Акт приема‑передачи (далее – акт) – это документ, который фиксирует факт передачи арендованного имущества от арендодателя к арендатору (или обратно). Правильное оформление акта является неотъемлемой частью арендных отношений и часто становится решающим аргументом в судебных спорах.

Правовая основа

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ГК РФ) обязательное оформление акта предусмотрено следующими статьями:

• Статья 655 ГК РФ – аренда зданий, сооружений и иных недвижимых объектов.
• Статья 659 ГК РФ – аренда помещений, в т.ч. коммерческих и жилых.
• Статья 664 ГК РФ – порядок передачи и возврата арендованного имущества.

Только в случаях, когда предмет аренды относится к недвижимости (здания, сооружения, помещения, предприятия), закон обязывает составлять акт приема‑передачи.

Когда и в отношении каких объектов составляют акт

Кто готовит акт и какие полномочия необходимы

• Арендодатель – представитель организации (директор, генеральный директор, уполномоченный сотрудник) или собственник недвижимости.
• Арендатор – юридическое лицо (директор, руководитель) или физическое лицо (владелец).
• Каждая сторона должна подписать акт в присутствии свидетелей (не менее двух) либо заверить подписи у нотариуса, если того требует договор.
• Если одна из сторон действует через доверенное лицо, в акте необходимо указать доверенность (номер, дата, выдавший орган).

Какой порядок формирования акта

1. Подготовка перечня имущества – составляется список всех объектов, подлежащих передаче (адрес, кадастровый номер, площадь, состояние).
2. Фотографическое документирование – делается фотоснимок каждой части недвижимости и её состояния (особенно при передаче).
3. Проверка технической документации – план здания, технический паспорт, выписка из ЕГРН.
4. Согласование условий – обе стороны обсуждают и фиксируют замечания (повреждения, недостачи).
5. Составление акта – заполняется шаблон (см. ниже).
6. Подписание – подписи сторон, свидетелей, печати (если есть), дата.
7. Передача ключей и документов – в момент подписания происходит физическая передача (ключи, доступные карты, технические паспорта).
8. Хранение оригинала – каждый участник получает по экземпляру, оригинал хранится у арендодателя.

Обязательные реквизиты акта

Согласно практике и рекомендациям юристов, в акте должны быть указаны следующие сведения:

• Шапка документа: «Акт приема‑передачи недвижимости в аренду».
• Дата и место составления.
• Полные наименования и реквизиты сторон (ИНН, ОГРН, юридический адрес).
• Ссылка на договор аренды (номер, дата заключения).
• Точный адрес объекта, кадастровый номер, площадь (по данным ЕГРН).
• Перечень передаваемых помещений/объектов с описанием их состояния (например: «стены без трещин, полы покрыты линолеумом, отсутствуют следы протечек»).
• Перечень передаваемых документов (технический паспорт, план, свидетельство о праве собственности, выписка из ЕГРН).
• Фиксация передачи ключей, пропусков, сейфов и иных средств доступа.
• Подписи сторон, их печати (при наличии) и подписи свидетелей.
• Примечания о выявленных дефектах и сроки их устранения (если есть).

Образец акта приема‑передачи недвижимости

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ НЕДВИЖИМОСТИ В АРЕНДУ

г. _________ «___» _______ 20__

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________________________________________,
 (наименование арендодателя, ИНН/КПП, юридический адрес),
 в лице ___________________________, действующего на основании __________,
 – именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны,
______________________________________________________,
 (наименование арендатора, ИНН/КПП, юридический адрес),
 в лице ___________________________, действующего на основании __________,
 – именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны,
совместно именуемые «Стороны», составили настоящий Акт о следующем:

Предмет передачи
 Адрес объекта: ________________________________
 Кадастровый номер: ____________________________
 Площадь: ___________ м²
 Описание: _________________________________ (здание, помещение, тип использования);

Состояние объекта
 При передаче объект находится в следующем состоянии:
 ⎼ Стены: _______________________________________
 ‒ Полы: ________________________________________
 ⎼ Окна/двери: __________________________________
 ⎼ Инженерные системы (отопление, вентиляция, электроснабжение): ____________
 ⎼ Прочие замечания: _________________________________________________

Передаваемые документы
 ⎼ Технический паспорт (№ ___) от «___» _______ 20__;
 ⎼ План помещения;
 ‒ Выписка из ЕГРН (№ ___);
 ‒ Ключи/пропуска: количество ___, номера ___;
 ⎼ Другие: ______________________________________.

Фотографический протокол
 Прилагаются фотографии, подтверждающие состояние объекта (приложение №1).

Примечания
 (Если имеются дефекты) ________________________________________________.
 Сроки устранения указанных дефектов: _______________________________.

Подписи сторон
 ___________________________ ___________________________
 (Арендодатель) (Арендатор)

 ___________________________ ___________________________ (Свидетель 1) (Свидетель 2)

 М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)

Приложения:
Фотопротокол;
Копии передаваемых документов.

Почему акт так важен

• Доказательство факта передачи – в случае спора суд будет ориентироваться именно на подписанный акт.
• Защита от необоснованных требований – если арендатор вернёт объект в плохом состоянии, арендодатель может потребовать компенсацию, ссылаясь на пункты акта.
• Основание для удержания залога – при наличии залога акт фиксирует, в каком состоянии объект был возвращён, что упрощает расчёт удержаний.
• Урегулирование вопросов доступа – в акте фиксируется передача ключей и иных средств доступа, что избавляет от конфликтов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли подписывать акт, если в договоре аренды этого нет?

Да. Закон (ст. 655, 659, 664 ГК РФ) обязывает оформить акт независимо от наличия такой оговорки в договоре. Отсутствие акта может стать причиной признания аренды недействительной.

Можно ли использовать электронную форму акта?

Да, при условии, что обе стороны согласовали электронный способ подписания и документ имеет юридическую силу (например, через ЭЦП). При этом рекомендуется сохранять оригиналы в PDF‑формате.

Что делать, если одна из сторон отказывается подписать акт?

Необходимо направить письменную претензию с требованием подписать акт в установленные сроки (обычно 5–10 дней). При отсутствии реакции – обращаться в суд с иском о признании факта передачи на основании иных доказательств (платежные документы, акты приема‑передачи услуг и т.д.).

Нужно ли нотариальное заверение акта?

Нотариальное заверение не является обязательным, если иное не предусмотрено договором. Однако в случае крупных сделок (аренда объектов стоимостью более 5 млн руб.) нотариальное заверение повышает доказательную силу.

Практические рекомендации по составлению акта

• Подготовьте проверочный чек‑лист заранее, чтобы ничего не упустить.
• Сделайте фото- и видеофиксацию всех помещений, особенно проблемных зон.
• Согласуйте передаточный протокол с арендодателем за 1–2 дня до подписания.
• Если объект имеет несколько помещений, оформляйте отдельный пункт для каждого из них.
• Обязательно указывайте кадастровый номер и площадь – без этих данных акт может быть признан неполным.
• Храните электронные копии в облачном хранилище с резервным копированием.

Акт приема‑передачи недвижимости в аренду – это ключевой документ, который фиксирует факт передачи имущества, его состояние и сопутствующие права и обязанности сторон. Правильное составление акта в соответствии с требованиями статей 655, 659 и 664 ГК РФ защищает интересы как арендодателя, так и арендатора, упрощает процесс возврата залога и минимизирует риск возникновения судебных споров.

Помните: без надлежащего акта сложно доказать, в каком состоянии был передан объект и какие обязательства сторон уже выполнены. Поэтому уделяйте особое внимание каждому пункту документа и сохраняйте все подтверждающие материалы.