Уведомление о приёме на работу – это официальный документ, которым организация (в данном случае Управление Федеральной службы исполнения наказаний, УФСИН) информирует заинтересованные органы и собственных сотрудников о заключении трудового договора с новым работником. Данный документ имеет юридическую силу и регулируется Трудовым кодексом РФ, а также внутренними нормативными актами УФСИН.

Правовая основа уведомления

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 65‑71).
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (для государственных служащих УФСИН).
• Приказ Минюста России № ТК‑1/2013 «Об утверждении Положения о порядке оформления и ведения кадровой документации».
• Внутренние нормативные акты УФСИН (приказы, инструкции, регламенты).

Кому и в какие сроки направляется уведомление

1. Внутренним подразделениям УФСИН (отдел кадров, бухгалтерия, отдел охраны труда и др.) – в течение 3‑х рабочих дней с момента подписания трудового договора.
2. Органам государственного надзора (Федеральная служба по труду и занятости, Пенсионный фонд, ФНС) – в сроки, установленные законодательством (обычно в течение 5‑7 дней).
3. Сотрудникам подразделения, с которым будет работать новый специалист – в течение 1‑го рабочего дня, чтобы обеспечить оперативную адаптацию.

Содержание уведомления

Структура документа может варьироваться, но в большинстве случаев включаются следующие обязательные реквизиты:

Формат и способ отправки

• Печатный вариант – используется для официального архива и при передаче в органы надзора.
• Электронный вариант – отправляется по электронной почте в формате PDF, с цифровой подписью (если предусмотрено).
• Для внутреннего оповещения часто используют корпоративный портал УФСИН (интранет) – публикация в разделе «Кадровые новости».

Пример типового уведомления

УФСИН России по г. Москве



УВЕДОМЛЕНИЕ



№ 2026‑15 от г.



О приёме на работу сотрудника



В соответствии с пунктом 4 статьи 71 Трудового кодекса РФ и Приказом Минюста России № ТК‑1/2013 от г. информируем о заключении трудового договора с гражданином:



ФИО: Петрова Мария Сергеевна


Дата рождения: 


Должность: Инспектор отдела исполнения наказаний


Трудовой договор №: Т/Д‑2026‑042


Дата начала работы: г.


Условия труда: оклад 85 000 ₽, надбавка за выслугу лет 5 %, график 5/2, место работы – отдел № 3, здание А.



Данный документ направлен:

 
В отдел кадров – для внесения записи в личное дело.
 
В бухгалтерию – для расчёта заработной платы.
 
В отдел охраны труда – для проведения инструктажа.



Руководитель подразделения Специалист отдела кадров



_____________________/И. Иванов _____________________/А. Смирнова

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие указания даты начала работы – это приводит к путанице в расчёте соцотчислений.
• Неоформленный в электронном виде документ без цифровой подписи при отправке в органы ФНС.
• Недостоверные данные (ошибки в ФИО, дате рождения, номере договора).
• Отсутствие копии уведомления в личном деле сотрудника – нарушается порядок кадрового делопроизводства.

Порядок архивирования

После рассылки уведомления копия (печатная и электронная) помещается в личное дело нового сотрудника и в дело отдела кадров. Электронные версии хранятся в системе документооборота УФСИН не менее 5 лет, а в случае увольнения – до 10 лет в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Уведомление о приёме на работу в УФСИН – важный элемент кадрового документооборота, который обеспечивает законность трудовых отношений, своевременный расчёт заработной платы и соблюдение требований надзорных органов. Тщательное соблюдение установленного порядка оформления, содержания и сроков отправки уведомления способствует эффективной работе подразделения и минимизирует риск административных санкций.

Автор статьи: эксперт по кадровому делопроизводству УФСИН, 2026 г.