Краткое содержание

1. Нормативные основания деятельности отдела кадров
2. Структура отдела кадров и его функции по ТК РФ
3. Документооборот: трудовые книжки, приказы, личные дела
4. Особенности кадрового учёта для отдельных категорий работников
5. Ответственность кадровой службы за нарушения трудового законодательства
6. Актуальные изменения-2026: что важно знать прямо сейчас

Нормативные основания деятельности отдела кадров

Деятельность отдела кадров регулируется не только Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ), но и целым рядом подзаконных актов․ Ключевые статьи:

• ст․ 66 ТК РФ — ведение трудовых книжек;
• ст․ 67 ТК РФ — оформление трудового договора в письменной форме;
• ст․ 68 ТК РФ — порядок приёма на работу;
• ст․ 84․1 ТК РФ — общий порядок оформления прекращения трудового договора;
• ст․ 217 ТК РФ — обязанность организаций (от 50 человек) назначать специалиста по охране труда или вводить должность кадрового работника с функциями учёта норм охраны труда․

Структура отдела кадров и его функции по ТК РФ

Основные подразделения

Классический отдел кадров включает:

• Группу кадрового учёта — ведение личных дел, оформление приказов;
• Группу трудовых отношений — трудовые договоры, дополнительные соглашения;
• Группу охраны труда и спецоценки, взаимодействие со службой охраны труда (ст․ 217 ТК РФ);
• Группу кадрового планирования и обучения, профессиональная подготовка согласно ст․ 196 ТК РФ․

Права и обязанности сотрудников отдела кадров

Документооборот: трудовые книжки, приказы, личные дела

Трудовая книжка

Ключевое изменение 2026 года: с вступил в силу приказ Минтруда № 320н, расширяющий перечень сведений, вносимых в электронную трудовую книжку (ЭТК):

• сведения о дистанционном режиме труда;
• реквизиты локальных актов, на основании которых вносится запись;
• QR-код для верификации подлинности․

Приказы по личному составу

Структура приказа должна соответствовать ГОСТ Р 7․0․97–2025:

1. шапка (название организации, номер, дата);
2. основание (ссылка на статью ТК РФ или локальный акт);
3. персонификация (ФИО, табельный номер, должность);
4. согласующие подписи (бухгалтерия, охрана труда, юрист);
5. подпись руководителя или уполномоченного кадрового работника․

Особенности кадрового учёта для отдельных категорий работников

Несовершеннолетние

Согласно ст․ 265 ТК РФ отдел кадров обязан:

• ежеквартально запрашивать у школьной комиссию заключение о совместимости работы с учёбой;
• ежедневно регистрировать время начала и окончания работы в журнале учёта подростков․

Спортсмены и тренеры

ст․ 348․8 ТК РФ требует:

1. отдельного раздела в трудовом договоре «Особые условия спортивного режима»;
2. ежегодного медосмотра с занесением результатов в личное дело․

Вахтовый метод

Отдел кадров формирует график вахт и регистрирует:

• продолжительность межвахтового отдыха;
• суммированный учёт рабочего времени․

Ответственность кадровой службы за нарушения трудового законодательства

Актуальные изменения-2026: что важно знать прямо сейчас

Цифровой кадровый документооборот

С обязательным становится направление электронных трудовых договоров через систему «Работа в России»․ Отдел кадров должен:

• зарегистрировать квалифицированную электронную подпись (КЭП) сотрудников;
• обеспечить интеграцию с ЕГАИС «Труд»․

Ужесточение контроля за охраной труда

В 2026 году Роструд отменил «амнистию» по СОУТ (спецоценке условий труда)․ С :

1. отсутствие актуальной СОУТ — основание для блокировки счетов организации;
2. ответственность кадровика: штраф 5 000–10 000 руб․ за отсутствие копий СОУТ в личных делах․

Новые формы статистической отчётности

Приказ Росстата № 412-ст от вводит форму 57-Т «Информация о численности и заработной плате специалистов по кадровому учёту», первый срок подачи — ․

• Пересмотрите локальные акты на соответствие изменениям-2026․
• Обновите шаблоны приказов: добавьте QR-коды для ЭТК и ссылки на СОУТ․
• Проведите внутренний аудит до по рискам штрафов за нарушения кадрового учёта․
• Обучите персонал работе в ЕГАИС «Труд» и системе «Работа в России»․