Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и в этот период его обязанности необходимо временно передать другому сотруднику. Ниже подробно разобраны все законные способы замещения, правила оформления и, самое главное, как рассчитывается и выплачивается оплата согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) на 2026 год.
Почему важно правильно оформить замещение
Отсутствие кадрового документаооборота чревато:
- штрафами от трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ);
- перерасчётом зарплаты и взносами в ФНС и ФСС;
- спорами о переработке и невыплаченной зарплате.
Основные способы замещения по ТК РФ
| Способ | Норма ТК РФ | Краткое описание |
|---|---|---|
| Временное совмещение профессий | ст. 60.2, 151 | Основной сотрудник выполняет свою работу и дополнительно труд отпускника. |
| Временный перевод к другому работодателю | ст. 72.2 | Работник временно переходит внутри организации или к стороннему работодателю. |
| Совместительство (внешнее или внутреннее) | ст; 282–288 | Человек трудится в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. |
| Срочный трудовой договор | ст. 59 | Нанимается новый работник на срок отпуска. |
Пошаговая инструкция по оформлению
Временное совмещение (самый быстрый способ)
- Шаг 1. Получить письменное согласие сотрудника, которому будут поручены дополнительные обязанности.
- Шаг 2. Издать приказ по форме Т-5а (или свободной формы), указав:
- Ф.И.О. отпускника и замещающего;
- перечень дополнительных функций;
- срок (с ___ по ___);
- размер доплаты (фиксированная сумма или % от оклада).
- Шаг 3. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
- Шаг 4. Внести изменения в табель учёта рабочего времени (код «СОВМ» или «С»).
Временный перевод
- Шаг 1. Письменное согласие работника (обязательно).
- Шаг 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Шаг 3. Приказ по форме Т-5 (графа «Временный перевод»).
- Шаг 4. После возвращения отпускника издать приказ о возврате.
Совместительство
- Заключается отдельный трудовой договор (совместительство).
- Работник должен отработать не более 4 часов в день и полставки.
- Вносится запись в трудовую книжку по желанию работника.
Как рассчитать доплату за замещение
При совмещении (ст. 151 ТК РФ)
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон:
- фиксированная сумма (например, 10 000 ₽);
- % от оклада отпускника (например, 50 %);
- почасовая ставка за фактически отработанные часы.
Пример:
Оклад отпускника — 60 000 ₽. Доплата 50 %.
60 000 ₽ × 50 % = 30 000 ₽ за месяц замещения.
При временном переводе
Оплата — по новой должности, но не ниже среднего заработка по предыдущей (ст. 72.2).
При совместительстве
Оплата — пропорционально отработанному времени или по условиям договора (не менее МРОТ за частичную ставку).
Налоги и взносы
Все суммы доплаты и вознаграждений облагаются:
- НДФЛ, 13 % / 15 % (для резидентов/нерезидентов);
- Страховыми взносами — 30 % (ПФР, ФФОМС, ФСС).
Часто задаваемые вопросы
— Можно ли заставить сотрудника замещать без согласия?
Нет. Только с письменным согласием (ст. 60.2, 72.2).
— Нужно ли новое должностное инструкция?
Не требуется. Достаточно приложения к договору/приказа с перечнем функций.
— Как быть с отчетностью в 1С?
- В 1С:ЗУП завести вид начисления «Доплата за совмещение».
- Указать код дохода 2000 (доход по трудовому договору).
Памятка кадровику на 2026 год
- ✅ Получить письменное согласие — обязательно.
- ✅ Издать приказ на замещение.
- ✅ Указать сумму и срок доплаты.
- ✅ Внести в табель и 1С.
- ✅ Закрыть приказом по возвращении отпускника.
Юридически грамотно оформленное замещение избавит компанию от штрафов и сохранит мотивацию персонала!