Что такое письмо о розыске груза? Это официальное обращение отправителя, получателя или их представителя к транспортной компании, перевозчику, логистическому оператору или складу с просьбой установить местонахождение пропавшего или просроченного груза. Письмо может быть направлено как в электронном, так и в бумажном виде и служит первым этапом претензионной работы.
Когда необходимо направлять такое письмо?
- Груз просрочен. Прошёл ожидаемый срок доставки, но груз не прибыл.
- Отсутствует подтверждение получения. Получатель заявил, что ничего не принимал.
- Разночтения по количеству мест (весу). На приёмке зафиксировано меньше грузовых мест, чем указано в CMR или накладной.
- Механические повреждения упаковки указывают на возможный механический «пересорт» или хищение;
- Отсутствие отслеживаемости. Долгое время не обновляется статус в онлайн-системе перевозчика.
Структура письма о розыске груза
Реквизиты сторон
- Наименование отправителя (компании/ФИО ИП), ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон и e-mail.
- Наименование получателя, если письмо направляется от лица получателя.
- Наименование перевозчика/логистической компании, её ИНН, КПП, юридический адрес, ФИО ответственного лица.
Заголовок
Письмо-запрос о розыске груза № [ваш номер]
от «дд» мм 2024 г.
Суть заявки (основной блок)
Заголовок: «По факту просроченной доставки груза» или «По факту несоответствия количества мест».
Детали:
- Номер накладной (CMR, ТТН, накладной экспедитора).
- Дата отправки, пункт отправления, пункт назначения.
- Количество мест, общий вес/объём.
- Наименование груза (с краткой характеристикой).
- Ожидаемая дата прибытия (по договору перевозки).
- Фактическая дата (если груз пришёл частично).
Описание проблемы
Пример:
«К настоящему времени груз не прибыл в пункт назначения. Последняя информация в системе отслеживания зафиксирована в 14:33 мск (статус «Прибыл на транзитный склад Москва-Север»). С момента указанной даты обновлений не поступало, звонки на горячую линию результатов не дали.»
Требования к перевозчику
- В течение 2 (двух) рабочих дней предоставить актуальное местонахождение груза.
- Обеспечить безопасность и сохранность груза на время розыска.
- Если груз обнаружен — сообщить предполагаемую дату и время доставки в пункт назначения.
- Если груз утрачен — предоставить письменное подтверждение и акт осмотра/досмотра.
Список приложений
- Копия транспортной накладной (CMR, ТТН).
- Копия договора перевозки (если есть).
- Скриншоты/распечатки трекинга (если онлайн-статус доступен).
- Акт приёма-передачи (если груз частично прибыл).
Подпись и дата
Ответственное лицо отправителя/получателя
ФИО полностью, должность, подпись, расшифровка подписи, печать (если организация).
Краткий образец письма
ООО «ЛогистПартнёр» ИНН 7708123456, КПП 770801001 127000, г. Москва, ул. Логистическая, д. 8 тел.: +7 (495) ‑00-00-00 e-mail: info@logistpartner.ru Письмо-запрос о розыске груза № 15/06-2024 от «15» июня 2024 г. ООО «ТранзитСервис» ИНН 7712345678, КПП 771201001 123112, г. Москва, ул. Путейская, д. 25 Уважаемые коллеги! По факту просроченной доставки груза сообщаем следующее: Номер накладной: CMR-12345-2024. Дата отправки: , г. Санкт-Петербург, склад ООО «Склад-1». Пункт назначения: г. Екатеринбург, склад ООО «Дистрибьютор». Количество мест: 12 коробов на поддоне, общий вес 1 240 кг. Содержимое: кофейное оборудование модель XYZ-100 (товарная позиция 1 шт.). Срок доставки по договору: не позднее . Фактически: на груз не прибыл, последняя отметка в системе — «Прибыл на транзитный склад Москва-Север». Просим в срок до : — предоставить актуальное местонахождение груза; — обеспечить сохранность и безопасность; — сообщить ориентировочную дату и время поступления в Екатеринбург; — в случае утраты груза — предоставить комплект документов для претензии. Приложения: Копия CMR-накладной (2 стр.). Скриншот трекинга за 10–15 июня 2024 (2 листа). С уважением, директор ООО «ЛогистПартнёр» _____________ Иванов И.И.
Как отправить письмо
- Электронная почта, быстрее всего. Обязательно поставьте копию себе и сохраните письмо в «Исходящих».
- Электронная подпись — если у вас есть КЭП, подписывайте PDF-файл.
- Курьер/почта России — заказное письмо с уведомлением о вручении. На конверте укажите «Вход. № ___» и дату.
- Система EDI — если партнёр работает через EDI-среду, загрузите документ в установленном формате (XML, EDIFACT).
Что делать, если ответа нет
- Через 2–3 рабочих дня после направления отправьте повторный запрос с пометкой «Дубль». В теме письма укажите «Письмо-запрос № … без ответа».
- На 7–10-й день оформите претензию в установленном договором порядке.
- Если стоимость груза высокая — подайте заявление в полицию по факту хищения или утраты.
Ключевые советы
Не теряйте время. Чем раньше вы подадите письмо, тем выше шансы оперативно найти груз.
Документируйте всё. Сохраняйте скриншоты, переписку, звонки (фиксируйте дату, время и ФИО собеседника).
Проверяйте контракт. Внимательно изучите условия сроков и ответственности в договоре перевозки.
Грамотно составленное письмо о розыске груза — первый шаг к оперативному решению проблемы и минимизации убытков;