Журнал учета журналов ФСИН — это централизованный реестр, в котором ведётся строгий контроль за каждым типовым журналом, применяемым в учреждениях уголовно-исполнительной системы. От правильности его заполнения зависит юридическая состоятельность любой последующей отчетности, прохождение проверок и сохранность важнейших документов.
Зачем нужен журнал учета журналов
Учреждения ФСИН ежедневно используют десятки типовых журналов: путевые, расчётные, учёта личных карточек, учёта приёма-передачи имущества и др. Чтобы не потерять ни одну форму и обеспечить беспрерывную документарную цепочку, вводится вспомогательный регистр — журнал учета журналов.
- Фиксирует каждый выданный или приобретённый журнал (номер, дата начала/окончания, ответственное лицо).
- Позволяет оперативно найти журнал при проверке прокуратуры, ФНС или внутреннего аудита.
- Исключает дублирование номеров и «потерянные» формы.
- Обеспечивает сроки хранения и списания в соответствии с приказом Минюста № 285/2020.
Обязательные реквизиты журнала учета журналов
Форма не унифицирована на федеральном уровне, но внутри ФСИН действует типовой образец (Приложение 12 к Инструкции 1/2023). Он содержит:
- № п/п — порядковый номер записи.
- Дата получения журнала (приход).
- Наименование журнала (например, «Журнал учета путевых листов»).
- Номер экземпляра (тираж печатной формы или внутренний номер).
- Количество листов.
- Цель (место) использования — отдел логистики, гараж, склад и т.д.
- Ответственное лицо (ФИО, должность, подпись).
- Дата передачи в дело (окончание использования).
- Примечание — списание, утрата, переплёт и т.д.
| № п/п | Дата получ. | Наименование | № экз. | К-во листов | Место использ. | Ответственный | Дата сдачи в дело | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Журнал учета выдачи расчетных листков | 14/2026 | 50 | Отдел кадров | Иванова И.И. | — | активен | |
| 2 | Журнал учета путевых листов | 03/2026 | 100 | Гараж | Сидоров П.П. | сдан в архив |
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Оформление титульного листа
На титуле проставляются: наименование учреждения ФСИН (например, ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по г. Москве), вид журнала учета, номер тома, год ведения, подпись начальника архива и круглая печать.
Шаг 2. Ввод нового журнала
- Новый экземпляр поступает через канцелярию.
- Канцелярия регистрирует его в журнале учета журналов в течение 1 рабочего дня.
- На первой странице самого журнала ставится штамп «Зарегистрирован», дата, регистрационный номер и подпись канцеляриста.
Шаг 3. Передача ответственному лицу
Под роспись в графе «ответственный» вносятся ФИО и должность, а также номер приказа о назначении ответственным за ведение конкретного журнала.
Шаг 4. Закрытие и сдача в архив
После заполнения последней строки журнал:
- Закрывается актом о завершении.
- На обороте титульного листа делается отметка «Закрыт , листов 100».
- В журнале учета журналов проставляется дата сдачи в дело и подпись архивариуса.
Электронная форма: можно ли использовать?
С 2023 года в ФСИН разрешён электронный вариант журнала учета журналов на базе СЭД «Барс-ФСИН». При этом:
- Используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Раз в год распечатывается заверенная копия на бумаге и подшивается в дело № 1-архив.
- При переходе на новую СЭД данные мигрируют в формат XML вместе с цифровым архивом.
Сроки хранения и ответственность за нарушения
| Тип журнала | Срок хранения | Нарушение | Штраф |
|---|---|---|---|
| Журнал учета путевых листов | 5 лет | Отсутствие регистрации | от 3 000 до 5 000 ₽ на должностное лицо |
| Журнал выдачи расчетных листков | 75 лет | Утрата журнала | от 5 000 до 10 000 ₽ |
| Журнал учета личных карточек форма Т-2 | 50 лет | Ошибка в регистрации | предупреждение или выговор |
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: один номер присвоен двум журналам.
Решение: ведите нумерацию по типам журналов отдельно (ПЛ-2026-001, РЛ-2026-001 и т.д.). - Ошибка: подпись ответственного без расшифровки.
Решение: обязательно указывайте ФИО полностью и должность. - Ошибка: отсутствие записи о списании.
Решение: оформляйте акт списания и заносите его в графу «Примечание».
Шаблон для скачивания
Скачать шаблон журнала учета журналов ФСИН (Excel, PDF)
Правильное ведение журнала учета журналов ФСИН — это не формальность, а ключевой элемент документооборота, обеспечивающий юридическую защиту как учреждения, так и сотрудников. Соблюдайте регламент, используйте электронные инструменты и проводите ежеквартальные сверки, и проверки не станут проблемой.