04 июля 2026 г. 16:28

Федеральная служба исполнения наказаний (ФСИН России) — федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по исполнению уголовных наказаний, содержанию подозреваемых и обвиняемых под стражей, а также контролю за соблюдением прав и законных интересов осуждённых. В своей деятельности ФСИН создаёт, получает и использует массив документов различного уровня значимости. Для обеспечения прозрачности, правовой определённости и эффективного управления этими материалами утверждается специальный перечень документов.

Нормативно-правовая база

Основные законы и подзаконные акты

• Федеральный закон от № 5473-I «Об учреждении Федеральной службы исполнения наказаний» (в ред. от ).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Постановление Правительства РФ от № 2496 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в ред. от ).
• Приказ Минюста России от № 55 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с документами в системе ФСИН России».
• Приказ ФСИН России от № 345 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ФСИН России, и порядке их хранения».

Цели утверждения перечня

1. Обеспечение единого подхода к созданию, оформлению, учёту и хранению документов в системе ФСИН.
2. Защита прав осуждённых и личного состава через регламентацию документации, содержащей персональные данные.
3. Повышение прозрачности деятельности и упрощение межведомственного обмена информацией.
4. Сокращение издержек за счёт стандартизации форм документов и перехода на электронный документооборот.

Структура утверждённого перечня

Категории документов

Перечень условно разделён на четыре большие категории:

• Организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, положения, инструкции.
• Оперативно-служебные документы: рапорты, рапорт-донесения, журналы учёта личного состава, журналы контроля за осуждёнными, акты осмотров.
• Кадровые документы: личные дела сотрудников, аттестационные листы, приказы о поощрении и взыскании.
• Финансово-хозяйственные документы: сметы, договоры, акты приёма-передачи материальных ценностей, бухгалтерская отчётность.

Форматы носителей

Документы могут существовать в трёх форматах:

1. Бумажный, применяется для оригиналов документов с нотариально-заверенными подписями.
2. Электронный — применяется для внутреннего документооборота через систему «Электронный архив ФСИН».
3. Смешанный — применяется при необходимости одновременного хранения бумажного оригинала и электронной копии.

Порядок ведения и хранения

По новому приказу № 345:

• Оригиналы организационно-распорядительных документов хранятся 5 лет, после чего подлежат передаче в Госархив ФСИН.
• Оперативно-служебные документы, содержащие сведения ограниченного доступа, хранятся 75 лет (или пожизненно в случае гостайны).
• Кадровые документы сотрудников передаются в личный архив ФСИН после увольнения и хранятся 75 лет.
• Финансово-хозяйственные документы подлежат ежегодной инвентаризации и передаче в архив не позднее 1 марта следующего года.

Переход на цифровой формат

С 01 января 2027 г. вводится обязательный электронный обмен документами между территориальными органами ФСИН и центральным аппаратом. Это касается:

• Ежемесячных статистических форм по численности осуждённых.
• Кадровых изменений и приказов о назначениях.
• Финансовых отчётов по расходам на питание и ГСМ.

Для реализации перехода ФСИН заключило контракт с АО «Центр информационных технологий» на разработку обновлённой версии подсистемы «Электронный архив-ФСИН».

Ответственность за нарушения

Приказом № 345 установлена дисциплинарная, административная и материальная ответственность должностных лиц за:

1. Уничтожение или утрату документов без надлежащих оснований.
2. Несвоевременное внесение сведений в электронный реестр.
3. Разглашение персональных данных осуждённых и сотрудников.

В случае нарушений предусмотрены штрафы до 500 000 рублей и дисквалификация на срок до 3 лет.

Практические рекомендации для подразделений ФСИН

• Каждое подразделение обязано провести инвентаризацию документов по состоянию на 01 октября 2026 г. и представить отчёт в Центральный архив ФСИН до 15 ноября 2026 г.
• Необходимо обучить минимум 20 % штатных специалистов работе в обновлённой системе «Электронный архив-ФСИН» до 01 декабря 2026 г.
• Рекомендовано создать отдельные номенклатуры дел для документов, связанных с участием ФСИН в международных проектах (передача осуждённых, обмен опытом).

Утверждение нового перечня документов, образующихся в деятельности ФСИН, стало важным шагом к цифровизации уголовно-исполнительной системы, повышению её прозрачности и защищённости персональных данных. Внедрение единых стандартов позволит:

• Сократить время на поиск и предоставление информации на 35 %.
• Уменьшить бумажный документооборот на 40 %.
• Обеспечить безопасное долгосрочное хранение свыше 50 млн единиц архивных документов.

Все территориальные органы ФСИН получат методические рекомендации и доступ к обучающим видеоматериалам до 15 июля 2026 г.

Источники: официальный сайт ФСИН России, приказ ФСИН № 345 от , материалы пресс-службы ведомства, данные Госархива ФСИН.