04 августа 2026 г. — С 22 ноября 2021 года в Трудовой кодекс Российской Федерации были официально введены статьи 22.1–22.3, посвящённые исключительно электронному документообороту (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Ниже — подробный разбор, какие документы можно оформлять «без бумаги», как подключиться к системе и на что обратить внимание работникам и работодателям.
Содержание
- Что такое ЭДО по-новому
- Какие статьи ТК РФ регулируют ЭДО
- Перечень документов, которые можно не дублировать на бумаге
- Как внедрить ЭДО в компании: пошаговая инструкция
- Как подать заявление, уведомление или сообщение в электронном виде
- Исключения: когда бумага всё ещё обязательна
- Ответы на основные вопросы
Что такое ЭДО по-новому
Согласно статье 22.1 ТК РФ, под «электронным документооборотом в сфере трудовых отношений» понимается:
- создание документов в электронном виде;
- подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- передача, использование и хранение этих документов без дублирования на бумаге.
Важно: введение ЭДО является правом, а не обязанностью работодателя. Работник вправе отказаться и продолжить обмен «бумажными» копиями.
Какие статьи ТК РФ регулируют ЭДО
| Статья | О чём говорит |
|---|---|
| 22.1 | Определение и общие принципы ЭДО |
| 22.2 | Порядок внедрения системы и приём на работу «в электронке» |
| 22.3 | Взаимодействие сторон: как направлять заявления, уведомления, сообщения |
Перечень документов, которые можно оформлять в ЭДО
Без бумажного дубля допускается оформление:
- трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
- приказов о приёме, переводе, увольнении;
- уведомлений о начале/окончании отпуска, командировки;
- заявлений на отпуск, отгул, увольнение, отказ от электронной трудовой книжки;
- электронной трудовой книжки (если работник дал согласие);
- служебных записок, актов, объяснительных и прочих кадровых документов.
Как внедрить ЭДО в компании: пошаговая инструкция
- Издать локальный нормативный акт (приказ/положение) о переходе на ЭДО.
- Согласовать положение с профсоюзом (если он есть) — срок на отзыв не менее 5 рабочих дней.
- Выбрать оператора ЭДО (например, «Диадок», «Такском», «СБИС», «Контур.Диадок») и заключить договор.
- Получить квалифицированные сертификаты ЭП для кадровой службы и руководителя.
- Обучить сотрудников и разослать уведомления о переходе не позднее чем за 2 месяца до даты «старт»;
- Подключить интеграцию с программой-кадровиком (1С:ЗУП, «КАМИН», «Арго» и др.).
Как подать заявление, уведомление или сообщение в электронном виде
Работник или кандидат может использовать:
- официальный электронный сервис работодателя (личный кабинет, корпоративный портал);
- систему ЭДО, к которой подключена компания (см. список выше);
- Госуслуги/Работа в России — если работодатель поддерживает интеграцию.
Документы подписываются УКЭП и направляются в электронном виде. Стороны считаются надлежаще уведомлёнными с момента получения подтверждения о доставке в системе.
Исключения: когда бумага всё ещё обязательна
Даже при включённом ЭДО бумажные оригиналы требуются:
- для трудовых договоров с военнослужащими, судьями, прокурорами;
- при выезде за границу в командировку (некоторые визовые центры запрашивают бумагу);
- по требованию государственных органов, если они не принимают электронные формы;
- при недоверии сторон к техническим средствам ЭДО (работник вправе запросить бумагу).
Ответы на основные вопросы
Можно ли отказаться от ЭДО после того, как работодатель его внедрил?
Да. Работник в любой момент может направить письменное заявление о возврате к бумажному документообороту. Работодатель обязан удовлетворить требование в течение 3 рабочих дней.
Нужно ли нотариально удостоверять электронные подписи?
Нет. Достаточно квалифицированной электронной подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром.
Сколько хранить электронные кадровые документы?
Те же сроки, что и бумажные: трудовые договоры — 75 лет, приказы о приёме/увольнении — 50 лет после увольнения работника.
Что делать, если у работника нет ЭП?
Работодатель обязан бесплатно выпустить или оплатить получение квалифицированной подписи, если ЭДО внедляется в обязательном порядке для всех сотрудников.
Внедрение электронного документооборота по статьям 22.1–22.3 ТК РФ позволяет компаниям:
- сократить расходы на бумагу и курьеров до 70 %;
- снизить сроки оформления приёма/увольнения с 3–5 дней до 1 часа;
- избежать потерь документов и ускорить госаудит.
Главное — соблюдать процедуру уведомления сотрудников, выдавать квалифицированные ЭП и не забывать об исключениях, где бумага по-прежнему необходима.