Аренда автотранспортного средства у физического лица – достаточно распространённая практика как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц (ООО, АО, ПАО). Несмотря на внешнюю простоту сделки, она сопровождается рядом налоговых обязательств, которые необходимо правильно учитывать, чтобы избежать штрафов и недоразумений.

Основные правовые положения

• Гражданский кодекс РФ – регулирует формы договора аренды (с экипажем и без него).
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – определяет порядок налогообложения доходов арендодателя и обязанность арендатора‑налогового агента.
• Постановления Минфина (письмо от  г.) уточняют, что арендная плата и вознаграждение за услуги водителя подлежат налогообложению одинаково.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Доходы физического лица от сдачи в аренду автомобиля подпадают под п. 1 ст. 208 НК РФ (доходы от оказания услуг) и п. 1 ст. 223, ст. 226 НК РФ (доходы от арендных операций). Налоговый агент – арендатор (юридическое лицо) – обязан удержать и перечислить НДФЛ в размере:

• 13 % – для резидентов РФ;
• 15 % – для нерезидентов (при наличии соответствующего налогового статуса).

Удержание НДФЛ производиться в момент выплаты арендной платы. При этом, если арендодатель получает также вознаграждение за услуги водителя (экипаж), то к этой части дохода также применяется ставка НДФЛ;

Пункт 4 п. 1 ст. 208 НК РФ

В случае, когда арендатор заключает отдельный договор с экипажем (водитель, помощник), вознаграждение за их услуги считается доходом физического лица и облагается НДФЛ по тем же ставкам.

Страховые взносы

Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ выплаты, получаемые физическим лицом по договорам аренды, не являются объектом обложения страховыми взносами (пенсионные, социальные, медицинские). Исключение составляет только часть дохода, относящаяся к вознаграждению за услуги водителя, с которой страховые взносы начисляются как с заработной платы.

Кратко о ставках страховых взносов (2025‑2026 гг.)

• Пенсионный фонд – 22 % (при доходе до предельного размера);
• Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %;
• Фонд социального страхования – 2,9 % (при наличии рисков профессионального травмирования).

Учет расходов на ремонт и страховку

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, могут быть признаны затратами по налогу на прибыль в случае, если они непосредственно относятся к производственной или коммерческой деятельности организации.

• Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы на техническое обслуживание, ремонт и страхование ТС, арендованного у физического лица, могут учитываться в качестве «прочих расходов».
• Если арендатор использует автомобиль в рамках УСН «Доходы минус расходы», такие затраты учитываются в блоке расходов (см. п. 4 ст. 208.1 НК РФ).

Договор аренды: ключевые положения

Для корректного налогообложения договор аренды должен включать следующие обязательные элементы:

1. Полные реквизиты сторон (ФИО, ИНН, паспортные данные арендодателя; реквизиты юридического лица‑арендатора).
2. Предмет договора – точное описание ТС (марка, модель, VIN, регистрационный номер).
3. Срок аренды (дата начала и окончания).
4. Размер арендной платы и порядок её оплаты (фиксированная сумма, индексация, аванс).
5. Условия предоставления экипажа (если есть) и отдельное вознаграждение за услуги водителя.
6. Ответственность сторон за техническое состояние ТС, порядок проведения ремонта и страхования.
7. Пункт о налоговых обязательствах: арендатор обязуется удержать и перечислить НДФЛ, а также (при необходимости) страховые взносы.

Бухгалтерские проводки в 1С (пример)

Ниже представлены типовые бухгалтерские проводки для организации, использующей 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0) и работающей на УСН «Доходы – расходы».

Особенности налогообложения при разных системах налогообложения

Общая система налогообложения (ОСН)

• Арендная плата – расход по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
• НДФЛ удерживается арендатором‑налоговым агентом.
• Страховые взносы – только с вознаграждения водителя.

Упрощённая система налогообложения (УСН) «Доходы»

• Арендная плата включается в доходную часть УСН (п. 4 ст. 208.1 НК РФ).
• Налоговый агент удерживает НДФЛ.
• Расходы на ремонт и страховку не учитываются (поскольку УСН «Доходы» не допускает вычет расходов).

УСН «Доходы – расходы»

• Арендная плата – доход, а расходы на ремонт, техническое обслуживание и страхование могут быть включены в блок расходов.
• Налоговая база рассчитывается как разница между доходами и расходами.

Практические рекомендации

1. Оформляйте договор в письменной форме и убедитесь, что в нём чётко прописаны налоговые обязательства арендатора.
2. Выполняйте удержание НДФЛ в срок до 15 числа месяца, следующего за выплатой арендной платы.
3. Если в договоре предусмотрены услуги водителя, начисляйте страховые взносы на эту часть вознаграждения.
4. Ведите регистрацию всех расходов (ремонт, страхование, топливо) и сохраняйте первичные документы (акты, счета‑фактуры).
5. Для УСН «Доходы – расходы» правильно распределяйте аренду в доходы, а затраты – в расходы, чтобы оптимизировать налоговую базу.
6. При работе в 1С используйте типовые шаблоны проводок, указанные в пункте 6, и проверяйте корректность налоговых ставок.

Аренда автомобиля у физического лица – удобный способ обеспечить транспортные нужды организации без необходимости приобретения собственного автопарка. Однако налоговые и бухгалтерские нюансы требуют внимательного подхода:

• НДФЛ удерживается и перечисляется арендатором‑налоговым агентом (13 % или 15 %).
• Страховые взносы начисляются только на вознаграждение водителя, а не на саму арендную плату.
• Расходы на ремонт, техническое обслуживание и страхование могут учитываться в налоге на прибыль или в УСН «Доходы – расходы», но не в УСН «Доходы».
• Договор аренды должен фиксировать все финансовые и налоговые обязательства сторон.

Соблюдая указанные правила и правильно оформляя бухгалтерские проводки, вы сможете избежать налоговых рисков и эффективно использовать арендованные транспортные средства в своей деятельности.

Источник информации: материалы нормативных актов НК РФ, письма Минфина, публикации КонсультантПлюс, Налог‑Налог.ру, а также практические руководства по бухгалтерскому учету в 1С (2023‑2026 гг.). Дата актуализации – .