Актуально на

Правовая база и нормативные источники

Кадровое документооборот в системе Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) России регулируется комплексом нормативных актов:

• Приказ ФСИН России от 18 ноября 2011 г. – утверждает перечень документов, создаваемых в деятельности ФСИН, включая кадровые.
• Приказ ФСИН России от № 373 – «Перечень документов… с указанием сроков хранения» (действующий в редакции 2026 г.).
• Положение о ФСИН России (утверждено Указом Президента РФ от № 1314).
• Официальный портал Pravo.gov.ru – ежедневно публикуются свежие распоряжения и приказы ФСИН, касающиеся кадров.

Перечень основных кадровых документов

Личные дела и формы учета

1. Личное дело государственного гражданского служащего (форма № ЛД-ФСИН-01) – ведётся на каждого сотрудника с момента поступления на гражданскую службу.
2. Личное дело работника уголовно-исполнительной системы (УИС) (форма № ЛД-ФСИН-02) – для сотрудников, не являющихся госслужащими.
3. Личное дело курсанта/слушателя образовательной организации ФСИН (форма № ЛД-ФСИН-03).
4. Личная карточка (Т-2) – подаётся в электронном виде через «Кадры-ФСИН».
5. Форма учёта личного состава (по званиям, квалификационным категориям, образованию) – ежемесячные отчёты в территориальные органы.

Приказы и распоряжения

По кадрам издаются:

• Приказы о приёме на службу – до 5 лет хранятся в делопроизводстве (п. 5.1. Приказа № 373).
• Приказы о переводе, служебных командировках, отпусках – хранятся 5 лет.
• Приказы о поощрении, дисциплинарных взысканиях, увольнении – 75 лет.
• Распоряжения о зачислении в кадровый резерв – 10 лет.

Служебные характеристики и аттестации

• Служебная характеристика – при подготовке к аттестации; срок хранения 5 лет после увольнения.
• Аттестационный лист – результат аттестации фиксируется в форме № АТ-ФСИН-05; хранится 75 лет.
• Протокол аттестационной комиссии – 75 лет.

Документы по охране труда и медицинскому обеспечению

• Медицинские книжки (ф. 046-1/у) – 75 лет.
• Акты расследования несчастных случаев – 45 лет.
• Лицевые счёта по специальной одежде и средствам индивидуальной защиты – 5 лет.

Денежное довольствие и надбавки

• Ведомости начисления денежного довольствия (ВНДД) – 5 лет.
• Расчётные ведомости по единовременным пособиям – 5 лет.
• Карточки личного счёта (ф. 0504075) – 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Электронный документооборот «Кадры-ФСИН»

С 2025 года введён единый электронный кадровый модуль:

• Личные карточки формируются в подсистеме «1С-ФСИН:Кадры»;
• Подписание приказов и служебных записок – КЭП (квалифицированная электронная подпись).
• Автоматический контроль сроков хранения и напоминания о предстоящей выбытии документов в архив.
• Интеграция с ЕГАИС «МойАрхив»: формирование электронного дела и передача в Госархив УИС.

Реестр кадровых форм ФСИН (типовые бланки)

Наиболее востребованные формы

1. Форма № ЛД-ФСИН-01 – «Личное дело государственного гражданского служащего».
2. Форма № ЛД-ФСИН-02 – «Личное дело работника уголовно-исполнительной системы».
3. Форма № ЛД-ФСИН-03 – «Личное дело курсанта».
4. Форма № АТ-ФСИН-05 – «Аттестационный лист».
5. Форма № КП-ФСИН-07 – «Карточка персонифицированного учёта».
6. Форма № СЗ-ФСИН-09 – «Служебная записка».
7. Форма № ПО-ФСИН-11 – «Приказ о присвоении специального звания».

Алгоритм создания нового личного дела

Шаг 1. Подготовка пакета документов поступающего:

• Анкета (форма ФСИН-021).
• Автобиография (ручная).
• Копии паспорта, трудовой книжки, диплома, военного билета, свидетельства о браке/разводе.
• Медицинское заключение о годности (форма 046-1/у-04).
• Справка об отсутствии судимости (МВД/МФЦ, не старше 30 дней).

Шаг 2. Ввод сведений в «Кадры-ФСИН» и присвоение регистрационного номера.

Шаг 3. Утверждение приказа о приёме (подпись директора ФСИН или уполномоченного заместителя).

Шаг 4. Подшивка документов в личное дело, опечатывание и внесение в реестр личных дел.

Контрольные точки аудита кадровых документов

Перспективы 2026–2027 годов

• Запуск федеральной информационной системы «Кадровый учёт УИС» – полное исключение бумажных личных дел.
• Внедрение электронных трудовых книжек (ФЗ № 439-ФЗ).
• Обязательное прохождение электронной аттестации через портал «Госуслуги».
• Цифровой фото- и биометрический контроль доступа к режимным объектам.

Ключевые советы кадровикам ФСИН

1. Ежемесячно проверяйте фактическое наличие документов в личных делах через модуль «Контроль комплектности».
2. Используйте шаблоны документов из актуальной редакции приказа № 373 (обновлён ).
3. Не позднее 30 дней после изменения статуса (отпуск, командировка, увольнение) обновляйте электронную карточку в «Кадры-ФСИН».
4. Храните дубликаты ключевых документов в защищённом облаке Госархива УИС – это снизит риск потери при ЧС.
5. Ежеквартально проводите внутренний аудит с оформлением акта по форме АУД-КФСИН-01.

Контакты справочной службы: ###-###-#### (круглосуточно), help@fsin.gov.ru

Актуализировано по состоянию на 04 августа 2026 г. на основании официальных источников ФСИН России и портала Pravo.gov.ru;