушение ст. 136 ТК РФ (сроки выплаты зарплаты), спор о стаже | Создать «Исправительную СТД» в течение 3 рабочих дней, обосновав ошибку |
| Отсутствие записи о совместительстве | Недоучтённый стаж при расчёте пенсии | Добавить «Дополнительную СТД» с типом «Совместительство» |
| УКЭП просрочена | Система ПФР отклоняет документ | Обновить сертификат и подписать заново |
Ответы на самые популярные вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой?
Нет, если вы устраиваетесь на работу впервые после . Для тех, у кого уже есть бумажная книжка, выбор остаётся до подачи заявления о переходе.
Как восстановить СТД при потере доступа к Госуслугам?
- Обратиться в любое отделение ПФР с паспортом.
- Получить временный пароль на кабинет.
- Зайти в «Безопасность» → «Смена пароля».
Проверяет ли ИФНС электронные трудовые при налоговой проверке?
Да. ИФНС имеет автоматический доступ к СТД через межведомственный обмен. Несоответствие между штатной численностью в ЕГРЮЛ и количеством СТД может стать основанием для выездной проверки.
Что дальше: планы на 2026-2027 годы
- К 2027 году — полный отказ от бумажных трудовых книжек даже для «старожилов».
- Внедрение встроенных чат-ботов в Telegram и WhatsApp ПФР для мгновенного получения СТД.
- Интеграция СТД с цифровым профилем специалиста на платформе «Госуслуги.Работа».