04 июля 2026 г., 12:39 МСК

Экспертиза ценности документов — это центральное звено в системе делопроизводства и архивного дела, которое позволяет отделить действительно важные бумаги от «мусора», определить сроки их хранения и принять решение о передаче в государственный архив или уничтожении. Ниже приведён подробный алгоритм, как именно организовать такую работу внутри своей организации, не нарушая законодательство РФ.

Когда обязательна экспертиза ценности?

• по окончании установленного срока хранения документов;
• перед передачей дел в Архивный фонд РФ или муниципальный архив;
• при ликвидации или реорганизации организации;
• при составлении номенклатуры дел и актуализации перечней документов;
• если обнаружены неучтённые или повреждённые документы.

Создание экспертной комиссии

Приказ руководителя

До начала работы руководитель организации издаёт Приказ о создании экспертной комиссии, в котором:

1. определяется состав комиссии (архивист, кадровик, юрист, специалисты от структурных подразделений);
2. назначаются сроки и этапы работы;
3. устанавливается методическое руководство (как правило, со стороны государственного или муниципального архива).

Формирование документов комиссии

• Протоколы заседаний — фиксируют обсуждение и решения по каждому делу.
• Экспертные заключения — краткие мотивировки, почему документы отнесены к той или иной категории ценности.
• Ведомость результатов экспертизы — итоговая таблица для утверждения.

Этапы экспертизы ценности (пошаговая схема)

Шаг 1. Подготовка

• выборка дел, срок хранения которых заканчивается в текущем году;
• составление предварительного списка с указанием номеров дел, дат, краткого содержания;
• консультация с государственным архивом по специфике отрасли.

Шаг 2. Изучение документов

• анализ копийности (есть ли дубликаты внутри организации или в других учреждениях);
• оценка историко-культурной, научной и практической ценности; для документов по личному составу — проверка наличия сведений о награждениях, особых условиях труда, вредных факторах и т.д.

Шаг 3. Классификация документов

1. Постоянное хранение (передаются в государственный архив).
2. Долговременное (свыше 10 лет) хранение в организации.
3. Долговременное (до 10 лет), после чего возможно уничтожение.
4. Сразу подлежат уничтожению (нет установленной ценности).

Шаг 4. Оформление результатов

• Акт экспертизы ценности — основной документ, который утверждает руководитель.
• Описи дел постоянного и временного хранения, а также по личному составу.
• Справка-расчёт о количестве листов для подготовки к передаче в архив.

Утверждение и передача документов

После подписания акта:

1. Копии акта и описей направляются в федеральный или муниципальный архив для согласования.
2. Дела постоянного хранения упаковываются по 250 листов, маркируются и сопровождаются внутренней опиской.
3. Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом на списание и уничтожаются конфиденциально (шредер, макулатура).

Особенности экспертизы документов по личному составу

• Критерии ценности зафиксированы в Методических рекомендациях Федерального архивного агентства (утв. 2015 г.).
• Важны документы, содержащие информацию о:
  • наградах, почётных званиях;
  • участии в войнах, важных государственных мероприятиях;
  • работе на особо опасных или уникальных объектах.
• Дубликаты трудовых книжек и копии приказов, которые есть в вышестоящих органах, могут быть отнесены к категории “уничтожить”.

Нормативно-правовая база

1. Приказ Министерства культуры РФ от № 1456 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ…».
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по экспертизе ценности документов по личному составу (2015).
3. ГОСТ 7.32–2017 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. Федеральный закон от № 337-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части уничтожения документов).

Распространённые ошибки и как их избежать

ИТ-поддержка процесса

Современные организации используют корпоративные системы электронного делопроизводства (СЭД), где:

• автоматически формируются номенклатуры дел;
• встроенные шаблоны экспертных заключений снижают риск ошибок;
• электронные подписи позволяют утверждать акты без бумаги.

1. Издан приказ руководителя и назначена экспертная комиссия.
2. Составлены и согласованы списки дел, подлежащих экспертизе.
3. Проведены заседания комиссии с оформлением протоколов.
4. Сформированы акт экспертизы ценности и описи дел.
5. Получено согласование от государственного архива.
6. Дела постоянного хранения упакованы и переданы.
7. Документы без ценности уничтожены по акту.
8. Результаты отражены в перечне документов и учтены в СЭД.

Важно! Все процедуры должны быть завершены до 31 декабря текущего года, чтобы не нарушить график формирования годового архивного фонда.

Следуя представленной инструкции, любая организация — от муниципального учреждения до крупного холдинга, сможет организовать экспертизу ценности документов без риска нарушить законодательство РФ и обеспечить сохранность историко-культурного наследия.