Дата актуализации: 04 августа 2026 г.

Закрытие личного дела сотрудника уголовно-исполнительной системы (ФСИН) — это завершающий этап кадрового сопровождения, требующий строгого соблюдения законодательства и внутренних инструкций. Неверное оформление может привести к штрафам, судебным спорам и затруднению получения пенсии или трудовых прав сотрудником. Ниже приведён детальный алгоритм, основанный на действующих нормативных актах (в т.ч. Приказе Минюста РФ от № 132) и практике кадровых служб ФСИН.

Что считается «личным делом» в ФСИН

• Основные документы: личная карточка (форма Т-2), заявление о приёме на службу, контракт, копии паспорта, военного билета, дипломов, медицинского освидетельствования, аттестации.
• Дополнительные материалы: приказы о поощрениях и взысканиях, служебные характеристики, ходатайства о допуске к сведествам, справки о доходах и имуществе.
• Особые документы: удостоверение личности сотрудника, пенсионное удостоверение, паспорт освобождения (если он временно хранился в личном деле).

Важно: в личное дело не включают избыточную информацию (например, медицинские заключения, не влияющие на допуск к службе); Это сокращает риски конфиденциальности и упрощает архивацию.

Стадии закрытия личного дела

Шаг 1. Решение об увольнении

Основания делятся на:

1. Положительные: истечение контракта, перевод в другое учреждение, выход на пенсию, добровольное расторжение (ст. 87 ФЗ-ФЗ).
2. Отрицательные: дисциплинарные взыскания, несоответствие занимаемой должности, утрата доверия.

Кадровая служба готовит проект приказа, который подписывает начальник учреждения.

Шаг 2. Оформление приказа и расчёт

• Приказ издаётся по форме № «Увол.» не позднее последнего дня службы.
• В приказе указываются:
  • статья Кодекса о службе в ФСИН;
  • основание (например, «п. 5 ч. 1 ст. 88 — истечение срока контракта»);
  • дата последнего рабочего дня;
  • реквизиты приказа о сдаче-получении вещей и оружия.

Шаг 3. Формирование листка увольнения

В личном деле оставляют:

• заверенный копию приказа;
• справку о доходах за последний год (для налоговой);
• записку о сдаче служебного удостоверения, жетона, форменного обмундирования.

Остальные документы, не имеющие архивной ценности, уничтожаются с составлением акта (форма № 14-ФСИН).

Шаг 4. Проверка и подпись

Заместитель директора ФСИН (в 2026 г. — генерал-лейтенант Бояринцев В. Г.) контролирует:

• полноту документов;
• правильность статей увольнения;
• отсутствие задолженности по материальной части и госсекрету.

Передача дела в архив

Сразу после увольнения личное дело:

1. Закрывается в кадровой программе (проставляется штамп «Дело закрыто»).
2. Хранится в сейфе кадровой службы 5 лет (внутренний срок сберегания).
3. Передаётся в федеральный архив ФСИН России по форме ГАРФ № 26-ФСИН.

Исключение: если сотрудник увольняется в связи со смертью, дело сразу направляется в архив без пятилетнего «буфера».

Выдача документов сотруднику при увольнении

В последний день сотруднику выдаются:

• трудовая книжка с записью об увольнении;
• паспорт освобождения (если временно хранился);
• пенсионное удостоверение;
• справка о стаже и среднем заработке (для биржи труда или кредита).

Важно! Если сотрудник отказывается подписать акт приёма-передачи, это фиксируется в присутствии двух свидетелей и заверяется начальником кадров.

Распространённые ошибки и как их избежать

Куда жаловаться на неадекватное поведение кадровика

Если кадровик превышает полномочия (например, требует лишние документы, угрожает «проблемами» при увольнении):

1. Личный приём у начальника учреждения ФСИН — быстрый способ урегулировать вопрос без эскалации.
2. Письменное обращение в управление кадров ФСИН России (с регистрацией входящего № и копией приказа).
3. Дальнейшие шаги: если реакции нет — жалоба в прокуратуру или в Следственный комитет (при угрозах ревности, конфликта интересов и т. п.).

• ☐ Приказ об увольнении подписан и зарегистрирован
• ☐ Все документы проверены (чек-лист формы № 12-Кадр)
• ☐ Служебное удостоверение и жетон сданы (акт № К-14)
• ☐ Сотрудник расписался в журнале выдачи документов
• ☐ Дело закрыто в программе, печать «Архив» проставлена
• ☐ Оповещён архив ФСИН о предстоящей передаче через 5 лет

Следуя этому алгоритму, кадровая служба минимизирует риски и защищает как права сотрудника, так и интересы ФСИН России.

© 2026 — справочный портал КадрыФСИН.ру