График работы — это не просто расписание смен, а официальный локальный нормативный акт, обязательный для работодателя и работника. Его содержание и порядок утверждения напрямую регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и вступающими в 2025–2026 гг. поправками. Ниже разберёмся, как грамотно составить график, не нарушив права персонала и не получив штрафы от трудовой инспекции.
Нормативная база: что говорит ТК РФ
- Статья 91 ТК РФ: нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
- Статья 100 ТК РФ: режим рабочего времени должен содержать продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, время перерывов и сменность.
- Статья 103 ТК РФ: при сменном режиме график сменности доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения.
- Статья 110 ТК РФ: продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов.
- Статья 299 ТК РФ: для вахтового метода продолжительность вахты не более 1 месяца, в исключительных случаях — 3 месяца (с согласованием профсоюза).
Когда нужен график работы
График обязателен, когда:
- у компании сменный режим (2,3 или 4 смены);
- введён суммированный учёт рабочего времени;
- применяется вахтовый метод;
- есть необходимость в гибком или скользящем графике (например, «2/2», «3/3», «24/48»).
Виды графиков работы
| Тип графика | Описание | Примеры |
|---|---|---|
| Нормальные пятидневные сокращённые | 5 рабочих дней, 2 выходных | Пн–Пт: 8 ч, Сб–Вс: выходной |
| Сменный | Несколько смен в сутки | Смена А 08:00–20:00, смена Б 20:00–08:00 |
| Скользящий | Выровненная сумма часов в цикле | 2 через 2, 4 через 4 |
| Вахтовый | Работа вдали от дома, вахтой до 30 суток | 14 дней работа / 14 дней отдых |
Пошаговая инструкция по составлению графика
Шаг 1. Выбор типа учёта времени
Определите, будет ли у вас суточный, недельный или суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ). При суммированном учёте выбирается учётный период — месяц, квартал или год.
Шаг 2. Расчёт нормы часов
Используйте официальный производственный календарь на 2026 г.:
- Январь 2026 — 120 часов (при 40-часовой неделе);
- 2 квартал 2026, 494 часа;
- Весь год 2026, 1970 часов.
Шаг 3. Определение числа смен и длительности
Пример расчёта для цеха без выходных:
- Необходимо покрытие 168 часов в неделю (24 × 7).
- 4 смены по 12 часов = 48 часов на человека в неделю → норма выдерживается.
Шаг 4. Учёт ограничений
- Никаких двух подряд смен (ст. 103 ТК РФ).
- Ночные смены сокращаются на 1 час (ст. 96 ТК РФ).
- Еженедельный отдых 42 часа должен присутствовать.
Шаг 5. Согласование с работниками
График обязательно согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ). Если профсоюза нет, проводите совещание с уполномоченными представителями трудового коллектива.
Шаг 6. Приказ и ознакомление
- Издаётся приказ руководителя о введении графика.
- Не позднее чем за 1 месяц до введения график доводится до сведения работников под роспись (ст. 103 ТК РФ).
- Скан подписей хранится не менее 5 лет (ст; 22.1 ФЗ-125 «Об архивном деле»).
Пример графика сменности (участок «А»)
┌────────┬───────────┬───────────┬───────────┐ │ Дата │ Смена 1 │ Смена 2 │ Смена 3 │ ├────────┼───────────┼───────────┼───────────┤│ 07.01 │ 08:00-20:00│ 20:00-08:00│ выходной │ │ 08.01 │ выходной │ 08:00-20:00│ 20:00-08:00│ │ 09.01 │ 20:00-08:00│ выходной │ 08:00-20:00│ └────────┴───────────┴───────────┴───────────┘
Все сотрудности работают не более 40 ч в неделю при суммированном учёте за месяц.
Популярные ошибки и штрафы
| Ошибка | Санкция | Норматив |
|---|---|---|
| Нет графика или он устный | Штраф до 50 000 ₽ на юрлицо | ст. 5.27 КоАП РФ |
| График введён за 3 дня | Штраф до 5 000 ₽ на должностное лицо | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Не предусмотрены 42 ч отдыха | Признание времени сверхурочным → доплата ×2 | ст. 152 ТК РФ |
Чек-лист для HR-специалиста
- ✅ Утвердить вид учёта времени (суммированный/недельный).
- ✅ Получить календарь норм часов на 2026 год.
- ✅ Рассчитать число смен и продолжительность каждой.
- ✅ Проверить отсутствие двух подряд смен и ночных нарушений.
- ✅ Согласовать проект графика с профсоюзом/представителями.
- ✅ Издать приказ не позднее 01 июня 2026 г. для ввода с 01 июля 2026 г.
- ✅ Ознакомить сотрудников под роспись и сохранить документы.
Актуальные обновления на 2026 год
- С 01 января 2026 г. вступили изменения: при суммированном учёте график может быть утверждён на 3 месяца, а не на 1, если есть письменное согласие работников.
- Новая форма Т-13 утверждена Приказом Минтруда № 403 от г. — обязательно использовать новый бланк табеля.
- Обновлён порядок электронного согласования графика через сервис «Работай без бумаги» (ФНС + ЕСИА + Госуслуги).
Правильно составленный график работы — это не просто таблица Excel, а юридически значимый документ, который защищает как права работников, так и интересы работодателя. В 2026 г. требования стали жёстче: сокращены сроки уведомления, расширены обязательные реквизиты и усилен контроль трудовой инспекции. Соблюдайте алгоритм, избегайте типичных ошибок — и ваш бизнес будет вне зоны риска.
Вопросы по теме? Задавайте в комментариях — ответим в течение 24 часов!