Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Выдача, хранение и оформление трудовой книжки регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и отдельными нормативными актами Министерства труда.
Нормативно‑правовая база
Ключевые статьи ТК РФ, касающиеся трудовой книжки:
- Статья 12. Выдача и хранение трудовой книжки.
- Статья 13. Порядок ведения трудовой книжки.
- Статья 14. Учет и хранение сведений о труде.
С 22 сентября 2025 г. в действие вступил обновлённый бланк СТД‑СФР (форма сведений о трудовой деятельности). Об этом предусмотрено Приказом Минтруда России № … от 09 августа 2025 г.
Кто обязан выдавать трудовую книжку?
Согласно статье 12 ТК РФ:
- Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку при приёме работника на работу, если у работника её нет.
- Если работник уже имеет трудовую книжку, работодатель обязан оформить в ней запись о приёме на работу.
- Выдача книжки должна происходить в течение трёх рабочих дней со дня подписания трудового договора (за исключением случаев, когда книжка находится у работника за границей).
Содержание и форма трудовой книжки
Трудовая книжка содержит следующие разделы:
- Внутренний лист (заполняется работодателем при приёме на работу).
- Раздел «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1, а с 2025 г. – форма СТД‑СФР).
- Разделы для записей о повышении квалификации, переводах, увольнении и др.
Обязательные сведения, фиксируемые в трудовой книжке:
- Дата и место выдачи (или возврата) книжки.
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО и адрес.
- Должность, разряд, квалификационная категория.
- Дата начала и (при необходимости) окончания трудового договора.
- Сведения о переводе, изменении условий труда, испытательном сроке (не более 2 недель, если срок договора от 2 до 6 мес., ст. 70 ТК РФ).
- Дата и причина увольнения.
Порядок оформления записи
Запись в трудовую книжку производится:
- Руководителем организации либо уполномоченным лицом (обычно HR‑менеджером).
- Подписью и печатью работодателя.
- С использованием официальных шрифтов и чернильных чернил (чёрный цвет).
- Соблюдением хронологической последовательности – новые записи ставятся в конец книги.
Ответственность за нарушение порядка выдачи
Нарушения могут повлечь:
- Штрафы для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Отказ в предоставлении государственной услуги (например, при оформлении пенсии) до исправления записей.
- Гражданско‑правовую ответственность за причинённый моральный ущерб работнику.
Практические рекомендации работодателю
- Подготовьте шаблоны. Храните в отделе кадров образцы заполненных страниц, чтобы избежать ошибок.
- Контролируйте сроки. Создайте автоматический напоминатель в HR‑системе о трёхдневном сроке выдачи книжки.
- Обучайте персонал. Проводите инструктажи по правильному заполнению формы СТД‑СФР.
- Ведите резервные копии. С 2025 г. реквизиты могут быть внесены в электронный реестр – храните сканы записей.
- Учитывайте особенности договоров. При срочном трудовом договоре сроком от 2 до 6 мес. испытательный период может быть до 2 недель (ст. 70 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работник уже имеет трудовую книжку?
Работодатель вносит запись о приёме на работу в уже существующую книжку. При этом сохраняется оригинальная первая страница с данными о предыдущих местах работы.
Можно ли отдать электронную копию трудовой книжки?
С 2023 г. вводится электронный формат трудовой книжки, но в РФ пока официально признаётся только бумажный вариант. Электронные копии могут использоваться в качестве вспомогательного документа, однако оригинал остаётся обязательным.
Как оформить перевод работника на другую должность?
Согласно Приказу Минтруда от № 14‑6/ООГ‑6058, перевод оформляется письмом‑приказом, в котором указываются:
- Новая должность и оклад.
- Дата вступления в силу.
- Основание (например, завершение проекта).
Эти сведения вносятся в трудовую книжку в отдельной строке.
Что происходит, если работник утерял трудовую книжку?
Работодатель выдаёт замену, внося запись о выдаче «заменяющей» книжки. При этом в оригинальной книжке делается запись о её утере.
Выдача и правильное ведение трудовой книжки – фундаментальная обязанность работодателя, закреплённая в Трудовом кодексе РФ. Соблюдение сроков, точность записей и использование актуальных форм (СТД‑СФР с 2025 г.) позволяют избежать штрафов и обеспечить работнику надёжное подтверждение трудового стажа, необходимого для пенсионных и социальных выплат.
Помните: своевременная выдача книжки – это не только юридическое требование, но и важный элемент построения доверительных трудовых отношений.