Очень важно помнить: вся последующая работа по розыску недостающих дел должна вестись строго в соответствии с официальными инструкциями, нормативными документами и внутренними регламентами архива․ Ниже приведён подробный алгоритм, основанный на методике КОГКУ «ГАСПИ КО» и положениях КонсультантПлюс․
Когда начинать розыск?
- Триггером служит выявление отсутствия дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, числящихся по номенклатуре организации․
- Срок розыска по умолчанию составляет один календарный год со дня фиксации факта недостачи․
- Продление возможно по докладной записке начальника отдела обеспечения сохранности и подписи директора архива․
Кто и как организует процесс?
| Ответственный | Функция |
|---|---|
| Сотрудник службы делопроизводства / отдела обеспечения сохранности | Непосредственный розыск, ведение картотеки |
| Заведующий архивохранилищем | Контроль возврата документов, подписание актов и листов проверки |
| Директор архива | Утверждение приказов о продлении или списании |
Пошаговая методика розыска
Формирование картотеки
На каждую отсутствующую единицу хранения оформляется карточка учёта необнаруженных архивных документов (Приложение № 1)․
Ведение картотеки осуществляется централизованно на бумажном носителе․
Первичные действия
- Изучение дел фондов и описей
- Акты приёма-передачи
- Акты о выделении к уничтожению
- Отборочные списки
- Акты предшествующих проверок
- Акты о технических ошибках
- Акты о передаче в другие архивы
- Акты объединения/разделения дел
- Справки организаций о непередаче дел
- Просмотр итоговой записи описей
- Проверка штампов «уничтожено» и «выбыло»
- Контроль пропущенных номеров
- Анализ заголовков на предмет двойного учёта
- Анализ книг выдачи
Устанавливается дата последней выдачи и возврата, шифры документов, возвращённых в тот же день․
Глубинные мероприятия
- Проверка коробок (связок), куда в тот же день возвращались документы․
- Беглый полистный просмотр всего фонда при необходимости․
- Верификация цифровых совпадений: Ф․105, Оп․10, Д․305 ↔ Ф․305, Оп․10, Д․105․
- Обход фондов с похожими номерами (310, 3100, 1300 и т․д․)․
- Поиск в смежных фондах и вышестоящих организациях․
- Запросы в другие государственные архивы и к источникам поступления․
Оформление хода розыска
В карточке фиксируется каждый этап (дата, действие, результат) подписью исполнителя․
Результаты розыска
Документ найден
- Документ возвращается на полку․
- В карточке: отметка «Найдено» + подпись заведующего архивохранилищем․
- В листе проверки: «Обнаружено» + подпись․
Причина отсутствия подтверждена документально
Дело снимается с учёта в установленном порядке (см․ раздел 5)․
Документ не найден, пути исчерпаны
- Акт о необнаружении (Приложение 2) – по каждому фонду отдельно․
- Справка о проведении розыска (Приложение 3) – подробная история фонда и ход мероприятий․
- Перечень дел к списанию (Приложение 4) – содержит:
- предполагаемую причину отсутствия;
- возможность восполнения информации;
- наличие страховых копий․
Порядок снятия с учёта
- Экспертно-методическая комиссия (ЭМК) КОГКУ «ГАСПИ КО» одобряет акты и справки․
- Комиссия при Минкульте региона рассматривает пакет:
- сопроводительное письмо директора архива;
- акты, справки, перечень;
и выносит решение․
- Если решение положительное:
- Директор издаёт приказ (Приложение 6) о снятии с учёта․
- Главный хранитель вносит изменения в учётные документы․
- В карточке и ИС «Электронный научно-справочной аппарат» проставляется отметка о снятии․
- Если решение отрицательное: розыск возобновляется по рекомендациям комиссии․
Завершение процесса
Процесс считается полностью завершённым только после внесения всех изменений в учётные документы и закрытия карточки․
Последняя актуализация: 06:18:47 (МСК)