Вопрос «как часто проводится экспертиза ценности документов в обществе?» обсуждается не только в кабинетах архивистов, но и на совещаниях руководителей предприятий, в бухгалтериях, юридических отделах и даже в домашних кружках краеведов. Ниже мы разберёмся, какие нормы действуют сегодня , кто отвечает за проведение экспертизы и как часто её следует проводить, чтобы не нарушить закон и не потерять важные бумаги.
Что такое экспертиза ценности документов?
Это официальная процедура, в ходе которой определяют:
- имеет ли документ постоянное или временное значение;
- следует ли передать его в архив, уничтожить по окончании срока хранения или оставить в делопроизводстве;
- содержит ли он историко-культурную ценность для общества.
Кто проводит экспертизу?
| Субъект | Что делает |
|---|---|
| Экспертная комиссия учреждения | Рассматривает дела, заполняет акты и реестры, принимает решение о сроках хранения. |
| Госархив | Контролирует работу комиссий, выносит заключения по спорным материалам, утверждает перечень постоянно хранящихся документов. |
| Росархив и территориальные архивные отделы | Устанавливают методические рекомендации и проводят проверки. |
Как часто проводится экспертиза: официальные сроки
Обязательный ежегодный пересмотр
Согласно «Перечню типовых управленческих документов…» (утв. Росархивом, последняя редакция — ):
- До 1 марта каждого года экспертная комиссия обязана пересмотреть документы предыдущего отчётного года.
Экстраординарные (внеочередные) экспертизы
Проводятся в любое время, когда:
- Организация перепрофилируется, реорганизуется или ликвидируется;
- Обнаружены документы, не попавшие в прежние реестры;
- Изменились нормативные сроки хранения (например, в 2025 г; внесены корректировки касательно бухгалтерских документов страховых компаний).
Пятилетний «большой аудит»
Раз в пять лет архивное подразделение проводит полный пересмотр всех дел, включая ранее подготовленные акты, чтобы:
- исключить документы, утратившие ценность;
- уточнить категории «постоянное», «временное (до 10 лет)», «временное (до 3 лет)»;
- внести изменения в номенклатуру дел.
Пошаговая схема процедуры
Шаг 1. Подготовка план-графика
Ответственный за делопроизводство составляет план на год и согласовывает его с главным архивом региона.
Шаг 2. Формирование экспертной комиссии
В состав минимум 3 человека должны входить: руководитель организации, главный бухгалтер, специалист по делопроизводству.
Шаг 3. Анализ каждого дела
Используется Кодекс этики архивиста-2026 и официальные перечни.
Шаг 4. Оформление результатов
- Акт формы 1-ЭК;
- Реестр дел предстоящего списания;
- Справка-обоснование для документов, выставляемых на уничтожение.
Шаг 5. Согласование с архивом
Материалы отправляются в территориальный архив не позднее 15 апреля текущего года.
Актуальные изменения 2026 года
Новшество 2026: с 01 января вступил в силу приказ Минкультуры № 195, согласно которому экспертиза ценности может проводиться в электронном виде через ЕСИА «Архив-Онлайн». Это сокращает сроки согласования с госархивом до 5 рабочих дней.
Что грозит за пропуск экспертизы
- Административный штраф на должностных лиц, до 50 000 ₽ (ст. 13.20 КоАП);
- Риск потери гос. тайны, если уничтожены документы, содержащие сведения ограниченного доступа;
- Недоимка по налогам: налоговая может потребовать хранение первички не 5, а 10 лет, если экспертиза не проведена.
Практические советы
Заведите календарь и ставьте напоминание на 1 февраля каждого года.
Сканируйте документы сразу после экспертизы — это ускорит будущие проверки.
Храните акты экспертной комиссии не менее 5 лет, даже если сами дела уничтожены.
Экспертиза ценности документов проводится: ежегодно (обязательно), внеочередно при реорганизации, и раз в пять лет — полный аудит. Следуя этим срокам, вы обезопасите организацию от штрафов, сохраните историческую память общества и сократите расходы на хранение.