В современных компаниях всё чаще встречаются сотрудники, совмещающие работу с обучением в вузах, колледжах или на курсах повышения квалификации. Для таких работников законодательство предусматривает специальные отпуска – учебные отпуска. Несмотря на то, что термин «учебный отпуск» прямо в Трудовом кодексе (ТК РФ) не используется, его порядок регулируется рядом статей ТК и Налогового кодекса (НК РФ). В статье рассмотрим, какие нормы регулируют предоставление и оплату учебного отпуска, как правильно оформить его в бухгалтерии и какие налоговые последствия могут возникнуть.

Что такое учебный отпуск?

Учебный отпуск – это временное освобождение работника от выполнения трудовых обязанностей с целью получения профессионального или высшего образования, а также прохождения заочного обучения. Он может быть как оплачиваемым, так и неоплачиваемым (отпуск за свой счёт). Основные цели:

• подготовка квалифицированных кадров;
• повышение конкурентоспособности предприятия;
• соблюдение требований работодателя к уровню квалификации персонала.

Нормативно‑правовая база

2.1 Трудовой кодекс РФ

Учебный отпуск регулируется следующими статьями ТК РФ:

• Статья 173 – общие положения о дополнительных отпусках с сохранением среднего заработка;
• Статья 174 – отпуск без сохранения заработной платы;
• Статья 176‑177 – порядок расчёта среднего заработка и порядок предоставления отпусков.

ТК РФ не вводит отдельного термина «учебный отпуск», однако в практике применяется понятие «дополнительный отпуск для научно‑учебной работы», которое полностью покрывает нужды работников‑студентов.

2.2 Налоговый кодекс РФ

Для налогового учёта важны две статьи НК РФ:

• Статья 217 – перечень доходов, не подлежащих налогообложению НДФЛ (в т.ч. часть компенсаций за учебный отпуск, если она оформлена как возмещение расходов);
• Статья 252 – порядок документирования расходов работодателя, в т.ч. расходов на оплату учебных отпусков, при расчете налога на прибыль.

Условия предоставления учебного отпуска

Согласно ТК РФ (ст. 173‑176), работник имеет право на учебный отпуск, если одновременно выполнены следующие четыре условия:

1. Наличие официального документа о зачислении в образовательное учреждение (договор, приказ, справка).
2. Согласование сроков обучения с работодателем (обычно не менее 30 дней до начала обучения).
3. Наличие трудового договора (постоянный или срочный) и отсутствие ограничений в коллективном договоре.
4. Соблюдение установленных сроков – учебный отпуск не может превышать 2 мес. в календарном году, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Порядок оформления учебного отпуска

Для корректного оформления необходимо выполнить несколько шагов:

1. Заявление работника. Сотрудник подаёт письменную заявку (в электронном виде или на бумаге) с указанием даты начала и окончания отпуска, а также копию документа о зачислении.
2. Согласование с руководителем. Руководитель рассматривает заявку, проверяет соответствие условиям и издаёт приказ о предоставлении учебного отпуска.
3. Регистрация в кадровой системе. Приказ фиксируется в личном деле работника, в журнале отпусков и в системе учёта персонала.
4. Оформление справки‑вызова. При необходимости работнику выдается справка‑вызов в учебное заведение (для заочного обучения).
5. Уведомление бухгалтерии. Бухгалтерия получает копию приказа и рассчитывает отпускные выплаты (если отпуск оплачиваемый).

Оплата учебного отпуска

Оплата зависит от того, какой тип отпуска предоставлен:

• Оплачиваемый учебный отпуск – выплачивается средний заработок, рассчитанный по правилам статьи 176 ТК РФ (за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску). Выплаты учитываются в расчёте налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов.
• Неоплачиваемый отпуск (отпуск за свой счёт) – заработок не выплачивается, соответственно, никаких налоговых обязательств у работника нет.

Важно помнить, что даже при оплате учебного отпуска в случае увольнения работника (особенно по срочному договору) работодатель не имеет права удерживать полученные средства из расчётных выплат (постановление Роструда). Это правило фиксировано в практике 2026 года.

