УПД – это документ, объединяющий в себе функции счета‑фактуры, товарно‑транспортной накладной, акта выполненных работ и других передаточных бумаг. С 2024 года в России вступил в силу новый формат УПД, который изменил требования к реквизитам, порядок электронного оформления и алгоритм перехода на новую форму.

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) применяется:

• для учета поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг и передачи имущественных прав;
• как в бухгалтерском учёте, так и в целях налогообложения (особенно НДС);
• в качестве основы для расчёта налогов и формирования отчётности в Федеральной налоговой службе (ФНС).

УПД заменил традиционные бумажные формы (счёт‑фактуру, накладную, акт) и позволяет вести документооборот в полностью электронном виде.

Нормативно‑правовая база

Основные акты, регламентирующие УПД:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) – статьи 169‑176 (общие положения о НДС), статья 171 (основные требования к счет‑фактуре) и статья 173 (передаточные документы).
2. Федеральный закон от № 103‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – определяет необходимость документального подтверждения операций.
3. Постановление Правительства РФ от № 1137 «Об утверждении форм бухгалтерской (налоговой) отчётности» – содержит требования к формам УПД до 2024 года.
4. Приказ ФНС России от № 970 – утверждает новый формат УПД (введённый с ).
5. Письмо ФНС России от № ЕА‑4‑26/2486 – даёт рекомендации по работе с новым форматом, в т.ч. по заполнению полей 12‑14, связанным с прослеживаемыми товарами.
6. Письмо ФНС России от № ЗГ‑2‑3/19079 – разъясняет порядок перехода на электронный УПД и взаимодействие с операторами электронного документооборота (ЭДО).
7. Приказ Минюста РФ от № ЕД‑7‑26/970 – дополнительно фиксирует требования к электронным форматам УПД и УКД.

Новый формат УПД: ключевые изменения (с )

С 1 октября 2024 года УПД имеет две официальные версии: бумажную и электронную. Основные нововведения:

• Добавлены графы 12‑14 – сведения о прослеживаемых товарах (наименование, количество, стоимость без НДС, код маркировки).
• В строке 5а указывается наименование документа об отгрузке (например, «Товарно‑транспортная накладная № 123 от »).
• Упрощён порядок указания номера и даты основания (документ, на основании которого выставлен УПД) – теперь это отдельный реквизит, а не привязка к строке счета‑фактуры.
• Для непрослеживаемых товаров заполнение граф 12‑14 не обязательно, однако при их наличии обязательна проверка соответствия кода маркировки в единой системе маркировки.
• Новая форма поддерживает мульти‑валютность и возможность указать стоимость в валюте без пересчёта в рубли.
• Введён поле «Статус УПД» (значения 1‑3) – позволяет различать первичный документ, корректировочный и документ‑платёж.

Алгоритм перехода на новый формат УПД

Переходный период длится до 31 декабря 2025 года. Рекомендованный план действий:

1. Аудит текущих документов – выяснить, какие УПД уже используются, какие системы их генерируют.
2. Обучение персонала – провести семинары для бухгалтеров, казначейств и IT‑специалистов о новых реквизитах.
3. Обновление программного обеспечения – установить версии 1.3+ в системе ERP/Бухсофт, которые поддерживают новые поля и электронный обмен через ОЭДО.
4. Тестовый запуск – сформировать несколько пробных УПД в sandbox‑окружении ФНС, проверить их прием через операторов ЭДО.
5. Внедрение в рабочий процесс – с использовать новую форму для всех новых операций; старые УПД могут применяться только в рамках переходного периода.
6. Контроль качества – ежемесячно сверять количество и корректность заполнения полей 12‑14, вести журнал отклонений.
7. Финальная миграция – к полностью отказаться от старой формы, включить обязательную передачу УПД в электронном виде через аккредитованного оператора.

Основные реквизиты УПД (новая форма)

УПД и электронный документооборот

С 2024 года ФНС требует, чтобы УПД передавался в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Ключевые требования:

• Формат XML, структура соответствует схеме, опубликованной ФНС (XSD‑файлы доступны на официальном портале).
• Подпись документа – КЭП (квалифицированный электронный подпись) или ЭЦП (электронная цифровая подпись) в соответствии с ФЗ‑63.
• Отправка УПД должна происходить в течение 24 часов с момента его создания.
• Ответный код 200 OK от ФНС считается подтверждением приёма; в случае отказа необходимо исправить ошибку и повторно отправить.

Практические рекомендации из письма ФНС № ЕА‑4‑26/2486

1. Заполняйте графы 12‑14 только после проверки кода маркировки в системе «Единый реестр маркированных товаров».
2. Для корректировочных УПД (УКД) используйте отдельный тип документа – указав в графе 16 значение «2».
3. Если в одной поставке участвуют как прослеживаемые, так и непрослеживаемые позиции, разбейте их на два УПД (это упрощает проверку в ФНС).
4. Сохраняйте оригиналы УПД в электронном виде не менее 5 лет – архивировать следует в формате PDF/A‑2, сопроводив подписью.
5. Внедрите автоматическую проверку поля «Статус УПД» в ERP‑системе, чтобы избежать случайного выставления корректировочного документа вместо первичного.

Последствия несоблюдения требований

Нарушения могут привести к:

• Штрафу по статье 122.2 НК РФ – до 5 % от суммы налога, недоучтённого из‑за неправильного УПД.
• Блокировке доступа к электронному документообороту (отказ в приёме УПД через ЭДО).
• Отказе в признании расходов в бухгалтерском учёте, что приводит к увеличению налогооблагаемой базы.
• Возможным проверкам со стороны налоговой инспекции и необходимости представления корректирующих документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Q1: Можно ли использовать старый формат УПД после ?

Да, в переходный период (до ) старый формат допускается, но только если получатель согласен и в системе ФНС не обнаружено ошибок. После старый формат будет полностью запрещён;

Q2: Что делать, если в товаре нет кода маркировки?

Если товар не относится к категории прослеживаемых (по Постановлению Правительства РФ от № 1137), графы 12‑14 оставляются пустыми. При ошибочном указании кода маркировки документ будет отклонён ФНС.

Q3: Как оформить корректировочный УПД (УКД)?

Создайте новый документ, укажите в графе 16 значение «2», укажите реквизиты оригинального УПД (номер, дата) в поле «Основание корректировки», а в графах 6‑11 укажите только изменённые позиции.

Q4: Нужно ли подписывать УПД в бумажном виде?

Если УПД передаётся в электронном виде через аккредитованного оператора, подпись в бумажном виде не требуется. При печати для архивных целей рекомендуется использовать печатную форму с КЭП.

Q5: Какие операторы ЭДО одобрены ФНС?

Список аккредитованных операторов публикуется ежегодно на сайте ФНС в разделе «Электронный документооборот». Среди самых популярных – «Тензор», «МойСклад», «Контур.Диадок», «СБИС».

Новый формат УПД, утверждённый приказом ФНС № 970 от , значительно расширил функциональность передаточного документа, добавив возможности для маркировки товаров и более гибкого указания оснований выставления счета‑фактуры. Чтобы избежать штрафов и обеспечить корректный учёт НДС, предпринимателям необходимо:

• внедрить обновлённые программные решения, поддерживающие новые графы;
• обучить персонал работе с электронным УПД и операторами ЭДО;
• внедрить автоматический контроль заполнения полей 12‑14 и статуса документа;
• в течение 2025 года полностью перейти на новый электронный формат.

Только при соблюдении всех требований УПД будет выполнять двойную функцию – документировать экономическую сделку и служить надёжной базой для расчёта налогов.

Дата актуализации статьи: