04 июля 2026 г. — Время не стоит на месте: меняются законы, ужесточаются требования к кадровому учёту, а ответственность за ошибку в личном деле сотрудника ФСИН может закончиться не только штрафами, но и уголовной ответственностью. Ниже, подробная инструкция, как правильно оформлять, хранить, актуализировать и переоформлять личные дела в Федеральной службе исполнения наказаний.

Что такое личное дело в ФСИН и чем оно отличается от «обычной» трудовой карточки

В отличие от организаций гражданского сектора, личное дело сотрудника ФСИН, это не просто форма Т-2, а комплексный комплект документов, подтверждающих:

• допуск к государственной тайне;
• прохождение специальной проверки (с 2016 г., федеральный закон № 57-ФЗ);
• подготовку к работе с осуждёнными (курсы НУБКС);
• прохождение медицинской комиссии и психофизиологического тестирования;
• наличие льгот, компенсаций, наград и дисциплинарных взысканий.

Состав личного дела: перечень обязательных документов по приказу ФСИН № 345 от

Основной блок (хранится в кадровом отделе учреждения, а затем в архиве ФСИН России):

1. Личный листок по учёту кадров (форма T-2, но с дополнительными графами: категория допуска к свед. особой важности, № удостоверения личности ФСИН).
2. Анкета для допуска к гос. тайне (форма СК-ФСИН-2022), с актуальными сведениями о родственниках до третьего колена.
3. Копия паспорта — делается в присутствии кадровика, заверяется подписью и печатью.
4. Копия военного билета — важно для военнообязанных и проходящих альтернативную службу.
5. Трудовой договор (контракт) + дополнительное соглашение о неразглашении.
6. Акт специальной проверки со штампом «Допущен(-а)» и уровнем секретности (срок действия: 5 лет).
7. Медицинское заключение формы 086/у-СИЗО с печатью врачебной комиссии ФСИН.
8. Справка о прохождении противопожарного инструктажа и курса повышения квалификации НУБКС.
9. Листы регистрации перемещений (при переводах между колониями, СИЗО, ФКУ).
10. Дисциплинарные приказы поощрения и взыскания.

Дополнительный блок (хранится в сейфе начальника отдела безопасности):

• Досье ФСБ о результатах специальной проверки (оригинал);
• Декларация о доходах за последние 3 года (при переводе на руководящую должность).

Порядок создания личного дела: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка трудового договора

Трудовой договор сотрудника ФСИН заключается в 3 экземплярах: один, у кадровика, один — у службы безопасности, один — у самого сотрудника. Подписывается начальником учреждения и главным юрисконсультом ФСИН.

Шаг 2. Оформление анкеты СК-ФСИН-2022

• Заполняется от руки синей пастой или подаётся в электронном виде через портал Госуслуг (подпись ЭЦП).
• Проверяются все адреса проживания за последние 10 лет.
• Должны быть указаны все зарубежные поездки с 2015 г.

Шаг 3. Медицинская комиссия

Сотрудник проходит обязательное обследование в ФКУЗ «Клиническая больница УФСИН». Срок действия заключения — 12 месяцев. При наличии хронических заболеваний комиссия может продлить срок до 24 мес. при условии ежеквартального диспансерного наблюдения.

Шаг 4. Внесение в ГИС «Кадры ФСИН»

Все сведения фиксируются в единой государственной информационной системе. Доступ имеют только кадровики с допуском к свед. особой важности. При внесении изменений система автоматически рассылает уведомления в:

• Центральное кадровое управление ФСИН России;
• ФСБ (при изменении данных о родственниках);
• ФНС (при изменении адреса регистрации).

Хранение и конфиденциальность

Личное дело хранится:

1. Первые 3 года — в кадровом отделе учреждения в сейфе 1 класса взломостойкости.
2. От 3 до 75 лет — в архиве ФСИН: филиал № 3 (г. Коломна) — для центрального аппарата, филиал № 7 (г. Рязань) — для регионов.
3. Свыше 75 лет, передаётся в Госархив Российской Федерации или уничтожается по акту, если нет исторической ценности.

Важно: доступ к личному делу могут получить:

• сам сотрудник (только к копиям без грифа «Секретно»);
• следователь (по запросу, подписанному прокурором);
• комиссия по проверке ФСБ (при плановой ревизии).

Переоформление и корректировка: когда и как

Ситуация 1. Смена фамилии

Необходимы:

1. свидетельство о браке/разводе;
2. заявление сотрудника;
3. копия нового паспорта;
4. повторная анкета СК-ФСИН-2022.

Срок — 5 рабочих дней с момента получения документов.

Ситуация 2. Повышение по службе

• приказ о назначении;
• новая справка о доходах;
• дополнительное соглашение к контракту (если меняется должностной оклад более чем на 25 %).

Ситуация 3. Перевод в другой регион

1. Формируется приложение-передаточная ведомость (форма 4-ФСИН).
2. Личное дело передаётся ценным письмом со спецсвязью в течение 3 дней.

Ответственность за нарушения

Жизненные хаки и профессиональные советы

• Делайте сканы первых страниц личного дела. При утере восстановление занимает 2-3 месяца.
• Ежеквартально проверяйте срок действия специальной проверки. За 30 дней до окончания в системе ГИС «Кадры» появляется жёлтая метка.
• Храните электронные шаблоны анкет и приказов на флешке с грифом «Конфиденциально».
• Используйте двухфакторную аутентификацию при входе в ГИС (ключ Рутокен + пароль).
• Не забывайте про ежегодную проверку деклараций: если у сотрудника появился счёт за границей, это нужно отразить в течение 3 дней.

Краткий чек-лист для кадровика

1. Создал личное дело в день заключения контракта? ✔
2. Проверил анкету на наличие «белых пятен» в биографии? ✔
3. Подписал акт специальной проверки у заместителя начальника ФСБ по региону? ✔
4. Внёс данные в ГИС «Кадры» в течение 24 часов? ✔
5. Отправил уведомление в ФГУП «Почта России» о постановке на спецучёт? ✔

Если остались вопросы, задавайте в комментариях — отвечу в течение 24 часов, так как доступ к системе кадрового учёта у меня круглосуточный.