Краткий анонс. В данной статье разберёмся, какие документы работодатель обязан выдать работнику, в какой срок, в каком виде и что делать, если работодатель отказывается это делать. Вся информация основана на актуальной редакции Трудового кодекса РФ (статья 62).

Какие документы подпадают под действие статьи 62 ТК РФ?

• Трудовая книжка (оригинал или заверенная копия)
• Справка о заработной плате за 2 года (формы 182н и 2-НДФЛ)
• Копия приказа о приёме на работу, переводе, увольнении
• Копия должностной инструкции
• Сведения о стаже и периодах уплаты страховых взносов (СЗВ-СТАЖ)
• Любые иные документы, которые работник запрашивает в письменной форме и которые касаются его трудовой деятельности в организации

Кто может запросить документы?

Любой работник (независимо от формы трудоустройства: штат, совместительство, договор ГПХ, если он фактически оформлен как трудовой).
Кроме того:

• бывший работник;
• уполномоченный представитель работника (нотариус, доверенное лицо);
• наследники работника в случае его смерти.

Как подаётся запрос?

1. Письменно — на бумажном носителе лично через секретариат или кадровую службу.
2. Электронно, через электронную подпись на корпоративный e-mail, либо через госуслуги (если работодатель подключён к системе).
3. Заказным письмом — актуально для бывших сотрудников или наследников.

Важно: в запросе указывают точное наименование документов, дату(-ы) и цель (например, «для предоставления в ПФР», «для оформления пенсии»).

Сроки выдачи

Формат и заверение

Документы могут быть выданы:

• На бумажном носителе — с обязательной печатью организации, подписью ответственного лица и пометкой «Копия верна».
• В электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Пример штампа кадровой службы:
Копия верна. Заверено кадровой службой ООО «Ромашка». Подпись: Иванова Н.Н., дата . Печать.

Что делать, если отказывают?

1. Фиксируем отказ — берём письменный ответ с указанием причины или фиксируем факт отказа на диктофон (с согласия сотрудника).
2. Обращаемся в инспекцию труда — через онлайнинспекция.рф или личный приём.
3. Подаём жалобу в прокуратуру — если есть признаки уголовного преступления (ст. 165 УК РФ, причинение имущественного ущерба).
4. Суд — взыскиваем компенсацию за задержку и моральный вред (ст. 237 ТК РФ).

Ответственность работодателя

Частые вопросы

Вопрос:

Может ли работодатель потребовать плату за копии?

Ответ: Нет. Стоимость бумаги и расходы на копировальные услуги не взимаются с работника (ст. 62 ТК РФ, п. 2).

Сколько раз можно запрашивать справку 2-НДФЛ?

Ответ: Столько, сколько необходимо. Ограничений по количеству запросов нет.

Работодатель говорит, что архив утерян после переезда. Что делать?

Ответ: Требуйте восстановления записей через ПФР или ФСС, а также обращайтесь в трудовую инспекцию: утрата трудовых книжек и документов — прямое нарушение ст. 66 ТК РФ и ст. 62.

Шаблон заявления

Начальнику отдела кадров
ООО «Ромашка»
от Петрова А.А.

Заявление
о выдаче копий трудовых документов

Прошу выдать мне заверенные копии следующих документов:
Приказ № 15-к от «О приёме на работу».
Должностная инструкция инженера-конструктора.
Справка о заработной плате за 2022–2023 гг. (форма 182н).

Цель: предоставление в ПФР для расчёта пенсии.
Адрес для направления: 123456, г; Москва, ул. Лесная, д. 10, кв. 15.

Подпись: ___________/Петров А.А./

Статья 62 ТК РФ — важный инструмент защиты прав работника. Помните: вы имеете право получать сведения о своей трудовой деятельности бесплатно и в короткий срок. При нарушении прав не откладывайте обращение в контролирующие органы.

Ключевая фраза: «Отказ работодателя выдать документы в трёхдневный срок — прямое нарушение закона и основание для привлечения к ответственности».