Командировки — неотъемлемая часть деловой жизни многих россиян. Однако, чтобы работодатель мог безопасно возместить сотруднику расходы на проезд, проживание и суточные, важно правильно применять нормы Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) и актуальные разъяснения Минтруда и ФНС России. Ниже, подробный разбор правил 2026 года с учётом последних изменений.
Понятие «суточные» в Налоговом кодексе
Суточные — это фиксированная компенсация дополнительных расходов сотрудника, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. В НК РФ они упоминаются:
• в ст. 264 «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией» для организаций;
• в ст. 221 «Профессиональные налоговые вычеты» для ИП;
• в ст. 217 «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от НДФЛ)».
Размеры суточных, не облагаемых НДФЛ
С г. порядок выплаты суточных регулируется Письмами Минтруда России и ФНС, а также постановлениями Правительства РФ. На 2026 год действуют следующие лимиты без НДФЛ:
- 700 руб. за каждый день командировки по России;
- 2 500 руб. за каждый день зарубежной командировки.
Суммы, превышающие лимит, облагаются НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов сверх 5 млн руб. с г.).
Подтверждающие документы
Чтобы суточные признавать расходами и не облагать НДФЛ, работодателю достаточно:
- приказа о командировке;
- командировочного удостоверения (или электронного аналога в «Госуслугах»);
- отчёта о выполненной командировке с указанием дат выезда и возвращения;
- кассовых чеков и банковских выписки, только на дополнительные расходы, не покрытые суточными (питание, проезд и т.д.).
Новое с 2026 г.! Минтруд разрешил считать день выезда/возвращения полным днём, если поездка началась или завершилась после 00:00 по местному времени.
Учёт для работодателя
Упрощёнцы и Единый налоговый счёт
С г. действует Единый налоговый счёт (ЕНС). Все страховые взносы и НДФЛ перечисляются на один счёт: 031 006 430 000 000 001 30. Налоговый агент перечисляет НДФЛ с превышения над лимитами не позднее 28-го числа месяца, следующего за кварталом выплаты.
Учёт в бухгалтерии
- Суточные в пределах нормы, относить на расходы (счёт 26 «Общехозяйственные расходы»).
- Сверхнормативные — НДФЛ начисляется (счёт 68 «Расчёты по налогам и сборам»).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Нужно ли кассовый чек на суточные?
Нет. Суточные выплачиваются авансом и не требуют отчёта в виде чеков. Подтверждаются датами командировки.
Вопрос 2. Можно ли выдать суточные в день выдачи аванса?
Да. Работодатель выдаёт суточные до выезда сотрудника в командировку либо в день выдачи денег на проезд и проживание.
Вопрос 3. Как отразить в 6-НДФЛ превышение лимита?
В разделе 2 формы 6-НДФЛ строка 110 «Доход, облагаемый по ставке 13 %» указывается сумма превышения; строка 140 — удержанный НДФЛ.
Онлайн-инструменты и сервисы 2026
• Личный кабинет налогоплательщика — проверка задолженности по НДФЛ и страховым взносам.
• Госуслуги → «Мои командировки» — электронные командировочные удостоверения.
• Единый реестр субъектов МСП — проверка статуса компании для применения пониженных тарифов страховых взносов.
- Фиксируйте в локальных актах точные нормы суточных (не ниже государственных).
- Используйте электронные сервисы ФНС для автоматической проверки ИНН сотрудников.
- При превышении лимитов рассчитывайте и удерживайте НДФЛ в срок до 28-го числа следующего квартала.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов ФНС и минимизировать налоговые риски как для бизнеса, так и для самих сотрудников.
Последняя действующая редакция НК РФ с изменениями на 2025 г. и разъяснения Минтруда России от г. № 14-2/В-130.