04 июля 2026 г. Экспертиза ценности документов — это не разовая «чистка» архива, а циклический процесс, который состоит из трёх последовательных этапов. Если первый этап, подготовительный, второй — непосредственно анализ и отбор документов, то третий этап завершает всю процедуру, превращая экспертные решения в юридически значимые акты и окончательно определяя судьбу каждого дела. Ниже — подробно, что именно он предусматривает.

Что такое третий этап экспертизы ценности документов?

Третий этап, это заключительный комплекс мероприятий, который начинается после того, как экспертная комиссия приняла решения о ценности каждого документа и согласовала сроки хранения. На этом этапе:

• оформляются официальные акты экспертизы;
• составляются итоговые описи дел;
• готовятся акты на уничтожение документов с истекшими сроками;
• дела, признанные ценными, упорядочиваются для последующего хранения или передачи в архив федерального уровня.

Ключевые процедуры третьего этапа

Составление и утверждение протокола заседания ЭК

Результаты заключительного заседания экспертной комиссии оформляются в виде протокола, который должен содержать:

1. дату и место проведения заседания;
2. состав комиссии (Ф. И. О., должности, подписи);
3. перечень дел, подлежащих отбору;
4. установленные сроки хранения (постоянное, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет, уничтожение);
5. мотивировку решений по спорным делам.

Формирование итоговой описи дел

Для документов, оставляемых в организации или передаваемых в Госархив, составляется опись по установленному формуляру. В неё вносят:

• индекс дела;
• заголовок;
• крайние даты;
• количество листов;
• установленный срок хранения с обязательной отметкой вида:
  «Протокол ЭК от № 5, срок хранения — 75 лет».

Составление акта о выделении к уничтожению

По документам, признанным неценными и подлежащими уничтожению, готовится акт установленной формы (пример формы № 8-ТМ-1). Акт включает:

1. реквизиты организации;
2. наименование категории документов (например, «Дела по личному составу, срок хранения 5 лет, истек »);
3. количество единиц хранения и листов;
4. способ уничтожения (шредер, макулатура);
5. подписи руководителя, главного бухгалтера и членов ЭК;
6. дату утверждения и номер приказа.

Важно: до подписания акта обязательна повторная сверка наличия и состояния дел, чтобы исключить случайные утраты.

Упорядочение и передача документов постоянного хранения

Дела, признанные «постоянно хранимыми»:

• систематизируются по номенклатуре;
• снабжаются коробами/папками с этикетками;
• составляется акт приёма-передачи в архив (форма № 1-НД).

Передача осуществляется не позднее 1 марта следующего за экспертным годом (п. 7.1.2 Приказа ФАР № 236).

Кто отвечает за третий этап?

Частые ошибки и как их избежать

• Нарушение сроков. Уничтожение документов возможно только после утверждения акта и истечения 15-дневного срока на обжалование.
• Отсутствие меток в номенклатуре. После экспертизы обязательно внести в графу «Примечание» номер протокола ЭК и дату.
• Неполный комплект подписей. Акт без подписи главного бухгалтера или руководителя не имеет юридической силы.

Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает юридическое оформление всех принятых решений, окончательное распределение дел по категориям хранения и подготовку к уничтожению устаревших документов. Его соблюдение гарантирует:

1. сохранность ценной информации;
2. снижение рисков при проверках Росархива;
3. экономию пространства и средств на содержание архива.

Выполнив все процедуры третьего этапа, организация закрывает полный цикл экспертизы и может начинать новый — уже с актуализированной номенклатурой и чётким пониманием, какие документы требуют особого внимания в будущем.