Актуальность темы: 08 февраля 2024 года на официальном интернет-портале правовой информации опубликовано Положение о центральной экспертной комиссии федерального органа, которое вступает в силу с 19 февраля 2024 года. Рассмотрим ключевые положения документа и их значение для российских организаций.
Назначение и цели экспертной комиссии
Экспертная комиссия организации создаётся для:
- оценки ценности документов и делопроизводственных материалов;
- принятия решений о сроках хранения, уничтожении или передаче в архив;
- обеспечения сохранности уникальных документов, составляющих особую историко-культурную ценность.
Состав и структура комиссии
Кто входит в состав
- Председатель – руководитель организации или его заместитель.
- Заместитель председателя – ответственное лицо архивной службы.
- Члены комиссии – представители:
- структурных подразделений;
- юридической службы;
- кадрового отдела;
- идеологически значимых отделов (например, отдела по работе с государственной тайной).
Порядок формирования
Комиссия утверждается приказом руководителя организации сроком на 3 года. При необходимости состав комиссии может быть изменён в течение года дополнительным приказом.
Функции и полномочия
| Функция | Описание |
|---|---|
| Экспертиза ценности | Оценка документов на предмет исторической, научной и практической важности. |
| Контроль сроков хранения | Установление и пересмотр сроков хранения дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. |
| Ликвидация документов | Организация и контроль уничтожения документов, утративших ценность, с соблюдением правил конфиденциальности. |
| Передача в архив | Координация передачи документов постоянного хранения в государственный или ведомственный архив. |
Процедура проведения экспертизы
Подготовительный этап
- Формирование плана экспертизы на год.
- Сбор описей дел и актов по форме Акт о выделении к уничтожению.
Проведение заседания
- Регистрация присутствующих членов комиссии.
- Ознакомление с документами и делами, представленными на экспертизу.
- Голосование по каждому делу: «за сохранение», «за уничтожение», «за передачу в архив».
- Оформление протокола заседания (форма № ЭК-1).
По итогам работы комиссии оформляется акти экспертної перевірки, который подписывается председателем и всеми членами комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Ответственность и отчётность
Кто несёт ответственность
- Члены комиссии – за объективность и достоверность оценки.
- Руководитель организации – за обеспечение условий хранения и сохранности документов.
- Архивная служба – за исполнение решений комиссии и своевременное информирование государственного органа архивного дела.
Формы отчётности
- Ежеквартальное доведение сведений о принятых решениях до вышестоящего архивного органа.
- Годовой отчёт по форме № 1-архив не позднее 15 января следующего года.
Новые изменения 2024 года
С 19 февраля 2024 года в Примерное положение внесены следующие ключевые изменения:
- Оцифровка документов. Комиссии рекомендовано при экспертизе учитывать возможность перевода документов в электронную форму.
- Сокращение сроков хранения. Для ряда типовых управленческих документов сроки хранения сокращены с 5 до 3 лет.
- Дистанционные заседания. Разрешены онлайн-заседания при условии кворума не менее 2/3 состава комиссии и видеофиксации.
Практические рекомендации организациям
- Подготовьте локальный акт, отражающий особенности вашей отрасли (например, медицина, образование, оборона).
- Обучите сотрудников основам архивного дела и экспертизы ценности документов.
- Автоматизируйте процессы: используйте программные комплексы «Электронный архив» или «Delo+» для учёта и сопровождения дел.
Утверждение Примерного положения об экспертной комиссии организации – важный шаг к системному управлению документами и повышению эффективности архивного дела. Своевременное выполнение требований нового документа позволит избежать штрафов, сохранить ценные бумаги и обеспечить прозрачность документооборота.
Дата актуальности: 04 июля 2026 г. 14:20 мск.