Внимание! С 1 января 2026 года вступили в силу новые штрафы за отсутствие или нарушение графика отпусков. Размер санкций вырос вдвое: для ИП — до 10 000 ₽, для юрлиц, до 100 000 ₽. Чтобы не платить, нужно утвердить документ строго в срок и по правилам, прописанным в ст. 123 ТК РФ.
Что такое график отпусков и зачем он нужен
График отпусков — это обязательный локальный акт, который:
- Фиксирует очередность предоставления отпусков на календарный год;
- Помогает планировать рабочую нагрузку и распределять кадровые ресурсы;
- Служит основанием для издания приказа на отпуск (форма Т-6 или Т-6а).
Без утверждённого графика нельзя отправить сотрудника в отпуск «на основании заявления» — это уже нарушение ст. 123 ТК РФ и повод для трудовой инспекции.
Когда именно нужно составить и утвердить график
Срок фиксированный:
Не позднее 17 декабря предшествующего года
Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 123) требует утвердить график «не позднее чем за две недели до наступления календарного года». Под календарным годом понимается 1 января – 31 декабря. Соответственно, крайняя дата — 17 декабря 2025 года для графика на 2026 год.
Если 17 декабря выпадает на выходной, последний день переносится на ближайший рабочий день (письмо Роструда № 1693-6-1 от ).
Кто и как утверждает график
Инициатор: служба персонала или HR-отдел.
Утверждает: руководитель организации.
- Составляется проект графика (унифицированная форма № Т-7 или собственная форма).
- Согласовывается с профсоюзом (если есть). Срок на замечания, 5 календарных дней (ст. 372 ТК РФ).
- Руководитель подписывает приказ об утверждении.
- График доводится до сведения сотрудников под роспись.
Как учесть «сложные» случаи
Работники с приоритетом
- Мужья, жёны военнослужащих, право на отпуск одновременно с супругом (ст. 123.1 ТК РФ).
- Многодетные родители и опекуны детей-инвалидов — приоритет в летний период.
- Работники, получившие право на дополнительный отпуск (вредники, северяне, ветераны).
Новые сотрудники
Если человек принят после 17 декабря, его отпуск вносят в график в дополнительном порядке путём издания изменения к утверждённому документу. Лучше оформлять изменение ежемесячно, чтобы не накапливать «хвосты».
Перенос отпуска вне графика
Разрешён только по соглашению сторон (ст. 124 ТК РФ) и оформляется приказом. Важно: перенос не влияет на сам факт наличия графика, главное, чтобы он был первоначально утверждён.
Что будет, если просрочить или не утвердить
| Нарушение | Штраф 2026 год |
|---|---|
| Нет графика вовсе | ИП — 5 000–10 000 ₽ ООО — 30 000–100 000 ₽ |
| Утверждён позже 17 декабря | То же, как за отсутствие |
| График не доведён до сведения сотрудников | Предупреждение или штраф 5 000 ₽ для должностного лица |
Пошаговый чек-лист кадровика на декабрь 2025
- 10–12 декабря, согласование проекта с профсоюзом.
- 13 декабря, подписание приказа руководителем.
- 14 декабря, ознакомление сотрудников (в течение 3 дней).
- 16 декабря — загрузка скан-капий графика в цифровую кадровую систему (1С-ЗУП, СБиС и др.).
- 17 декабря — финальный контроль: в наличии подписи всех сотрудников, приказ зарегистрирован в книге приказов.
График отпусков — это не «бумага для галочки», а инструмент бизнес-планирования и обязательный элемент кадрового документооборота. Утвердите его до 17 декабря 2025 года и вы защитите компанию от штрафов, а сотрудников — от споров о дате отпуска.
Помните: если вы читаете эту статью после 17 декабря, немедленно составьте график «задним числом» и утвердите приказом сегодня, это лучше, чем его полное отсутствие.