Дата актуализации:

В учреждениях Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) ежедневный контроль за выполнением сменных заданий является обязательным элементом
системы охраны труда, производственной дисциплины и внутреннего контроля. Для фиксации выдачи, выполнения и инструктажа используется специальный документ –
Журнал выдачи сменных заданий ФСИН. В статье рассмотрены его назначение, правовые основы, типовой макет, порядок заполнения и рекомендации по
организации работы с журналом.

Назначение и правовое основание

• Обеспечение безопасности труда и соблюдения инструкций по охране труда.
• Контроль за распределением рабочей силы по сменам.
• Документальное подтверждение выдачи заданий и их выполнения.
• Соблюдение требований нормативных актов:
  • Приказ Минтруда России № 811 от  г. «Об утверждении Административного регламента…»
  • Трудовой кодекс РФ (ст. 212 – инструктаж по охране труда).
  • Внутренние регламенты ФСИН, утверждённые приказами руководителей учреждений.

Важно! Журнал считается официальным документом и подлежит архивированию в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001;

Структура типового журнала

Существует несколько вариантов печатных форм (40‑стр., 64‑стр., 80‑стр.), однако все они содержат одинаковый набор обязательных полей. Ниже – типовой макет
для 40‑страничного журнала, используемого в большинстве филиалов ФСИН.

Дополнительные графы могут быть добавлены по требованию конкретного учреждения (например, «Номер смены», «Подразделение», «Примечания»).

Порядок заполнения журнала

3.1 Выдача задания

1. Ответственный (бригадир, старший смены, механик) подготавливает письменное задание и фиксирует его в журнале.
2. Заполняются поля: Дата, ФИО работника, Сменное задание.
3. Проводится инструктаж по технике безопасности (пункт «Инструктаж по ТБ» отмечается «Да»).
4. Работник ставит подпись в колонке «Подпись работника» в подтверждение получения задания.

3.2 Выполнение задания

5. По окончании работы работник заполняет колонку «Отчет о выполнении задания» (кратко, с указанием результатов, замечаний).
6. Ответственный проверяет выполненные работы, ставит свою подпись.
7. При обнаружении нарушений – фиксируются в колонке «Примечания» и инициируется корректирующее действие.

3.3 Архивирование

• Заполненный журнал передаётся в отдел кадров/отдел охраны труда.
• Хранится в архиве не менее 5 лет (срок, установленный нормативами).
• При необходимости копии предоставляются в органы контроля (РОТ, Роструд и пр.).

Как заказать печатный журнал

Для большинства подразделений ФСИН типовые формы доступны в специализированных типографиях и интернет‑магазинах. Примерные варианты поставки:

• CentrMag (Москва) – возможность выбрать количество листов, тип обложки, добавить логотип учреждения.
• Рубланк (Санкт‑Петербург) – печать на офсетной бумаге 80 г/м², 64‑строчный вариант с отверстиями.
• КОПИ БЛАНК (Новосибирск) – 40‑стр. журнал с перфорацией для быстрой выгрузки страниц.

Оформление заказа обычно происходит через онлайн‑калькулятор, где указываются:

1. Количество экземпляров.
2. Тираж (например, 10 штук по 40 стр.)
3. Вариант обложки (мягкая, твердая, с логотипом).
4. Срок доставки (обычно 3‑5 рабочих дней).

Электронные аналоги

В последние годы многие ФСИН переходят на цифровые журналы в формате MS‑Word, Excel или специализированных систем ОТК.

5.1 Шаблоны в MS‑Word / MS‑Excel

• Доступны для скачивания на официальных порталах ФСИН и в базе КонсультантПлюс (Приложение N 10 – «Журнал учета выдачи заданий»).
• Позволяют автоматически генерировать номера записей, вести поиск по ФИО и дате.

5.2 Онлайн‑системы

Некоторые учреждения используют корпоративные решения (1С:Документооборот, SAP HR) с модулем «Выдача сменных заданий». Преимущества:

• Отслеживание статуса задания в реальном времени.
• Автоматическое напоминание о предстоящих инструктажах.
• Экспорт данных в PDF/Excel для отчётности.

Лучшие практики работы с журналом

• Ежедневный контроль – проверка заполнения журнала у ответственного в начале каждой смены.
• Ежесменный инструктаж – фиксировать факт проведения инструктажа в отдельной колонке (да/нет, подпись инструктора).
• Унификация форм – использовать один и тот же шаблон во всех подразделениях для упрощения аудитов.
• Контроль доступа – журнал хранится в запертой папке, доступ только у уполномоченных лиц.
• Регулярный аудит – раз в квартал проводить проверку соответствия записей фактическим данным.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли использовать журнал без подписи работника?

Нет. Подпись работника подтверждает, что он ознакомился с заданием и инструктажем. Отсутствие подписи считается нарушением требований ТБ.

7.2 Как оформлять отмену ранее выданного задания?

В журнале в строке, где было выдано задание, в колонке «Отчет о выполнении» указывается «Задание отменено», ставится подпись ответственного и прилагается пояснительная записка.

7.3 Что делать, если журнал потерян?

Необходимо составить акт о потере, подписанный руководителем и сотрудником, и оформить новый журнал с указанием даты начала использования. К актам прилагаются копии последних записей (если они есть).

7.4 Можно ли вести журнал в электронном виде без печатных копий?

Да, если это утверждено локальными нормативными актами учреждения и согласовано с органом контроля. Электронный журнал должен иметь электронную подпись
и обеспечивать неизменяемость записей.

Журнал выдачи сменных заданий ФСИН – это не просто бумажный бланк, а важный инструмент управления безопасностью и эффективностью труда. Правильное оформление,
своевременный инструктаж и строгий контроль за заполнением позволяют снизить риск производственных травм, обеспечить прозрачность распределения задач и упростить
проведение проверок со стороны надзорных органов.

Для большинства подразделений оптимальным решением будет сочетание печатного журнала (для подписи и архива) и электронного шаблона (для быстрой обработки
и аналитики). При выборе поставщика обращайте внимание на возможность кастомизации (логотип, обложка) и сроки доставки.

Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете организовать работу с журналом эффективно и в полном соответствии с законодательством РФ.

Автор статьи – специалист по охране труда и документообороту в учреждениях ФСИН.