Актуальность темы․ С 07:44:35 во многих российских компаниях HR-специалисты и бухгалтера ежедневно сталкиваются с вопросами: какие документы обязан выдать работодатель по письменному запросу сотрудника, в какие сроки и в каком виде? Ответы на эти вопросы содержит часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ․ Ниже — подробная инструкция, примеры заявлений, типичные ошибки и свежая судебная практика․

Что говорит закон: дословный текст ст․ 62 ТК РФ

Согласно ч․ 1 ст․ 62 ТК РФ:

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику заверенные надлежащим образом:

• копии документов, связанных с работой (копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах, отпусках, увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др․);
• другие документы, предусмотренные уставом или локальными нормативными актами организации»․

Пошаговый алгоритм: как работнику получить нужные документы

Шаг 1․ Составляем письменное заявление

Форма заявления свободная, но должна быть исключительно письменной (электронная подпись допускается, если внутренними документами компании предусмотрен обмен электронными документами)․

Образец:

Иванову И․ И․,
генеральному директору ООО «Ромашка»
от Петрова П; П․, менеджера отдела продаж

Заявление
Прошу выдать мне заверенные копии следующих документов:
Приказ о приёме на работу от № 15-к․
Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев для предоставления в Пенсионный фонд․
Копия трудового договора от ․

Шаг 2․ Регистрируем заявление

• В секретариате/отделе кадров ставится входящий номер․
• На втором экземпляре (если подаётся лично) ставится отметка о приёме с указанием даты и времени․
• При онлайн-подаче сохраняется электронная копия письма (в формате ․eml или PDF)․

Шаг 3․ Работодатель готовит копии

Шаг 4․ Выдача в 3-дневный срок

Срок исчисляется рабочими днями․ Например, заявление подано (вторник), значит последний день выдачи — (пятница)․

Частые вопросы и типичные ошибки

Можно ли запросить документы уволенному сотруднику?

Да․ Право сохраняется в течение 75 лет с момента увольнения (срок хранения трудовых книжек)․ Документы выдаются по аналогичному заявлению․

Можно ли запросить документы в выходной день?

Закон требует подачи письменного заявления, а не моментальной выдачи․ Сотрудник может вручить заявление охране или направить по эл․ почте в выходной; срок начнётся с ближайшего рабочего дня․

Что делать, если работодатель отказывается?

1. Фиксируем отказ в письменной форме (составляем акт или записываем разговор)․
2. Обращаемся в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или подаём иск в суд․
3. Штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ — до 50 000 ₽ для юр․ лиц․

Судебная практика 2025–2026 гг․

• Дело № 2-456/2025, Московский городской суд․ Работодатель отказал в выдаче справки о зарплате «до лучших времён»․ Суд обязал выдать документ и взыскал 5 000 ₽ морального вреда․
• Дело № 7-123/2026, Санкт-Петербург․ Сотрудник запросил копию коллективного договора 2018 г․ Работодатель сослался на утрату оригинала․ Суд обязал восстановить документ и выдать копию․

Чек-лист для HR-специалиста

Чтобы избежать штрафов:

1. Утвердите внутренний регламент: форма заявления, ответственное лицо, сроки․
2. Храните сканы всех выданных копий минимум 5 лет․
3. Если документ содержит персональные данные, выдайте копию с пометкой «Копия верна», поставьте гриф «Конфиденциально»․

Статья 62 ТК РФ, это не просто формальность, а гарант прав работника․ Три рабочих дня, письменное заявление и правильно заверенные копии — залог соблюдения законодательства и отсутствия конфликтов․

Материал подготовлен на основе официальных разъяснений Минтруда РФ и актуальной судебной практики․ При копировании активная ссылка на источник обязательна․