Если ваш сотрудник задержан и помещён в следственный изолятор (СИЗО), работодатель обязан оперативно и корректно оформить официальный запрос. От того, как именно он будет составлен и направлен, зависит:

• законность дальнейших действий (отстранение, увольнение, временный перевод);
• сохранность трудовой книжки и заработной платы;
• возможность привлечь временного исполнителя на период следствия.

Для чего нужен запрос

Запрос — это единственный официальный способ получить достоверную информацию о:

1. месте нахождения работника;
2. дате и основании задержания;
3. мере пресечения (арест, домашний арест);
4. сроках содержания под стражей.

Какие сведения запрашивать

Обязательные пункты:

• Ф. И. О., дата рождения сотрудника;
• номер уголовного дела (если известен);
• наименование СИЗО, где он содержится;
• дата постановления суда об аресте;
• предусмотренная дата окончания срока ареста (если указана в постановлении).

Эти данные потребуются для приказа об отстранении и дальнейших кадровых манипуляций.

Куда направлять запрос

Образец текста запроса

[Должность и Ф. И. О. руководителя]
[Наименование организации]
[Юридический адрес, ИНН, ОГРН]

В Следственный Изолятор № [номер]
от [дата]

Запрос
о подтверждении нахождения сотрудника под стражей

Настоящим сообщаем, что [Ф. И. О. работника], дата рождения ___.___.____, 
трудоустроен в нашей организации на должность [должность] с ___.___.____ по 
трудовому договору № [номер].

С [дата задержания] указанный сотрудник на работу не выходит, связь с ним отсутствует. 
В СМИ и из других источников поступила информация о его задержании и содержании в вашем 
учреждении.

Просим подтвердить:
Факт нахождения гражданина [Ф. И. О.] в СИЗО № [номер].
Дату и основание задержания (номер постановления суда).
Предусмотренный срок содержания под стражей.
Адрес и контактный телефон для направления корреспонденции сотруднику.

Приложения:
Копия трудового договора;
Копия приказа о приёме на работу.

С уважением,
[Подпись, Ф; И. О. руководителя]
[Контактный телефон, e-mail]

Что делать после получения ответа

Отстранение от работы

В течение трёх рабочих дней издайте приказ:

• укажите реквизиты постановления суда;
• срок отстранения — «до снятия обвинения»;
• оформите ознакомление (подпись) при первой же возможности.

Временный перевод или приём нового сотрудника

Пока основной работник в СИЗО, вы можете:

1. оформить совмещение у действующего сотрудника;
2. заключить срочный трудовой договор с новым лицом на период отсутствия основного работника (ст. 59 ТК РФ);
3. перераспределить обязанности с сохранением оклада и премий.

Удержание и депонирование зарплаты

Заработную плату за период фактического отсутствия удерживать нельзя. Деньги нужно:

• начислить;
• депонировать;
• выдать по первому требованию работника или его доверенного лица (доверенность может удостоверить начальник СИЗО, ст. 185.1 ГК РФ).

Как передать документы сотруднику в СИЗО

Частые ошибки работодателей

• Увольняют «по-быстрому» без официального подтверждения ареста. В итоге — суд по восстановлению и компенсация за вынужденный прогул.
• Не отстраняют, не выплачивают зарплату. Прокуратуру это заинтересует как нарушение ТК РФ.
• Отправляют запрос обычным письмом без уведомления. Ответа может не прийти, и доказать факт запроса будет невозможно.

Чек-лист для бухгалтера и кадровика

1. Отправлен ли запрос заказным письмом?
2. Сохранён ли почтовый чек и уведомление о вручении?
3. Издан ли приказ об отстранении с указанием реквизитов постановления суда?
4. Оформлена ли депонированная зарплата в бухгалтерии (счёт 70.03)?
5. Если нужен временный сотрудник, подготовлено ли дополнительное соглашение на срочный договор?

Ответственность за нарушение

Если работодатель не отстранит сотрудника после получения официального подтверждения ареста:

• ГИТ (Госинспекция труда) — штраф до 50 000 ₽;
• при увольнении без оснований — восстановление, компенсация морального вреда;
• при невыплате зарплаты — пени 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки.

Краткое резюме

Оформляйте запрос в СИЗО максимально официально: заказное письмо с описью и уведомлением. Полученный ответ станет юридическим основанием для отстранения, выплаты депонированной зарплаты и, при необходимости, увольнения по статье 83 ТК РФ (обстоятельства, не зависящие от воли сторон). Соблюдайте сроки, форму и порядок, и вы сведёте риски к нулю.

Полезный совет: сразу после отправки запроса заведите личное дело «Нахождение в СИЗО», куда поместите копии писем, уведомления, ответы и последующие приказы. Всё в одном месте — никаких проблем при проверке.