Экспертиза ценности документов (ЭЦД) — это ключевой процесс, который позволяет определить историческое, научное, социально-политическое или культурное значение делопроизводственных единиц и принять решение о сохранении, частичном сохранении или выбытии документов. Ниже приведён подробный алгоритм основного этапа ЭЦД, действующий в 2026 году и рекомендованный профильными методическими центрами, включая ресурсы, размещённые на платформе Algoritmika.
Подготовительные действия
Формирование экспертной комиссии
- Назначается председатель комиссии (высококвалифицированный архивист, к.и.н. или доктор наук).
- Включаются специалисты-предметники: историки, правоведы, культурологи, специалисты по делопроизводству.
- Определяются внешние эксперты (по необходимости).
Сбор исходных материалов
- Описи документов (ф. 3-н, ОПИСЬ-2000, СУОД).
- Регламенты и нормативные документы (Приказ Минкультуры РФ № 536, ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Карты аналитического описания (КАО) или электронные образы документов на платформе Algoritmika.
Аналитическая оценка документа
Идентификация признаков ценности
| Вид ценности | Примеры признаков | Оценочные критерии |
|---|---|---|
| Историческая | Уникальные события, личные подписи исторических деятелей | Редкость, причастность к ключевым событиям |
| Научная | Новые данные для исследований, статистические сводки | Новизна, достоверность, полнота |
| Социально-культурная | Отражение традиций, менталитета, повседневной жизни | Значимость для формирования идентичности |
| Информационная | Сведения о правах и обязанностях граждан, юр. лиц | Юридическая значимость, полнота сведений |
Применение экспертных шкал
Каждый документ оценивается по 5-балльной шкале:
- 5 баллов — абсолютная ценность, подлежит постоянному хранению.
- 4 балла — высокая ценность, хранение более 75 лет.
- 3 балла — средняя ценность, хранение 15–75 лет.
- 2 балла — низкая ценность, хранение до 15 лет.
- 1 балл — отрицательная ценность, подлежит уничтожению/выбытию.
Принятие решения
Протоколирование результатов
Все решения фиксируются в протоколе экспертной комиссии (форма ЭЦД-2). Протокол содержит:
- Общее количество подлежащих экспертизе дел/листов.
- Подписи всех членов комиссии.
- Скан-копии протокола выкладываются на платформу Algoritmika для хранения и аудита.
Подготовка предписаний
- Документы, набравшие 5 баллов, направляются в государственный архив.
- Документы 3–4 баллов остаются в ведомственном архиве с установленными сроками хранения.
- Документы 1–2 баллов подлежат уничтожению с оформлением акта ГС-4.
Повторная экспертиза
Через 5 лет после первичной ЭЦД проводится повторная выборочная проверка не менее 10 % делопроизводственных единиц. Результаты также фиксируются в Algoritmika.
Обратная связь и корректировка алгоритма
- Сбор отзывов исследователей и пользователей.
- Корректировка критериев и шкал в соответствии с новыми нормативами (ГОСТ Р 7.0.97-2026, вступивший в силу ).
- Внедрение инструментов ИИ-помощника (алгоритмы классификации и выявления дубликатов).
Быстрый чек-лист для экспертов
- Собрали ли вы полный набор описей и форм ЭЦД-1?
- Проверили ли вы наличие электронных образов в Algoritmika?
- Оценили ли вы каждый признак ценности по отдельности?
- Заполнили ли вы протокол ЭЦД-2 и подписали его всеми членами комиссии?
- Сформировали ли акты на выбытие и акты на постоянное хранение?
Важно: Все электронные формы (ЭЦД-1, ЭЦД-2, акты выбытия) можно бесплатно скачать в разделе «Экспертиза и учёт» на платформе Algoritmika. Там же доступны онлайн-курсы по повышению квалификации экспертов и актуальные разъяснения Минкультуры РФ на 2026 год.