Личное дело работника УФСИН, это основной документ кадрового учёта, отражающий весь жизненный и служебный путь сотрудника федеральной службы исполнения наказаний․ Правильное оформление, своевременное обновление и строгое соблюдение требований по хранению личного дела — залог бесперебойного кадрового документооборота и защиты как прав сотрудника, так и интересов государства․
Нормативно-правовая база
- Федеральный закон от № 403-ФЗ «О Федеральной службе исполнения наказаний»;
- Приказ Минюста РФ от № 274 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в УИС»;
- Приказ Минтруда РФ от № 558н «Об утверждении Правил ведения и хранения кадровых документов»;
- Приказ ФСИН России от № 220 «О формах и порядке ведения личных дел сотрудников УИС»․
Состав личного дела работника УФСИН
Каждое личное делится на обязательные разделы и возможные приложения․ Ниже приведён перечень документов, которые обязательно должны быть включены:
Раздел 1․ Документы, удостоверяющие личность и гражданство
- Копия паспорта (все заполненные страницы);
- Копии документов о смене фамилии (при наличии);
- Копия свидетельства о рождении (для военнослужащих, военный билет);
- Копия ИНН и СНИЛС;
- Документ о регистрации по месту жительства․
Раздел 2․ Документы о воинском учёте
- Военный билет или удостоверение офицера;
- Карточка воинского учёта (форма № 1-личная);
- Справка о прохождении альтернативной гражданской службы (при наличии)․
Раздел 3․ Образование и квалификация
- Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании;
- Дипломы о профессиональной переподготовке и повышении квалификации;
- Удостоверения о прохождении курсов ФСИН России (например, курс молодого сотрудника, курс начальников караула и др․);
- Копии приказов о присвоении классных чинов и специальных званий․
Раздел 4․ Трудовая деятельность и служба в УИС
- Трудовая книжка с вклеенной последней страницей;
- Копия контракта или служебного контракта;
- Приказы о приёме на службу, переводах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
- Служебные характеристики и аттестационные листы;
- Справки о прохождении медицинских комиссий и профосмотров․
Раздел 5․ Сведения о доходах, имуществе и обязательствах
В соответствии с Федеральным законом «О противодействии коррупции» каждый сотрудник ежегодно предоставляет:
- Сведения о доходах (форма 2-НДФЛ);
- Сведения о недвижимом и движимом имуществе;
- Сведения о счетах в банках и ценных бумагах;
- Сведения о долговых обязательствах․
Порядок оформления
Этап 1․ Первичное формирование личного дела
Кадровый специалист в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приёме на службу формирует личное дело․ Используется унифицированная обложка бледно-голубого цвета с надписью «Личное дело № ___»․ На обложке проставляются:
- Фамилия, имя, отчество;
- Должность и подразделение;
- Номер личного дела;
- Дата заведения․
Этап 2․ Нумерация страниц и опись документов
- Все страницы пронумеровываются арабскими цифрами снизу по центру;
- После нумерации составляется опись документов (форма № T-2-ЛД), заверенная подписью кадровика и печатью;
- Опись подшивается во внутреннюю сторону передней обложки․
Этап 3․ Внесение изменений
Важно! При каждом изменении сведений о сотруднике (смена фамилии, присвоение очередного специального звания, перевод на другую должность и т․д․) в личное дело включается копия приказа и актуализируется раздел «Служебные материалы»․ Изменения также фиксируются в графе «Примечания» описи․
Хранение личных дел
Место хранения
- Текущие дела — в сейфе или металлическом шкафу кадровой службы подразделения;
- Архивные дела — в отдельном помещении, оборудованном металлическими шкафами с огнестойкой маркировкой․
Ответственность за хранение
За сохранность личного дела отвечает начальник кадрового отдела, который ежеквартально проводит проверки наличия и состояния дел․ Сведения вносятся в Журнал учёта личных дел (форма № T-3-ЛД)․
Передача личного дела при переводе или увольнении
- При переводе в другое подразделение УФСИН личное дело сопровождается сопроводительным письмом и передаётся не позднее 3 рабочих дней со дня издания приказа о переводе;
- При увольнении личное дело в течение 10 дней направляется в центральный кадровый архив УФСИН по форме № T-4-ЛД;
- Личные дела уволенных сотрудников хранятся не менее 75 лет, после чего подлежат экспертизе ценности и, при отсутствии историко-культурной значимости, уничтожаются в установленном порядке․
Электронное личное дело и перспективы цифровизации
С 2023 года УФСИН России реализует пилотный проект по ведению электронных личных дел в системе «Кадры-УИС»․ Электронное дело включает:
- Сканы всех документов в формате PDF/A;
- Электронную подпись кадрового специалиста и руководителя подразделения;
- Автоматическое уведомление о сроках очередной аттестации, медосмотров и предоставления деклараций․
Однако бумажный оригинал личного дела сохраняется до полного завершения цифрового перехода и получения сертификата соответствия от ФСТЭК и ФСБ России․
Ответственность за нарушения
Неправильное оформление, утрата или разглашение сведений личного дела влечёт:
- Дисциплинарную ответственность — от выговора до увольнения;
- Административную ответственность по ст․ 13․14 КоАП РФ (нарушение порядка работы с конфиденциальной информацией);
- Уголовную ответственность по ст․ 283 УК РФ (разглашение сведений, составляющих государственную тайну)․
Чек-лист для кадрового специалиста
Перед заведением/проверкой личного дела убедитесь, что:
- ✓ Все документы заверены надписью «Верно» и подписью кадровика;
- ✓ Подшивка страниц прошита и пронумерована;
- ✓ Опись документов актуализирована и подписана;
- ✓ Журнал учёта личных дел содержит сведения о дате последнего внесения изменений;
- ✓ Дело хранится в запираемом металлическом шкафу (сейфе)․
По вопросам оформления и ведения личных дел рекомендуется обращаться в отдел кадров вашего территориального органа УФСИН России․