Каждый работодатель обязан строго соблюдать процедуру приёма на работу, установленную Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․
Нарушение даже одной из стадий может повлечь административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ) и трудовые споры․
Ниже приведён полный алгоритм с опорой на ст․ 65 и 68 ТК РФ, включая все последние изменения 2025 года․

Документы, которые работник обязан предоставить (ст․ 65 ТК РФ)

С 01 января 2025 года перечень остался без изменений․ Работник вручает работодателю:

1. Паспорт гражданина РФ или документ, его заменяющий (для иностранцев — миграционная карта + патент/вид на жительство)․
2. Трудовая книжка (за исключением первого трудоустройства или работы по совместительству)․
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)․
4. Сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 (если трудовой книжки нет либо она электронная)․
5. Документы воинского учёта (для лиц, подлежащих призыву)․
6. Диплом или аттестат об образовании, если это предусмотрено требованиями к должности․
7. Справка об отсутствии судимости и/или медицинское заключение, только если такое требование прямо установлено федеральным законом (например, при работе с детьми, в транспорте, на «госзакрытых» объектах)․

Важно! Запрещено требовать любые дополнительные документы, не указанные в ст․ 65 ТК РФ (письмо Роструда № 2199-6-1 от )․

Документы, которые работодатель вправе запросить

• Согласие на обработку персональных данных (ст․ 9 ФЗ-152)․
• Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы — для расчёта НДФЛ по ставке 15 % при доходах свыше 2,4 млн руб․
• Заявление на налоговый вычет на детей (если работник претендует)․
• Дополнительное медицинское заключение — при условиях труда классом выше 3․1 (ст․ 213 ТК РФ)․

Пошаговый алгоритм приёма на работу (ст․ 68 ТК РФ)

Шаг 1․ Предварительные действия

Проверьте наличие вакантного штатного расписания и подготовьте проект трудового договора, соответствующий ст․ 57 ТК РФ․

Шаг 2․ Ознакомление кандидата с локальными актами

До подписания трудового договора выдайте под роспись:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор (если есть);
• должностную инструкцию;
• инструкции по охране труда и технике безопасности․

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается до начала фактической работы․
Если договор срочный — срок не более 5 лет (п․ 2 ст․ 58 ТК РФ)․

Шаг 4․ Издание приказа о приёме

• Форма Т-1 или Т-1а (для совместителей)․
• В приказе обязательно должны совпадать: должность, оклад, подразделение, условия испытания (если есть) с тем, что оговорено в трудовом договоре․
• Срок издания: в день начала работы․

Шаг 5․ Ознакомление с приказом

Работник подписывает приказ в трёхдневный срок со дня фактического допуска к работе․
По требованию работника выдаётся заверенная копия приказа․

Шаг 6․ Регистрация в кадровых информационных системах

1. Внести запись в трудовую книжку или в раздел 1․1 формы ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после подписания приказа․
2. Отправить сведения о трудоустройстве в СФР (Система федерального регистра) — срок до первого числа следующего месяца․
3. Оформить личную карточку формы Т-2․

Особые категории работников

Матери с детьми до 3-х лет

С 01 июля 2025 года вступил в силу ФЗ-145-ФЗ: при приёме на работу матери с детьми до 3-х лет устанавливается запрет на испытательный срок․

Несовершеннолетние (до 18 лет)

• Требуется письменное согласие одного из родителей и органа опеки․
• Обязательна предварительная медицинская комиссия (ст․ 266 ТК РФ)․

Иностранцы, не имеющие оснований для пребывания

С 05 февраля 2025 года внесены изменения в ФЗ-115: такие лица не могут быть допущены к трудовой деятельности, даже если работодатель готов оформить патент․

Примеры ошибок и ответственность

Чек-лист для кадрового специалиста (печатайте и пользуйтесь)

1. ☐ Проверены документы по ст․ 65 ТК РФ․
2. ☐ Кандидат ознакомлен со всеми ЛНА под роспись․
3. ☐ Подписан трудовой договор до начала работы․
4. ☐ Издан приказ Т-1, согласован с договором․
5. ☐ Работник подписал приказ в трёхдневный срок․
6. ☐ Записи внесены в трудовую книжку/ЕФС-1․
7. ☐ Сведения отправлены в СФР․
8. ☐ Выдана заверенная копия приказа по запросу․

Приём на работу в 2025 году стал ещё более регламентированным: расширились обязанности работодателя по информированию, ужесточились сроки отчётности в СФР, появились новые льготы для матерей․
Соблюдайте алгоритм, приведённый выше, и вы избежите штрафов, споров с инспекцией и недовольства новых сотрудников․

Дата актуализации: 04 июля 2026 г․