Экспертная комиссия суда (далее — ЭК) является ключевым органом, обеспечивающим методическую и практическую работу по экспертизе ценности документов, их отбору на хранение/уничтожение, а также контролю исполнения судебных решений. Ниже приведён подробный обзор её функций, полномочий и порядка принятия решений.
Создание и цели экспертной комиссии
ЭК создаётся в каждом суде (включая мировые суды) на постоянной основе в целях:
- организации экспертизы ценности документов;
- формирования номенклатуры дел;
- контроля исполнения решений, принятых по результатам экспертизы.
Основные функции ЭК
- Экспертиза ценности документов:
- проводится при составлении номенклатуры дел;
- осуществляется при формировании и проверке дел;
- оценивается соответствие результатов условиям контракта (если речь идёт о внешних экспертах).
- Отбор документов:
- на постоянное хранение;
- на уничтожение по окончании установленных сроков.
- Методическое руководство:
- разработка и утверждение методик экспертизы;
- обучение судебных секретарей и архивариусов.
Полномочия экспертной комиссии
ЭК обладает следующими полномочиями:
- запрашивать у структурных подразделений суда необходимые документы и сведения;
- приглашать сторонних специалистов при отсутствии штатных экспертов (формулировка: «разрешить экспертам, в случае отсутствия в штате…»);
- утверждать экспертно-проверочные методики, которые затем согласовываются со Службой по делам архивов;
- контролировать исполнение своих решений через секретаря ЭК.
Состав и организация работы
| Должность | Обязанности |
|---|---|
| Председатель ЭК | руководит заседаниями, подписывает протоколы и решения. |
| Секретарь ЭК | ведёт протоколы, обеспечивает сохранность документов, контролирует исполнение решений. |
| Члены ЭК | принимают участие в экспертизе, голосуют по каждому вопросу. |
Процедура принятия решений
Принцип большинства
Решения по каждому вопросу (документу) принимаются простым большинством голосов присутствующих членов комиссии.
Разрешение спорных ситуаций
Если голоса разделились поровну, спорный вопрос:
- переносится на следующее заседание с приглашением дополнительного эксперта;
- либо решается голосом председателя ЭК (если такое положение закреплено в регламенте суда).
Документальное оформление
- Протокол заседания фиксирует:
- дату и место;
- состав присутствующих;
- список рассмотренных документов;
- итоги голосования и принятое решение.
- Решение ЭК оформляется отдельным документом с указанием:
- наименования дела/документа;
- заключения о ценности (постоянное хранение, временное хранение, уничтожение);
- мотивировки и ссылки на нормативные акты.
Контроль исполнения
Секретарь ЭК в течение 5 рабочих дней со дня подписания решения:
- направляет копии заинтересованным лицам;
- вносит сведения в реестр контроля;
- ежеквартно предоставляет отчёт председателю ЭК и руководству суда.
Ответственность за нарушение порядка
За несоблюдение решений ЭК лицо может быть привлечено к:
- дисциплинарной ответственности;
- административной (в случае утраты документов).