Что говорит статья 66 ТК РФ
Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации закрепляет обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, трудовой договор с которым заключён сроком более пяти дней. Это основной документ о трудовой деятельности работника и его стаже. Нарушение установленного порядка ведения грозит штрафами от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.
Приказ Минтруда № 320 н от
Актуальные правила хранения и заполнения изложены в Приказе Минтруда России № 320 н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Ниже — ключевые требования, которые должен знать каждый кадровик и бухгалтер.
Обязанности работодателя
- Вести журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (п. 40 Приказа).
- Хранить книжки в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем сохранность.
- Оформлять каждую запись строго чернилами черного или синего цвета, без сокращений и исправлений.
- Вносить сведения о приёме, переводе и увольнении не позднее недели со дня издания приказа.
Порядковый номер записи
В трудовой книжке каждая запись имеет порядковый номер. Он проставляется в арабских цифрах подряд без пропусков. Если запись была ошибочной и аннулируется, её нумерация сохраняется, а рядом ставится пометка «Аннулировано». Это нужно, чтобы не нарушать хронологию и избежать претензий трудовой инспекции.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С работник вправе выбрать электронный формат вместо бумажного. Тогда сведения формируются в системе ПФР. Однако работодатель всё равно обязан:
- Выдать бумажную книжку по запросу работника.
- Контролировать корректность сведений в информационной системе ПФР.
- Направлять сведения о приёме и увольнении в течение пяти рабочих дней.
Как оформить запись о приёме на работу (пример)
№ записи: 1
Сведения о приёме: Принят в должность экономиста отдела планирования с 08 апреля 2026 г.
Основание: Приказ № 32-к от
Распространённые ошибки и их последствия
- Исправления без оформления — недопустимы. Исправленную запись заверяют подписью руководителя и печатью.
- Пропуск порядкового номера считается нарушением, даже если запись корректна.
- Отсутствие журнала учёта карается штрафом до 5 000 рублей на должностное лицо.
Соблюдение порядка ведения трудовой книжки — это не только требование закона, но и защита прав работника и работодателя. Грамотное хранение, точные записи и внимательность к деталям позволяют избежать конфликтов и проверок трудовой инспекции. Помните: «Порядок бьёт класс» — в сфере кадрового делопроизводства это не фразеологизм, а жизненное правило.