5.1 Расчёт среднего заработка

Средний заработок рассчитывается по формуле:

Средний заработок = (Сумма всех выплат за 12 месяцев, предшествующих отпуску) / (Количество календарных дней в этих 12 месяцах)

В расчёт включаются:

• оклад;
• премии, надбавки, компенсации за проезд к месту обучения (если они облагаются НДФЛ);
• все выплаты, указанные в статье 252 НК РФ как расходы работодателя.

Налоговые последствия

6.1 НДФЛ

Оплачиваемый учебный отпуск считается доходом работника и облагается НДФЛ по ставке 13 % (для резидентов). Однако часть выплат может быть освобождена от налогообложения, если они классифицируются как компенсация расходов (транспорт, учебные материалы) в соответствии со статьёй 217 НК РФ.

6.2 Страховые взносы

На сумму отпускных начисляются обязательные страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС в обычном размере (38 % от фонда оплаты труда). Если отпуск неоплачиваемый – взносы не начисляются.

6.3 Учет расходов работодателя

Согласно статье 252 НК РФ, расходы на оплату учебного отпуска могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль как документально подтверждённые расходы. Для этого необходимо:

• иметь приказ о предоставлении отпуска;
• выписку из расчётов по отпускным;
• платёжные документы (банковские выписки).

Случаи, когда отпуск не оплачивается

• Если работник берёт отпуск за свой счёт (по желанию или по согласованию, но без сохранения заработка).
• Если в период учебного отпуска оформлен больничный лист – он оплачивается согласно правилам больничного, а не учебного отпуска.
• Если работник отказывается от предоставления документов, подтверждающих обучение.

Практические рекомендации для работодателей

1. Внедрить внутреннюю инструкцию по оформлению учебных отпусков (шаблоны заявлений, порядок согласования, расчёт среднего заработка).
2. Контролировать срок обучения – не превышать 2 мес. без согласования с профсоюзом или коллективным договором.
3. Точно документировать все выплаты (приказ, расчётные листы, банковские выписки) для последующего налогового учёта.
4. При расчёте НДФЛ использовать справку 2‑НДФЛ, где указать, какие выплаты являются компенсацией расходов и подлежат освобождению от налога.
5. Следить за изменениями в законодательстве – в 2026 году Роструд уточнил правила оплаты проезда к месту учёбы, что может влиять на налоговый учёт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Кто имеет право на учебный отпуск?

Любой работник, зачисленный в образовательное учреждение на очное или заочное обучение, при условии выполнения четырёх базовых требований (см. пункт 3).

9.2 Какой максимум отпуск может длиться?

Стандартный срок – до 2 месяцев в календарном году. При наличии коллективного договора срок может быть увеличен, но не более 4 месяцев.

9.3 Нужно ли платить за учебный отпуск, если работник получает стипендию?

Стипендия считается отдельным доходом и не влияет на обязательство работодателя платить отпускные, если отпуск предоставлен как оплачиваемый.

9.4 Как учитывается проезд к месту учёбы?

По решению работодателя, компенсация проезда может быть выплачена в виде необлагаемой суммы (ст. 217 НК РФ) при условии предоставления подтверждающих документов (билеты, справки).

9.5 Можно ли удержать часть отпускных при увольнении?

Нет. По законодательству 2026 года удержание средств, выплаченных за учебный отпуск, при окончании трудового договора запрещено.

Учебный отпуск – важный инструмент, позволяющий сочетать работу и повышение квалификации. Правильное оформление и расчёт отпускных требуют чёткого соблюдения норм Трудового кодекса (ст. 173‑177) и Налогового кодекса (ст. 217, 252); Для работодателя ключевыми моментами являются:

• документальное подтверждение права работника на отпуск;
• корректный расчёт среднего заработка;
• правильный учёт выплат в налоговой и страховой отчетности;
• соблюдение ограничений по срокам и невозможность удержания выплат при увольнении.

Соблюдая эти правила, компания защищает себя от проверок трудовой инспекции и налоговых органов, а сотрудники получают законные гарантии для продолжения образования.