Цель статьи – предоставить подробный пример оформления протокола заседания экспертной комиссии, отвечающего требованиям российского законодательства и внутренним нормативным документам организации.

Нормативно-правовая база

При подготовке протокола необходимо опираться на следующие нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Приказ Минкульта России от № 1 «Об утверждении Положения о порядке ведения архивов»;
• Трудовой кодекс РФ (положения о хранении трудовой документации);
• Локальные нормативные акты организации (положение об экспертной комиссии, регламент уничтожения документов).

Состав и полномочия экспертной комиссии

Экспертная комиссия формируется в соответствии с внутренними регламентами и обычно включает:

1. Главу комиссии (часто – руководителя отдела архивного дела);
2. Членов комиссии – представителей юридического, бухгалтерского и профильных подразделений;
3. При необходимости – внешних экспертов (например, специалистов по информационной безопасности).

Полномочия комиссии:

• Проверка соответствия сроков хранения документов требованиям законодательства;
• Принятие решений об уничтожении, перемещении в архив или сохранении документов;
• Контроль над выполнением решений комиссии.

Ключевые требования к протоколу

Протокол считается официальным документом и должен соответствовать следующим требованиям:

• Вести его в едином формате, утверждённом в организации;
• Указывать полную дату и время проведения заседания;
• Перечислять всех присутствующих с указанием их должностей;
• Отражать порядок рассмотрения документов (повестка дня);
• Содержать конкретные решения комиссии и основания для их принятия;
• Подписи всех членов комиссии (или их уполномоченных представителей);
• При необходимости – приложить копии документов, подпадающих под уничтожение.

Структура протокола

Шапка протокола

Включает:

Наименование организации
Протокол № ________
Дата проведения заседания: «__» _______ 2026 г.

Описание повестки заседания

Кратко формулируется цель заседания и перечень вопросов, подлежащих рассмотрению.

Список присутствующих

Указывается ФИО, должность и роль (член комиссии / наблюдатель).

Рассмотренные документы

Таблица или перечень с указанием:

• Наименования документа;
• Номера, даты создания;
• Срока хранения;
• Текущего статуса (архив, активное хранение, подлежит уничтожению).

Принятые решения

Для каждого документа указывается:

1. Решение (уничтожить, сохранить, перевести в архив);
2. Основание (истечение срока, отсутствие правовых оснований и т.д.);
3. Ответственный за выполнение решения;
4. Срок выполнения.

Подписи

Подписываются глава комиссии и все её члены (или их уполномоченные представители).

Пример протокола заседания

ООО "Пример"
Протокол № 07/2026
Дата проведения заседания: 07 апреля 2026 г.

Повестка заседания:
Рассмотрение перечня документов, срок хранения которых истёк в 2025‑2026 гг.;
Принятие решений об их уничтожении.

Присутствовали:

 
Иванов И.И., директор по архивному делу – глава комиссии;
 
Петров П.П., главный бухгалтер – член комиссии;
 
Сидорова С.С., юрисконсульт – член комиссии;
 
Кузнецов К.К., специалист по ИТ-безопасности – наблюдатель.


Рассмотренные документы:

 

 
#
Наименование
Номер/Дата
Срок хранения
Текущий статус
 
 

 
1
Договор поставки № 123 от 
5 лет (до )
Хранится в архиве
 
 

 
2
Отчет о командировке сотрудника № 45 от 
3 года (до )
В активном хранении
 
 

 
3
Бухгалтерская справка № 2024/07 от 
5 лет (до )
В архиве
 


Принятые решения:

 
Документ №1 – уничтожить в течение 5 рабочих дней. Основание: истечение срока хранения (п. 5 ст. 8 ФЗ-125). Ответственный: Иванов И.И.
 
Документ №2 – уничтожить в течение 3 рабочих дней. Основание: отсутствие правовых оснований для дальнейшего хранения. Ответственный: Петров П.П.
 
Документ №3 – сохранить в архиве до г. (срок хранения еще не истек). Ответственный: Сидорова С.С.


Заседание завершено в 15:30. Протокол составлен Ивановым И.И. и подписан всеми членами комиссии.

Подписи:

____________________ Иванов И.И. (Глава комиссии)

____________________ Петров П.П. (Член комиссии)

____________________ Сидорова С.С. (Член комиссии)

____________________ Кузнецов К.К. (Наблюдатель)

Рекомендации по ведению протоколов

• Храните оригиналы протоколов в архиве организации в течение не менее 5 лет (срок хранения зависит от типа документа);
• Обеспечьте электронную подпись или сканирование подписанных протоколов для создания резервной копии;
• Регулярно обновляйте регламент комиссии, учитывая изменения в законодательстве;
• Проводите обучение сотрудников, ответственных за подготовку и хранение протоколов.